Konfransı planlaşdırmanın reallığı ondan ibarətdir ki, heç bir təcrübə olmadan, daha vacib məsələlərə baxarkən hər bir kiçik detaldan çox vaxt düşünə bilərsiniz.
Birinci timer üçün prosesi daha asanlaşdırmaq üçün hər bir konuda daha ətraflı izahatlara keçid verməklə ən mühüm addımlar atdıq. Nəticədə buradakı bərk şablon ilə başlamağa kömək edəcək bir konfrans planlaşdırma kitabçasıdır.
Addım 1: Konfransınızın bir görünüşünü hazırlayın
Hər bir hadisə bir vizyonla başlayır, lakin xərcləri ölçmək və məlumatlı planlaşdırma qərarlar qəbul etmək üçün vizyonunuzu söz və rəqəmlərə çevirməlisiniz. Birincisi, kimin, nə, nə vaxt, harada və nəyə görə əsasları ilə başlamaq lazımdır.
Daha ətraflı: Hadisə planlaşdırma 101: Əsas məlumatların hazırlanması
Addım 2: Biznes Planı yaratmaq
Konfransınız bir qrant və ya təşkilat tərəfindən maliyyələşdirilməmişsə, pulunuzun nereden gəldiyini və nə üçün istifadə olunacağının xəritəsini göstərməlisiniz. Bu tənliyinin birinci hissəsi, gəlir, planlaşdırma prosesində erkən hesablanmalıdır.
İndi bir konfransda bir qiymət qoymaq üçün iştirakçılara təklif verməyi planlaşdırdığınız bir düşüncəyə ehtiyacınız var. Marşrut və spikeriniz potensial qeydiyyatdan keçənlər üçün satış faktoru olacaqdır.
Addım 3: Məkan və xidmətlərin müqayisə edilməsi
Konfransınızın nə vaxt keçiriləcəyini və neçə nəfərin iştirak etdiyini bilmək üçün daha konkret bir fikirləşdikdən sonra, müvafiq yer üçün alış-verişə başlaya bilərsiniz.
Məkan seçiminizin sizin iaşə və audio / vizual xərclərinizi də müəyyən edəcəkdir. Çünki ən konfrans mərkəzləri və hadisə otellərləri istənilən yerdəki hadisələr üçün daxili xidmətlərdən istifadə etmələrini tələb edir.
Konfransların çoxu bölgənin xaricindən gələn qonaqlar üçün bir neçə gecə şəraiti təmin etməlidir. Bu zərurət sizin qərar vermək qərarına daha çox diqqət yetirir .
Daha çox oxu:
Addım 4: qeydiyyatdan keçən və idarə edənlər
Hətta ən populyar konfranslar evdə hər yerini doldurmaq üçün tədbirləri effektiv şəkildə satmalıdırlar. Davetiyeniz, hadisənin başarısı üçün ən mühüm amildir. Yaxşı iştirak sayıları gəlir və sponsorluq imkanları gətirir. Və qeydiyyatdan keçdiyiniz daha çox adam, reklam və iştirak üçün açılışlara daha çox tələbat yaradır. Uzun ömürlü qısa, bir kütlənin çəkiləcəyi təqdirdə hər şey başqa yerə daha asan düşəcək.
Qeydiyyatınızı idarə etmək, tədbiriniz ölçüsündə böyüdükcə daha çətinləşir. Bu, bir onlayn qeydiyyat sisteminin sayını, proses ödənişlərini və məlumatları təşkil etməyinizə kömək edə bilər.
Daha çox oxu:
Addım 5: Yerdə məlumatların planlaşdırılması
Nəhayət, konfransın biznes elementlərini təşkil etdikdən və həyata keçirildikdən sonra, on-site detalları barədə düşünməyə başlaya bilərsiniz. Bu, iştirakçıların konferansa, hər otaqın ümumi planına və yemək və içki paylamasına necə gedəcəklərini əhatə edir. Bu, insanların çoxu tədbir planlaşdırma ilə əlaqəli bir konfrans planlaşdırma hissəsidir. Bütün detalları əlaqələndirmək üçün ən yaxşı yol, qonaqlar olaraq sizin marşrutunuzla gəzməkdir. Onlar gündəmə gələn problemləri həll etmək üçün hər nöqtədə necə düşünəcək və fəaliyyət göstərəcəklər.
Daha çox oxu:
- Populyar Yığıncaq Kosmik Planı Planları
- Effektiv Qeydiyyat Cədvəli üçün fikirlər
- Konfrans Akışını İdarəetmə Strategiyaları
Addım 6: Sərgi İdarə məsləhətləri
Konfranslar, adətən, sponsorlar və satıcıların məhsullarını tanıtmaq üçün sahəni icarəyə götürdükləri bir sərgi sahəsi və ya konvensiya mərtəbəsidir.
Hər şeyi yaxşı təşkil etsəniz, bu konfransınız üçün çox faydalı bir fürsət ola bilər. Bir sərgi sahəsi həm vaxt, həm də resursların əhəmiyyətli bir öhdəliyini tələb edəcəyini nəzərə alsaq, bu formata keçməzdən əvvəl bir çox satıcıların ehtiyaclarını idarə etməyə hazır olduğunuza əmin olun.
Daha çox oxu: