Sənədsiz bir Büro'nun Artıq və Eksilerinə Baxın
İş yerinizdə kiçik bir işiniz üçün ağıllı bir qərardırsa qərar verməyinizə kömək etmək üçün sənədsiz bir ofisin lehte ve eksilerine bir göz atın.
Sənədsiz bir Büro Prosesi
1. Çevre Dostu - The Daily Green'in yazdığına görə, kağız, depozit tullantılarının 25% -ni təşkil edir və əgər Birləşmiş Ştatlar ofis kağızlarını yalnız 10% azaltdıqsa, 1,6 mln tonluq sera qazının emissiyasını maneə törədir. Və yalnız kağız üçün, mürəkkəb kartriclərin istehsalı və istifadəsi və printerlər tərəfindən istifadə olunan enerjini nəzərə almır. Kağıtsız gedərkən ətraf mühitdə şüurlu bir qərar.
2. Maliyetin Etkileri - Ətraf mühit üçün sənədsiz bir ofisin faydaları olduğu kimi, kiçik biznes büdcəsi üçün də fayda vardır. Hər ay kağızı, mürəkkəb, poçt və kağız ağır ofisini dəstəkləyən digər təchizatlarla nə qədər sərf etdiyinizi düşünün. Sonra, bütün fiziki malların və faktiki sənədlərin saxlanması üçün lazım olan yerləri nəzərdən keçirin. Çox qiymətli ola bilər. Zamanla sənədsiz gedən kiçik biznesiniz üçün böyük qənaətə səbəb ola bilər.
3. Easy Access - Kağızsız olmaq vacib sənədlərinizin sayını rəqəmsal sayır. Siz onları Cloud- ə qədər saxlaya bilərsiniz və ya uzaq bir masa üstü proqramından istifadə edərək, mobil ofisdən və ya istənilən yerdən işləmək bacarığını verə bilərik və məhsuldar olursunuz.
4. Fayl Təşkilatı - Əgər aradığınız şeyi tapmaq üçün heç bir dağınık filinq kabineti və ya kağız yığınları vasitəsilə vaxt ayırdığınız zaman boşa çıxarsanız, çətin kağız sənədlərinin necə idarə oluna biləcəyini bilirsiniz.
Kağızsız bir ofis yaratdığınızda, vaxt keçdikcə asanlıqla təşkil etmək, axtarış və çimdikli bir rəqəmsal fayl sistemi yaradırsınız. Bu, bir dəfə axtarışın aparılması kimi asan bir sənəd tapmağın ağrılı bir prosesi idi.
Kəsilməmiş bir Ofisin Eksileri
1. Sistem çatışmazlığı - Digital sürətli çıxış ola bilər, ancaq bu da sürətli zərər deməkdir. Sisteminizin çökməsi halında, kompüterinizdə yerli olaraq saxlanan bütün iş sənədlərinizə nə olacağını düşünün. Hər şeyi itirə bilərsən. Hər bir kiçik biznes üçün, xüsusilə sənədsiz olanlar, off-site məlumatlarının qorunması və qorunması üçün bir sistemə sahib olmaq vacibdir.
2. Təhlükəsizlik - Rəqəmsal fayllar fayl kabinetində və ya ofis qapısında bir kilidlə qorunan ola bilməz, buna görə də sənədlərin təhlükəsizliyi və həssas informasiya sənədsiz ofislər üçün ciddi narahatlıq doğurur. Çözümler şifreleme, yerli sunucu ve kısıtlı erişim daxildir, bunların her biri kendi maliyetleri ve faydalarıdır. Əlavə olaraq, bəzi müəssisələrin təbiətini nəzərə almaq vacibdir və gündəlik işlənilən materialların həssaslığı (mühasibinizi düşünün) sadəcə sənədsiz gedənlərə borc vermir.
3. Yeniləmə Prosesləri - Kağızsız bir ofisə keçid hissəsi, mövcud əməliyyatlar proseslərinin hamısını və müvafiq alternativləri tapmaqdan ibarətdir.
Məsələn, elektron imza xidməti, onlayn faturalandırma və ödəmə xidmətləri və fiziki sənədlərə olan ehtiyacları əvəz edən digər tətbiqlərdən istifadə etməyə başlaya bilərsiniz. Bütün heyətiniz yerində olduqdan sonra da yeni sistemdə təlim keçməlidirlər.
4. Zaman intensiv - Kağıtsız gedən gecə prosesi deyil; hesab etməli bir çox amil var. Kağız dünyasını arxada qoymağın bütün nəticələrini və sənədsiz olmadığını dəstəkləyən əməliyyatlara dəyişikliklərin hamısını yerinə yetirmək üçün uzun müddət düşünmək üçün vaxt lazımdır.
Kağızsız getmək qərarı biznesdən biznesə dəyişir və bu, əlbəttə, hər bir şirkət üçün düzgün olan universal qərar deyil. Qəzetə getmək qərarını vermənin ən vacib hissəsi araşdırmalarınızı aparır, beləliklə, faydaların problemlərdən daha ağır olub-olmadığını həll edə bilərsiniz.
Daha sonra, sənədsiz olmayan faydaları ödəməklə yanaşı eyni zamanda məhsuldarlığınızı da artıracaq sistemli bir proses yaratın.