Tədbir və yığıncaq planlaşdırıcılarının görüşlər, təşviqat səfərləri və təşkil etdikləri digər proqramlara rəsmi dəvət məktubları və materialları yazılmasına və ya yazılmasına kömək edilməsi gözlənilir. Bu, böyük bir vəzifə kimi görünməyə ehtiyac yoxdur, ancaq müvafiq davetiyetmə qaydalarına riayət etmək və qonaqlarınız üçün vacib məlumatların olmaması üçün müəyyən addımları təqib etmək vacibdir.
İşdə necə:
Bir hadisə mövzusu yaradın. Rəsmi dəvət məktubları və materialları yazmadan əvvəl planlaşdırıcılar proqram üçün cazibədar bir mövzuya sahib olmalılar. Aşağıdakı suallar, beyin fırtınası prosesini başlamağa kömək edəcək: Təhsil konfransı, seminar və ya təşviq gəzintisi mi? Harada keçirilir? Bu təyinat və ya yer barədə nadir nədir? Hadisənin kobud cədvəli nədir? Proqramın arxasında hansı məqsədlər var? Niyə iştirakçı iştirak etmək istəyir? Bu suallar böyük bir hadisə mövzusunun qurulmasına kömək edəcək.
Elektron dəvətnamə yaradın. Böyük hadisələr üçün bir çox rəsmi dəvət məktubları və materialları indi RSVP prosesi zamanı tutulmalı olan mühüm hadisə lojistiğinin həcminə görə onlayn qeydiyyat sistemlərinə köçürüldü: adı, əlaqə məlumatı, diyet tələbləri, əlilliyə giriş, nəqliyyat ehtiyacları, proqram detalları, fəaliyyət məlumatları və s. Qeyd: Daha az mürəkkəb hadisələr, hadisənin detallarını və RSVP kontaktlarını çatdırmaq üçün elektron poçtla göndərilən bir web səhifəsini və ya qrafik dizayn görünüşünü istifadə edə bilər.
Çaplı bir dəvətnamə yaradın. Proqramınızın və ya hadisəinizin xüsusiyyətindən asılı olaraq, dəvət etiketi qonaqlarınızın həqiqətən onların varlığını qiymətləndirdiyini bildirmək üçün rəsmi dəvət məktubları və qeydləri yazmanızın vacibliyini bildirə bilər. Bu hadisə materiallarından fərqlidir; Bunun əvəzinə, ev sahibi və başlığı, hadisənin mövzusu, tarix (lər) və / və ya vaxt (lar) və RSVP əlaqəli daxil olmaqla, qonağınıza dəyərli məlumat verən sadə bir dəvətnamə hesab edin.
Rəsmi hadisə dəvətnamələrini yazmaq. Elektron dəvətin bir hissəsi olaraq, proqram və hadisə haqqında yüksək səviyyəli məlumatları təsvir etməlisiniz. Misal üçün, bu təşviq gəzinti və ya çox gündüz konfrans varsa, aşağıdakıları əlavə etmək istədiyiniz olacaq: təyinat, əsas otel / konfrans yeri, əsas mövzu, speakers (bios daxil olmaqla), cədvəl, fəaliyyət, logistika və ətraflı qeydiyyatı haqqında. Dəvət məktubları və materialları qonaqlara iştirak etmək üçün bir səbəb göstərməlidir və həmişə hərəkətə çağırış daxil etməlidir.
Dəvət etiketi təyinat / yerin ümumi görünüşü ilə başlayır. Rəsmi dəvət məktubları və materialları yazarkən, heç kimin proqramı qəbul etdiyiniz yerə gəlmədiyini qəbul etmək hər zaman təhlükəsizdir. Yəni, proqramın keçiriləcəyi təyinat və / və ya otel / obyekt / yerin qısa bir tərifini yazmalısınız. Bir çox gündüz hadisəni planlaşdırırsanız, bu məlumatları mümkün qədər yüksək səviyyədə saxlayın, ancaq qonaqları yer haqqında nadir fikirlərlə təmin etmək üçün kifayət qədər məlumatlar verdiyinə və nəyə görə orada sizinlə vaxtlarını sərf etməsinə əmin olun.
Dəvət etiketi hadisə cədvəlini tələb edir. Bir təşviq proqramı kimi bir çox günlük bir hadisə planlaşdırırsanız, qonaqlar qonaqların zamanlarını müvafiq olaraq planlaya bilməsi üçün dəvətnamə materiallarına mümkün qədər çox ətraflı məlumat verməlidirlər. Yəni, dəvətinizin gəlişi üsullarını və iştirak etməyi planlaşdırdıqları vaxtları, iş görüşləri və fəaliyyəti (və seçki seçimləri), yemək və gediş məlumatları haqqında məlumatları müəyyən etməlidir.
Dəvət etiketi fəaliyyət tariflərini tələb edir. Rəsmi dəvət məktubları və materialları yazarkən, qonaqların maraqlarına uyğunluğunu daha yaxşı müəyyən etməyə kömək etmək üçün müxtəlif tədbirlər haqqında ümumi məlumat verin. Sizin golf proqramınız 1/2 gün və ya tam gün hadisəsidir? Bu çayın çöküntülərinin "sinfi" nədir? Tədbirə ev sahibliyi etdiyiniz yüksəklik nədir və bu dağ bisikleti proqramı nə qədər yüksək olacaq? Bir şəkil sinifinə gedən müddət nədir və nə öyrənəcəklər?
