Mükəmməl hadisə yeri tapmaq üçün addımlar
Planladığınız hadisənin növünü və məqsədini artıq müəyyən etdiyini nəzərə alsaq, yerin seçilmə prosesini başlasanız, bir çox digər amillər nəzərə alınmalıdır.
Aşağıdakı bu yol xəritəsi mükəmməl hadisə yerini seçməkdə sizə kömək edəcəkdir.
Hedef Kitlenizi müəyyən edin və Qonaq siyahınızı tanıyın
Tədbirin planlaşdırıldığı yerə gəldikdə, bilməlisiniz ki, bildiyiniz ən vacib məlumatlardan biri qonaqlarınızın kim olacağını və nə qədər iştirak etməyi planlaşdırırsınız. Hadisənin növü, əlbəttə, bir seçim məkanına məlumat verəcəkdir, bir hadisə sahəsi üçün ən böyük məhdudlaşdıran amillərdən biri onun potensialıdır. Qonaqların sayını ən azı dəqiq bir qiymətləndirməni (bir sıra ola biləcəyini) bildiyinizə əmin olun ki, bu, yer seçiminizi dərhal məhdudlaşdırır. Tamaşaçıları da nəzərə almalıyıq. Məkanın yalnız hadisə deyil, qonaqların zövqünü və gözləntilərini əks etdirdiyinə əmin olun.
Hadisə tarixlərini müəyyənləşdirin
Təqviminizi yoxlayın, çünki vaxtı seçdiyiniz yer də daxil olmaqla bir çox qərara təsir edəcək. Qonaq siyahınızdan sonra, hadisə tarixiniz növbəti məhdudlaşdırıcı faktordur.
Planladığınız hadisə növündən asılı olaraq, istənilən yeri əldə etmək üçün ya hadisə tarixinizlə uyğunlaşmaq məcburiyyətindəyik və ya istədiyiniz tarixə nail olmaq üçün seçdiyiniz yer seçimi ilə çevik olmalısınız. Siz və ya müştərinizin çevik olduğu yeri bilmək üçün yer planlaşdırmağınızı başlamaq lazımdır.
Aşağıdakı bəzi suallar:
- Qonaqlarınızın, ehtimal ki, onların cədvəllərinə əsasən iştirak etmək mümkündür?
- O dövrlərdə hansı yerlərdə uyğun və mövcud yer var?
- İdarəetmə qrupunuzun tədbirin keçirilməsinin ən yaxşı vaxtı nə vaxtdır?
Büdcənizi hesablayın
Açıq büdcə ilə hər kəs böyük bir hadisə planlaya bilər və bir seçim seçimini sonsuz bir seçim edə bilər. Amma çox ehtimal ki, maliyyə resurslarınız məhduddur və maliyyə büdcənizin başlanğıcından xəbərdar olmalısınız - hətta əgər hadisə büdcəniz sadədirsə, buna görə də qiymətlər smetanı və s. Hadisəni planlaşdırıcı həmişə ağlabatan bir büdcə daxilində böyük bir hadisə planlaya bilər.
- Məkanların məkan, texniki və iaşə xərcləri üçün büdcə parametrləri daxilində olmağına səbəb olurmı?
- Xidmət üçün əlverişli bir dərəcə müzakirə etdiniz və rolunuzun dəyərini göstərdinizmi?
- Satılmış maddə xərcləri planı aşarsa büdcənizdə rahatlığa icazə verdinizmi?
Fərqli yerləri əhatə edin
Qonaq siyahı nömrələri və mümkün hadisə tarixləri daraldıqdan sonra tədbirin keçiriləcəyi yerləri müəyyənləşdirmək vacibdir. Otel və tədbirlər və ya konfrans mərkəzləri korporativ tədbirlər və toy qəbulları üçün ən məşhur tədbir zonalarıdır, lakin onlar yalnız seçim deyil.
Bu düşüncə tərzinizdə yaradıcı bir vaxtdır. Aşağıdakıları nəzərdən keçirin:
- Görüşünüzün mövzusuna əsasən, ən yaxşı üç ən yaxşı yer nədir?
- Qonaqlarınız bu yığıncağa qatılmaq istəmişdilər?
- Qonaqlarınız üçün ən uyğun nə olacaq?
- Bir oteldən başqa, hansı gözlənilməz yerlər RSVP dərəcəsini artıra bilər?
