Erkən Yetər Başlanmadı
Təkrarlanma düşməninizdir. Bu, ən çox rast gəlinən hadisələrin planlaşdırma səhvlərindən biridir.
Hadisənin planlaşdırma prosesini erkən başlamaması, xəttin aşağı düşməsinə səbəb ola bilər. Bir tarix seçildikdən sonra və hadisə və büdcənizin ümumi əhatə dairəsi var, işə başlayın. Otel və digər yerlərdə əvvəlcədən bu qədər təhlükəsiz bir şəkildə kitab yolu qısa müddətdə mümkündür. Bunu etməmək, yer seçiminizi məhdudlaşdırır və təəssüf ki, hər hansı bir məkanın mövcud olduğu yerdə qalacaqsınız. Konuk natiqlər və canlı əyləncə də faktiki hadisə tarixindən öncə sifariş verməkdədir. Tədbir tarixiniz təhlükəsiz olduqdan sonra, tədqiqatınızı aparın və seçdiyiniz icraçıya qərar verərkən, dərhal müqavilə bağlayın.
Bir hadisə planlaşdırma siyahısı ilə özünüzü təşkil etmə dərhal həll edilməli olan başqa bir vəzifədir. Tədbir planlaşdırma prosesindəki bütün addımları xaric edərək, başa çatdırmaq üçün lazım olan zamanların müəyyənləşdirilməsi və hər bir cədvəlin hazırlanması ilə siz başlamağa və yolda saxlamaqda qiymətli bir rəhbərliyə sahibsiniz.
Çox gec başlayan səhv planlama ən ümumi hadisələrdən biridir.
Rəqabət edən hadisələr yoxlanılmır
Hadisənizi yalnız öyrənmək üçün planlaşdırdınızmı - planlaşdırma prosesi başlandıqdan və hadisə tarixini təyin etdikdən sonra - eyni günü başqa bir rəqabət hadisəsi var? Yalnız bir hadisə izdihamı çəkəcək, beləliklə şansınızı atmayın və barmaqlarınıza keçib ki, dəvət edilənlər tədbirinizi seçsinlər.
Vəziyyəti tamamilə çəkin.
Lazımlı bir səy göstərin və çox gec qalmadan hər hansı bir hadisə çatışmazlığını yoxlayın. Sənaye yığıncaqlarına (həm böyük, həm də kiçik), bayramlara yaxınlıq, əsas idman hadisələri və tədbirə gedənlər üçün təhlükə yarada biləcək yerli yığıncaqlara baxın. Tədbiriniz üçün bir tarixə qərar verdikdən sonra sözləri qonaqlarınıza çatdırın. "Tarixi saxla" bildirişləri və "Gələcək Hadisələr" siyahıları, hadisəni təqvimlərinizdə qeyd etməyə imkan verənləri verir.
Satıcıları təsdiqləməyin
İmzalanmış bir satıcı müqaviləsi hüquqi cəhətdən məcburi bir müqavilədir və təmin etdikləri xidmətlər üçün məsuliyyət daşıyıcısını tutmaq üçün yazılı bir şey verir. Bununla yanaşı, satıcıın həyata keçirilməyəcəyini anladığınız zaman hadisə zamanı heç bir şey yoxdur. Bu hadisə müqavilə əlinizdə olan qonaqlara yemək verməyəcək və masalar və stulları boş bir balona verməyəcəkdir. Hər bir satıcıla bir dəfə yox, iki dəfə təsdiq edin. Bəli, iki dəfə . İki şərtlə razılaşdığınız anda imzalanmış müqavilənin alınmasını təsdiqləyin. Tədbirin əvvəlində yenidən təsdiqləyin. Bu, qida çatdırılması və dekor barədə ətraflı məlumat vermək üçün söhbət deyil; bu, tədbirin hələ də təqvimində olduğundan əmin olmaq üçün xüsusi bir təqvimdir.
