Həqiqətən Yığıncağa ehtiyacınız varsa qərar verin
Birincisi, planlaşdırma həqiqətən vacibdirmi?
Çox vaxt biz məlumatı bölüşmək və ya bir mövzu müzakirə etmək üçün ən yaxşı şəkildə formal görüş kimi düşünürük. Lakin xəbərləriniz e-poçt və ya konfrans zəngi ilə çatdırılsa və ya ofisinizdə bir neçə nəfərlə 15 dəqiqə bir araya gələrsə, onda rəsmi görüşü atlayın.
Yalnız Orada Var olmaq lazım olanları dəvət edin
Heç bir görüşə dəvət olundu və merak etdilər - yarıdan - niyə oradaydınız? İnsanın vaxtlarını sərgiləmək üçün toplantıya dəvət etməklə sərf etməyin. Bu təsirli bir yığıncaq olmayacaq. Büdcə sorğusuna cavab vermək üçün yığıncaqda birinin mühasibatdan iştirak etməsi lazımdırmı? Sonra bir fərdi bu vəzifəyə uyğun olan mühasibatdan dəvət edin.
Bir yığıncaqda müzakirə olunan məsələlər barədə bir işəgötürən və ya nəzarətçi məlumatlandırılmalıdırsa, onları faktiki görüşə dəvət etmək lazım deyil. Sadəcə bir toplantı xülasəsi hazırlayıb sonra onlara göndərin. Onlar vaxt qənaətçiləri təqdir edəcəklər və sizə əmin olduğunuzdur - məlumatları yazılı şəkildə yazdığınız üçün - müzakirələr haqqında tam məlumat verildikləri üçün.
Yığın Xatırlatmalarını Göndərin
Həyat məşğuldur və təqvimlər tez bir zamanda planlaşdırılmış fəaliyyətlərlə rezervasiya edilir. Yığıncaqdan iki gün əvvəl bir görüş yığıncağını xatırlatdı. Bu, onlar iştirak edəcəyinə cavab verən və cədvəllər dəyişdikdə və əsas iştirakçılar planlaşdırılmış görüş müddəti keçə bilməyəcəyini qabaqcadan bildiyiniz zaman cavab verənləri təsdiq edəcəkdir.
Bir gündəm var
Etkili görüşlər planlaşdırmaq üçün əvvəlcə müzakirə olunacaqları planlaşdırmalısınız. Görüşün məqsədi nədir? Nə nail olmaq istəyirsən? Bir müddət əvvəl iclas gündəmini inkişaf etdirin və iştirakçılara yayın. Başlanğıc vaxtı göstərin və müzakirə olunacaq mövzuların qısa bir siyahısını daxil edin. Öz yığıncağını uzun, çox təfərrüatlı bir gündəmlə bağlamayın. Belirli bir sahədə hesabat vermək üçün məsuliyyət daşıyacaq şəxslər adını göstərin.
Beklentiler haqqında açıq olun
Yığıncaq haqqında əvvəlcədən bildiriş göndərdiyiniz zaman, məqsəd və gözləntiləriniz haqqında aydın olun. Yığıncaq bir təqdimat ətrafında baş verəcəkmi və iştirakçılar qeydləri hazırlamalı? Yoxsa bu iştirakçıların fikir və təkliflərlə qarşılanması gözlənilən bir beyin fırtınası sessiyasıdır?
Bəzi korporativ mədəniyyətlərdə işçilər yalnız dinləmək və sonra iş yerlərini geri götürmək üçün yığılır. Digər şirkətlərdə işçilər sərbəst iştirak edirlər. Bugünkü əməkdaşlıq iş yerlərində fikir mübadiləsi və fikir mübadiləsi yalnız görüşlərdə xoş deyil; tez-tez görüşün özüdür.
Zamanla başlayın
Adətən vaxtında görüşlər keçirən şəxssinizsə, faktiki yığıncağın 15 dəqiqə davam etməyəcəyi zaman insanların necə həyəcanlandığını başa düşürsünüz.
Qaçılmaz olaraq baş verən hadisələr, hər kəsin bu yığıncaqların zamanında başlamadığını bilir, belə ki hər kəs gec qalmağa başlayır. Görüşünüzü icra et. Verilən başlanğıc vaxtında dərhal başlayın. Qapını bağlayın və başlayın. Həmin yoldan çıxanlar tezliklə gec gəldikləri mesajını alacaqlar və yalnız bir dəfə səhv etməlidirlər.
Qısa və sadə saxlayın
Çox görüşlər bir saatdır - bir çox hallarda - 30 dəqiqə və ya hətta 45 dəqiqə kifayətdir. Çox vaxt ayrıldığında, adi nəticə həmin vaxt sərf olunur. Yığıncağın müəyyən bir gündəm maddəsi üzərində olduqca uzun və ya çox vaxt sərf etdikdən sonra duran insanlar. Görüşləri qısa və nöqtəyə gətirin.
Mövzu ilə qalın
Yalnız bir gündəm sizin yığıncağınızı səmərəli şəkildə icra etməyəcəkdir. Gündəmə vurun və müzakirələrə toxunanlarla dolaşmaqdan çəkin.
Başqa bir toplantı üçün bir mövzu olduğuna dair hər hansı bir mövzuya aid suallara cavab verin, özəl və ya digərlərinə müraciət olunacaq. Görüşün məqsədi başqa söhbətə arxa arxaya çıxdıqda heç kim qaçan bir görüşməyi sevmir.
Konfrans zalından kənarda daha kiçik görüşlər keçirin
Eyni tanıdılmış masanın ətrafında toplanan eyni tanıdılmış konfrans salonunda oturma - tanışdır. İşçilərə qarşılıqlı davranmaq, yaradıcı düşünmək və canlı müzakirələrə təşviq etmək üçün yığıncağı standart konfrans otağından kənarda qəbul etməyi düşünün.
Məkan və hava şəraiti icazə verildikdə kənarda bir masada görüşməyi düşünün. Böyük bir konfrans masası və döner kürsü yerinə yığınlar və kiçik masalar olan ümumi bir sahədə toplanmağa çalışın.
Fərqli bir yanaşma etməməkdən qorxma
Yığıncaqda yanaşma işə yaramırsa, kursa keçməkdən qorxmayın. Məsələn, bir beyin fırtınası sessiyası çox az dialoqlu sakit bir otaq verirsə, istiqamətini dəyişdirin. Çevik olun və ümumi yığıncağın necə inkişaf etdiyinə diqqət yetirin.
Texnologiyadan istifadə edin
Təcrübəli iştirakçıları davam etdirmək üçün texnologiyadan istifadə etməyi planlaşdırın. Bugünkü rəqəmsal dünyada insanların əksəriyyəti eşitdikləri sözləri dəstəkləmək üçün qrafika və ya videoları görmək üçün istifadə olunur. Görüşməni planlaşdırarkən həmin zehniyyətə müraciət edin və audiovisuallarla əlaqə saxlayın.
Böyük ekranlara və Smart Board təqdimatlara qarşılıqlı təsir göstərən kompüterlər standart uzun PowerPoint təqdimatlarında xoş bir dəyişiklikdir.
Yığıncağın Xülasəsini göndərin
Yığıncaqdan bir gün sonra, müzakirə olunan məsələlərin qısa bir xülasəsini göndərin. Yığıncaqda iştirak edə bilməyən və məlumatlandırılmaları lazım olanları iştirakçılara elektron poçt vasitəsilə yaymaq. Həm də hər bir maddə üçün məsuliyyət daşıyan kimin olduğunu göstərən hər hansı bir fəaliyyət maddəsini də daxil edin.