Essential Details hazırlanması
Hər hansı bir biznes layihəsi kimi, ilk addım sizin etdiyiniz bütün məlumatları təşkil etmək və ən vacib məsələləri müəyyən etməkdir.
Bir məkanı seçmək və ya natiq işə başlamadan əvvəl, hadisəinizin əsas parametrlərini bilmək lazımdır. Dəmir-dümən xüsusiyyətlərdən daha çox olana qədər, üçüncü tərəflərlə təfərrüat və xərcləri danışmaq demək olar ki, mümkün deyil. Xaricdəki satıcılar ilə əlaqə qurmadan əvvəl müəyyən etməlisiniz.
Tarix
Hər şey xüsusi hadisə tarixiniz ətrafında baş verir. İdeal olaraq, üç potensial tarixə sahib olmağı planlaşdırırsınız, beləliklə, board mövcudluğu ilə qiymətləri müqayisə edə bilərsiniz. Həftənin müxtəlif günlərini maksimum rahatlıq üçün daxil etməyə çalışın.
Time Frame
Hətta bir saatlıq fərq sizin planlaşdırmanıza təsir göstərə bilər, belə ki, sizin gözlənilən vaxt çərçivələri barədə dəqiq məlumat almaq lazımdır. Məsələn, saat 8-dən 10-a qədər başlayan bir səhər yeməyi büdcəsini ayırmaq lazım deyildir.
Davam nömrələri
Ümumiyyətlə məhsuldar müzakirələr üçün çox vaxt geniş bir təfərrüatdır. Davamiyyət proqnozlarınızla realist olun. Çağırışlarınızı bir elektron tablo üzərinə dəvət edəcəyinizi qabaqcadan müzakirə edin. Davam və büdcə birbaşa bağlıdır, buna görə də düşünürsünüz ki, iştirak edən insanların sayını təxmin etməyəcəksiniz.
Breakout Sessions
Bir yemeğe ev sahibiyseniz yalnız bir ziyafət otağına ehtiyac duyarsınız, ancaq tam miqyaslı bir konfrans, ehtimal ki, əlavə ara otaqları və sərgi sahəsi tələb edəcəkdir. Yenə də, ehtiyac duyduğunuz yerə qədər təyin olunan xərcləri ölçə bilməyəcəksiniz. Konfranslar üçün, ən yaxşı yanaşma, ilk görüşünüzdə sərhəd yolunu planlaşdırmaqdır. Fikirlərin bölüşdürülməsi və onları kağız üzərində birləşdirmək növbəti planlaşdırma qərarlarında sizə kömək edəcəkdir.
Büdcə və xərclər
Bu məkanı və iaşə xərclərini bilməkdən əvvəl büdcədə işləmək qeyri-mümkün ola bilər, ancaq bu şəkildə işləmək, satıcı təkliflərinin hamısını ölçmək üçün bir kriter təqdim edir. Mənfəət mənbələrinizlə başlayın. Qonaqlıq üçün nə qədər ödəniş etməli? Xərcləri ödəməyə kömək etmək üçün sponsorları çağırırsınızmı? Sərgiyə iştirak etmək üçün iştirakçılar nə ödəyəcəklər? Gəlirlər bütövlükdə büdcənizi diktə edər, buna görə də ilk növbədə onları müdafiə etmək mantiqidir.
Marketinq
Sizin gəlir mənbələrinizi müəyyən etdikdən sonra növbəti addım marketinq planını təsvir edir. Gəlir generatorlarınıza çatmaq və məşğul olmaq üçün ən yaxşı üsul nədir? Bəlkə də potensial iştirakçıların işəgötürən və ya üzvlük birlikləri siyahısı var. Bu açıq-aydın faydalı olardı, amma sponsorlar və iştirakçılar haqqında nə demək olar?
20-dən çox iştirakçıları cəlb etməyi planlaşdırırsanız, onda onlara çatmaq lazımdır. Hedeflenen marketinq kampaniyaları pula xərcləyir və bu gəlirlərinizə düşür.
Nəqliyyat və Yerləşdirmə
Yerli bir konfransın keçirilməsi, nəqliyyatla bağlı narahatlıqları aradan qaldırır. Bununla belə, hələ də çıxışçılar, sərgi iştirakçıları və xüsusi qonaqlar üçün yaşayış yerləri ilə müraciət etmək lazımdır. Bəzi otellər kifayət qədər otaq gecəsi sifariş edərkən görüş məkanında endirimlər təmin edir. Bunun üzərinə işləmək üçün yeganə yol, yaşayışınızın əvvəlcədən ehtiyacını bilməkdir. Sizin iştirak məlumatlarınızdan və layihənin ərazisindən olan qonaqların sayını geri götürün.
İndi bütün bunlar, ehtimal ki, cəbhəni yığmaq üçün bir çox məlumat kimi səslənir və bu da. Lakin bunlar planlaşdırma prosesində hər şeyə təsir edən detallar olduğunu unutmayın.
Siz əvvəlcə site ziyarətləri və menyu planlaması kimi daha "məftunedici" vəzifələrə cəlb oluna bilərsiz. Onların vaxtının gələcəyini unutmayın. Halbuki, daha sonra ən yaxşı qərarlar qəbul edə bilmək üçün faktlara diqqət yetirin.