Dəvət etiketi toplantı logistikası haqqında məlumat tələb edir. Yenə çox gün proqramı qəbul etdiyinizə görə, qonaqlara aşağıda göstərilən maddələrin hər biri haqqında məlumat verilməlidir:
- Uçuş rezervasyonları
- Hadisə qeydiyyatı
- Otaq sifarişləri
- Hava limanı köçürmələri
- Dress kodu
- Hava
- Check-in prosedurları
- Qaytarılmayan maddələr
- Host əməkdaşları əlaqələri
Son hadisənin gündəliyini inkişaf etdirin. Bu, ilk dəvətnamələrdən fərqli görünəcək, lakin qonaqlara gəldikdən sonra və ya bir hadisə başlamazdan əvvəl təqdim edilməlidir. Zaman və harada planlandığı barədə bir saatlıq (saatları birləşdirmək yaxşıdır) nəzərdən keçirilməlidir. Eyni zamanda təyin olunan bir neçə tədris yolunuz varsa, həmin parçaları qruplarda təsvir etmək faydalıdır ki, iştirakçılar nə vaxt və harada planlaşdırıldığını bilsinlər.
Hadisənin qarşılama məktubu yaradın. Bir çox planlaşdırıcılar qarşılama məktublarını daxil etməməli və ya verməməli olan məlumatları ilə mübarizə aparırlar. Ən yaxşı məsləhət xoş xəbəri sadə saxlamaq və qonaqların möhtərəm və xoşbəxt olduqlarını bildirməkdir. Dəvət etiketi məktubun tədbirin rəsmi ev sahibi tərəfindən imzalanmasını təklif edir.
Ən görməmiş hadisə dəvəti maddələrindən biri də gediş xəbərdarlığıdır. Xoş gəldiniz məktub və hər hansı bir gəliş hədiyyəsinin bir hissəsi kimi, qonaqların necə gedəcəyini ətraflı məlumatlandırmaq vacibdir.
Menyu kartları yaradın. Bir səhər yeməyi, nahar və ya yemək planlaşdırırsanız, qonaqlar həmişə yeməklərin hər bir istiqaməti üçün menyu elementlərini əks etdirən menyu kartlarını görmələrinə görə təşəkkür edirlər. Onlara masalarında başqaları ilə bir araya gəldikdə danışmaq üçün bir şeylər verir və gözləmə işçilərinə tez-tez qrafikə qoşulmağı təmin edən qonaqlar seçimlərini tez bir zamanda əldə etməyə imkan verir. Qeyd: Yeməkdə xüsusi bir sürpriz kimi, bəzi unikal əyləncə üçün temalı desert kimi planlaşdırırsanız, bu maddələrin xüsusi effekti artırmaq üçün menyu kartından qorumaq faydalıdır.
Təşəkkür hədiyyə kartları yaradın. Gəliş hədiyyə və ya yastıq hədiyyə olsun, hər bir hədiyyə təqdim hədiyyə kartı olmalıdır. Bu "təşəkkürlər" mesajlarını gücləndirmək və qonaqlarınızı xüsusi hiss etmək üçün bir fürsətdir. Hadisənin mövzusunu özündə əks etdirən mətnlərin və mesajların daxil edilməsi faydalıdır.
Fərdi gediş bildirişləri yaradın.
Gedişdən bir gün əvvəl, uçuş nöqtəsi və gediş müddəti də daxil olmaqla gedəcəkləri zaman xatırladan qonaq otaqlarına bildirişlər verin. Lojistik planlaşdırma zamanı nəzərə alınmamış ola biləcək hər hansı bir son dəqiqəlik səhvləri düzəltmək imkanı verir.
Tips:
- Böyük bir qrafik dizayner və bir onlayn qeydiyyat prosesi olduğuna əmin olun. Mübarək hələ də bir çox müxtəlif online hadisə qeydiyyatı sisteminin mövcud olmasıdır, lakin onlar ya bir çox fərdiləşdirmə tələb edir, ya da üçüncü tərəf sistemlərinin istifadəsi hələ də bir dəvət əsasında bir az bahalı hesab olunur. Ona görə də bir çox planlaşdırıcı hələ də ev alətləri və resurslarına güvənir.
- Özünüzü böyük bir dəftərxana mağazaları tapın. Təşkilatlar, elektron poçt formalarının istifadəsinə daha çox gedərək baxmayaraq, hələ də çap edilən dəvətnamələr və hadisə materiallarının təqdim etdiyi təsirləri dəyişdirmir. Hadisənizin mövzunu təqlid edən və daha çox maraq və dram yaratmaq üçün kağız və ölçülü üslubları dəyişən bir dəftərxana axtarmaq. Qonaqlarınız səy göstərəcəklər.
- Şablon yaradın və oradan kopyalayın. Planlaşdırıcılar şablon davet məktubları və materialları yaratmalı və sadəcə əvvəlki proqram və hadisələrin şablonlarından yeni hadisələri yeniləməlidirlər. Əlbəttə ki, yeni dəftərxana ləvazimatı, qrafika, mətn və s. Seçilməlidir və istifadə edilməlidir, belə ki, hər dəfə tələb olunan müəyyənləşdirilmiş müəyyənləşdirmə miqdarı var.