Tədbir sahəsinin hüququ növü tapın
Seçdiyiniz yer planladığınız hadisə növü üçün uyğun bir yerə sahib olmalıdır. Tədbirinizdə rəqs meydanı tələb olunacaqmı? PA sisteminə ehtiyacınız varmı? Natiq padşahı və ya bir proyektor ekranı nədir? Nə cədvəl qurulmasına ehtiyacınız var? Bu cür sualları nəzərə almaqla yanaşı, özünüzdən soruşmaq üçün ən yaxşı yer planlaşdırma məsələləri də vardır:
- Tədbir yeri proqramınızın və ya hadisəinizin xüsusi meyarlarına cavab verirmi?
- Məkan sizin istehsal, əyləncə, A / V, səs və digər texniki ehtiyaclarınıza uyğun ola bilərmi?
- Müəssisənin vəziyyəti təşkilatınızın yüksək standartlarını əks etdirirmi?
Venue Services və məhdudiyyətlər düşünün
Tədbirin düzgün növünü tapmaqla yanaşı, məkan tərəfindən təklif olunan digər xidmət növlərinə baxmaq və onların dəyərini tədbirinizə təyin etmək istəyə bilərsiniz. Bəzi yerlərdə həmçinin digər xidmətlər üçün təchizatçıları və ya təchizatçıları tapmaq üçün işləməlisiniz ki, üstünlük verən bir satıcı siyahısı olacaq. Digər yerlərdə dekorasiya və ya hadisənin özü ilə bağlı digər cəhətləri məhdudlaşdırılır. Soruşmaq üçün bəzi suallar daxildir:
- Bu yer yaxşı park variantları və ya valet təklif edirmi?
- Bu məkan təhlükəsizlik təklif edirmi?
- Bu məkan iaşə, çiçək tərzi, kətan və masa kirayəsi və s. Kimi əlavə xidmətlər təklif edirmi?
- Bu məkanda bir qurma və ekipajı təmizləmək varmı?
- Bu yer sizinlə işləyən digər satıcıları məhdudlaşdırırmı?
- Bu məkanda yemək və içki minimumları varmı?
Venue İtibarı düşünün
Məkanın xidmətə olan nüfuzu vacibdir. Bu, yaxşı bir hadisə keçirmək və böyük bir hadisə yaratmaq arasında tez-tez olur. Bir məkan öz imkanlarını idarə etmə üsulu, kadr və müştərilər həmişə xatırlanacaqdır. Bir məkanın nüfuzuna dəyər vermək üçün bu sualları nəzərdən keçirin:
- Konfrans meneceri, iaşə meneceri və ya icraçı şefin vəzifəsi nədir?
- İdarə sizə VIP müştəri kimi və ya birdən çox proqramdan biri kimi davranacaqmı?
- Sizə uzanmaq istəyən yer nə qədər rahatlıq təşkil edir?
- Onlar varmı və ya təhlil var?
- Məkan sizinlə oxşar hadisələrdən fotoşəkillər təklif edirmi?
Venue Ziyaretini planlaşdırın
Lojistik və zamanla tamamilə maneə törədilmədiyi təqdirdə, hər bir hadisə planlayıcısı hər hansı bir məkanda müqavilə bağlamadan əvvəl site yoxlamasını aparmalıdır. Şəkillər son dərəcə faydalı ola bilər, lakin yalnız şəxsən qiymətləndirilə bilən bir çox aspekt var. Parkın girişindən və tədbir zonasından vanna otağına daxil olan hər şeyi əhatə edən bir tura müraciət edin. Siz etdiyinizə sevinəcəksiniz!
Müştəri seçimlərini birləşdirin
Günün sonunda hadisə planlamacılar öz müştərisinə (şirkətin idarəçiləri və ya rəhbərliyi və ya xarici müştəri kimi daxili müştəri olsun) və təsdiqləri əldə etmələrinə yer təklif etməlidirlər. Məkan planlaşdırma mərhələsində müştəriyə qarşı özünüzdən soruşmaq üçün yeganə sual müştərinin mənim tövsiyəmimi təsdiqləməyəcəkmi? Bu suala bir az inamla cavab verə bilmək üçün müştərinin gözləntilərini və seçimlərini əvvəlcədən anladığınıza əmin olmalısınız.