Müştərilərin qarışıqlığından çəkinmək üçün nəyi bilmək lazımdır?
Təklif olunan xidmətləri yanlış başa düşən müştərilərlə qarşılaşdıqları təcrübəli mütəxəssislər üçün eyni dərəcədə xəcalətlidir.
"Tədbirin idarə edilməsi" və "hadisə planlaması" iki fərqli şey olsa da tez-tez bir-birinin ardınca dəyişdirilir. Çox sadə, planlaşdırma və idarə etmək eyni deyil. Bu iki funksiyanın bacarıq dəstləri üst-üstə düşməsinə baxmayaraq, iki fərqli funksiyadır. Səhvən ehtiyac duyduqları zaman hadisə menecerinə ehtiyac duyduqları müştərilərlə məşğul olanlar üçün problem yaradır. Və bütün hadisə menecerləri də hadisə planlamasını idarə edən təəssüratın altında olan müştərilər üçün. Beləliklə, qarışıqlığı aydınlaşdırsın, çünki sizin və müştərilərinizin eyni anlayışa sahib olması vacibdir.
Hadisə planlaşdırması
Tədbirin planlaşdırılması ilə başlayaq. Burada əsas əməliyyat sözü planlaşdırılır . Bütün hadisələr - gəlin duşlarından kilometrədək ad günü qeyd etmələrinə qədər böyük korporativ yığıncaqlara qədər - bir növ plan ilə başlayır.
Tədbirlər, mövzular, arzu edilən tarixlər və büdcə təlimatları ilə bağlı müştərilərlə ilkin müzakirələr tədbir planlaşdırma prosesinin bir hissəsidir.
Tədbirin planlaşdırılması konsepsiyanın ən erkən mərhələlərindən başlayır və faktiki hadisə baş verənə qədər davam edir. Vicdanla, hadisədən bir neçə həftə sonra hadisə planlamacılar ətraflı məlumatları tərtib edib və təqib maddələrini yerinə yetirdilər.
Tədbirin planlaşdırılması müştərinin yığıncağın vizionunu əks etdirən və tədbirin məqsədi ilə qarşılaşan bir hadisə dizaynı ilə yaxından işləməyi nəzərdə tutur. Bir hadisə planlayıcısını işə götürən müştərilər, hadisənin bütün aspektlərini, o cümlədən müvafiq detallar və fəaliyyət maddələrini planlaşdırmaq üçün birisini işə götürür və bu hadisə başa çatana qədər baxır.
Hadisə planlaşdırma məsuliyyətləri aşağıdakıları əhatə edə bilər, lakin bunlarla məhdudlaşmır:
- Hadisənin ümumi mövzusunu seçmək
- büdcənin inkişaf etdirilməsi
- bir yer seçmək
- otel müqavilələri üzrə danışıqlar aparır
- satıcılar xaricində işə alınır
- menyunu planlaşdırır
- bir caterer işə
- qonaqların və ya əyləncələrin təşkili
- nəqliyyatın əlaqələndirilməsi
- rəng sxemini seçmək
- dəvətnamələrin hazırlanması
Tədbirin planlaşdırılması bir hadisəni bir araya gətirən hər şeydir. Bu funksiya hadisənin idarə olunmasının böyük çətiri altında qalır.
Hadisə idarəçiliyi
Hər bir hadisə bir bulud parçaları kimi bir-birinə uyğun olan çoxsaylı hissələrdən ibarətdir. Bütün bunlar nəticədə bir hadisə yaratmaq üçün bir araya gəlir. Müvəffəqiyyətli hadisələr bütün bunlarla əlaqəli dövrlərin doğru zamanda və doğru yerdə, hamarca və səmərəli şəkildə və plana uyğun olaraq bir araya gəlir. Bu proses hadisələrin idarə edilməsi adlanır. Sadə baxımdan hadisənin özü layihənin idarə edilməsi.
Tədbirin idarə edilməsi, hadisənin bütün müxtəlif komponentlərini, eləcə də hər aspektdən məsul olan şəxslərin qruplarını yaratmaq, əlaqələndirmək və idarə etməkdir. Tədbirin idarə olunmasının bəzi istiqamətləri aşağıdakıları əhatə edə bilər, lakin bunlarla məhdudlaşmır:
- bir hadisə üçün yer ayırır
- kənar satıcıları koordinasiya edir
- park planının hazırlanması
- təcili şəfəq planlarını hazırlayır
- sağlamlıq və təhlükəsizlik standartlarına uyğunluğunu təmin edir
- Hər funksiyadan məsul olan heyəti idarə edir
- bir hadisə icrasına nəzarət edir
- Tədbirin monitorinqi
- saytdakı hadisələrin həlli
Hadisə menecerləri və tədbir planlaşdırıcıları birlikdə çalışırlar
Bu iki funksiyanı müəyyən etmək çox çətindir, çünki məsuliyyətlər yalnız bir-biri ilə sıx bağlıdır, məsuliyyətlər tez-tez üst-üstə düşür. Fərdi hadisə planlaşdırıcıları hadisə idarə olunması xidmətləri təklif edə bilər, və hadisə menecerləri də hadisə planlaşdırma təklif edə bilərlər.
Bütün bunlar fərdi planlayıcının və ya korporativ hadisə idarə heyətinin, yerin və hadisənin özündən asılıdır.
İki ilə arasındakı fərqləri anlamaq və hansı xidmətləri göstərəcəyini təyin etmək vacibdir. Misal üçün; Böyük miqyaslı bir hadisə üçün hadisə planlaşdırma xidmətləri təklif edirsinizsə, xidmətlərinizi iaşə meneceri, audiovizual komanda və s. Ilə koordinasiya edəcək bir hadisə meneceri ilə işləyəcəkdir. Sizə təqdim edəcəyi xidmətləri və xidmətləri aydın şəkildə müəyyənləşdirin. bu planlaşdırma prosesi zamanı hər hansı bir qarışıqlıqdan qaçınmaq üçün potensial müştərilərə.