Hadisə verənlər bir çox hadisəni kitablaşdırırlar və sənədlərinizin qarışıqlıqda itirməsi və ya şirkətdə başqası tərəfindən səhvənməsi çox asandır. Beləliklə, hadisə və tarix, vaxt və xidmətlərin göstərilməsi ilə bağlı olan xüsusiyyətlərin faktiki olaraq onların cədvəlində olduğunu yoxlamaq üçün yoxlanılması və onların təsdiqlənməsi üçün onlara dönməklə baş verməməsinə əmin olun. Və bu satıcı müqaviləsini asanlıqla saxlamaq.
"B planı" olmaması
Bir fövqəladə planın olması hər hansı bir hadisə üçün deyil, açıq havada keçirilməsi nəzərdə tutulan hadisələr üçün xüsusi bir şərtdir. Hava şəraiti gözlənilməzdir və qasırğa, şiddətli külək məsləhətləri və ya qəflətən dolu fırtına hadisəni ləğv etmək üçün təhdid edərsə, ehtiyat planınız var. Yağış tarixləri, alternativ hadisə yerləri və dəyişdirilmiş fəaliyyət cədvəlləri, açıq hadisəinizin - və ya bir hissəsinin - istənilən yerə köçürülməsidir.
Hava qeyri-müəyyənliklərinə hazırlıqla yanaşı, digər qeyri-adi hallar da qabaqcadan həll edilə bilər. Sahədə generator yaratmaqla elektrik kəsintilərini azaltmaq olar. Tökülmə parkı başqa, əvvəlcədən təyin edilmiş yerə köçürülə bilər. Otellərin mövcudluğuna dair məsələlər hotel blokunuzda ehtiyatda bir neçə əlavə otaq saxlayaraq həll oluna bilər. Tədbirinizin xüsusiyyətlərini nəzərə alın və ortaya çıxan məsələlərə daha həssas olan sahələrə fikir verin. Əvvəlcədən planlaşdırma və alternativ ssenarilər inkişaf etdirməklə, ən bahalı hadisə planlaşdırma səhvlərindən birinə qaça bilərsiniz.
Yetər Yardıma Alınmır
Tədbir işçilərinə işə gəlincə, daha yaxşıdır. Bu daha çox pulunuza başa gələcək, ancaq hadisəni saxlaya bilər. Bu şəkil: avtoparklara girmək üçün park edənlərin çarəsiz qalmağa çalışarkən parka girmək üçün gözləyən avtomobillərin bir nüsxəsi. Bir server kimi bir içki sifariş etməyi gözləyən qəzəbli qonaqların bir xətt tələbi ilə mübarizə aparmaq üçün mübarizə aparır. Hadisə qeydiyyatı işçiləri, gəlib gələn çox sayda qonaq tərəfindən dəhşətə gəldi, yoxlamaq üçün çox uzun müddət gözləməli yorğun səyahət edənləri tərk etdi. Məşğul vaxtlarda yardım üçün əlindən gələn əlavə işçi heyətinə sahib olmaq, ehtiyacı olan sahələrə əlavə xidmət təmin etmək, ortaya çıxan problemləri həll etmək və ya suallarınız olan qonaqlara qarşı gələn bir qonaqpərvərlik etmək, hadisəinizi yaxşı bir hadisədən üstün bir hadisəyə yüksəldə bilərsiniz.
Tədbir heyətini işə qəbul edərkən, planladığınız hadisə növünü işləyən iş təcrübəsi olan əməkdaşları axtarın. Yalnız peşəkar, yüksək tövsiyə edilən işçilərin işə götürülməsi. Tədbirinizin nə olduğuna, qonaqlara qatılan qonaqlara, gözləntilərinizə və təmas nöqtələrinə olan sualları və ya problemləriniz varsa onları öyrətin. Tədbir heyəti - onlar xaricdən bir satıcı tərəfindən təmin olunmasına baxmayaraq - sizin və planlaşdırma işinizi təmsil edir. Tədbir heyəti ilə qarşılaşan qonaq həm qonaq, həm də müştəri xatirində yaşayacaq və hətta ən yaxşı planlaşdırılan hadisələri də əlavə edə bilər.