Seçiminizi edərkən nəzərə alınacaq dəyişənlər var. Bunlara, fəaliyyətinizin məqsədi, işlədiyiniz büdcə, xarici işə götürmə səbəbiniz və işiniz üçün hazır olan namizədlər daxildir və xoşbəxtlikdən, şirkətlər ən yaxşı hadisə planlayıcısı və ya prodüserini seçmək üçün istifadə edə biləcək bir sıra mükəmməl qaynaqlar var onların şirkət fəaliyyətini yaratmağa kömək edir.
Növbəti şirkətinizin fəaliyyəti üçün bir hadisə planlayıcısına ehtiyacınız olub-olmadığını müəyyənləşdirməyə kömək etmək üçün aşağıdakı təlimatı istifadə edin və işinizə ən yaxşı namizədin necə seçiləcəyini öyrənin.
Hadisənizin məqsədi və Tədbir Planlayıcısı üçün ehtiyacınızı müəyyənləşdirin
Çoxları hesab edirlər ki, tədbirin planlaşdırıcısı və ya hazırlayıcısı işin büdcəsini müəyyənləşdirməklə başlayır, amma həqiqətdir ki, ilk növbədə nə üçün bir hadisə keçirmək istədiyini müəyyənləşdirməkdən daha vacibdir. Tədbirin planlaşdırılmasına kömək edəcək xarici və ya daxili resurslara müraciət etməzdən əvvəl, tədbirin mühüm məqsədlərini bölüşmək üçün bir vəziyyətdə olmaq istəyir. Kimin, nə, nereden, nereden, niyə ve nasıl daha sonra ayarlamalar yapmak üçün çox vaxt olacağına dair alakalı suallara cavab verin.
Hedeflerinizi belirledikten sonra, etkinliğinizde aktarmak istediğiniz tema və mesaj haqqında bir neçə dəqiq fikir ortaya çıxacaq, amma ən başlıcası, hansı iş və xidmətlərin idarə olunması üçün lazım olan xarici qaydanın sizin adınıza.
Bir planlayıcınız üçün hansı büdcəni təyin etmək istəyirsən və onlar yer seçmək, menyular qurmaq və yeyinti və içki seçimləri, qaynaq spikerləri və əyləncələr haqqında tövsiyələr vermək, günün istehsal ehtiyacları üçün yerdə olmağı, və / və ya dəvətnamələr və qonaq siyahıları kimi mühüm əlaqə sənədlərini yaratmağa kömək edə bilər.
Tədbirinizi tək başına planlaşdırırsınızsa və hələ də bu ehtiyacların heç birinə ehtiyacınız olmasa, bu vəzifələri və məsuliyyətlərini idarə etmək üçün bir hadisə planlayıcısını işə götürə bilərsiniz.
Yerli qaynaqlardan keyfiyyətli bir hadisə planlayıcısını tapın
Çox vaxt insanlar ağız sözü onların yubiley partiya, səhər yeməyi iş görüşməsi, həftə sonu geri çəkilmə və ya başqa bir hadisə üçün tədbir planlayıcısını işə götürmənin ən yaxşı yoldur və əlbəttə ki, bu, əlbəttə ki, ən təsirli yanaşma deyildir.
İşiniz üçün ən yaxşı hadisə planlayıcısını tapmaq üçün çalışırsan, təcrübəli olan və hadisə planlamacılar cəmiyyəti içərisində güclü bir ünsürü tutan bir insanı tədqiq etmək yaxşıdır. Ağız sözü, yeni müştərilər tapmaq istəyən bir planlayıcının asan satışı üçün bir fürsət təmin edir, amma həmd dostu çox təsirli olur.
Bir ictimai hadisə olub-olmamasından asılı olmayaraq, ümumi olaraq bir hadisə planlayıcısını ya da işəgötürəni işə götürmə qaydaları eyni olaraq qalır: siz hadisə növü yaratmaqda təcrübəyə malik olan bir nəfərin işə götürülməsini istəyirik.
Professional üzvlük qruplarının fəsillərini nəzərdən keçirin və ya Toplantı Professionals International-ın milli və ya yerli fəsli, Beynəlxalq Xüsusi Tədbirlər Cəmiyyəti, Catering İdarəçiləri Milli Assosiasiyası ilə əlaqə saxlayın.
Öz sənayesində məqalələr dərc edən kim olduğunu tapmaq da çox vacibdir.
Müəyyən bir bazarda xidmətlər və ya təcrübələr təqdim edən bir ünvanda kimin olduğunu bilmək istəyirsinizsə, yerli konqres və ziyarətçilər bürosuna bir çox tədbir planlaşdırıcısı aktiv üzv olduqları üçün və yerli ticarət otaqları ilə əlaqə saxlayır; Mənbə mütəxəssislərindən başqa bir yol otel konqresinin satış şöbəsinə çatmaqdır - onlar sizə güvənənlər ilə bölüşəcəklər.
Ərizəçilərlə müsahibələr və hadisə ehtiyaclarını müzakirə
Tədbirin planlaşdırıcısının əksəriyyəti xüsusi tədbiriniz barədə eşitməyəcək, lakin ilk olaraq qısaca ətraflı məlumat verməklə və ilk danışıqların başlanğıc mərhələsində öz təcrübələrinə bir az daha diqqət yetirəcəkdir. Bu müddət ərzində namizədlərin sayını aşağı salmaq lazımdır. üç ən güclü ərizəçi.
Daha sonra hər bir hadisə planlayıcısından və ya firmasından keçmiş hadisələrlə bağlı təcrübə və təcrübələrlə bağlı məlumatları bölüşmək və xərclərin necə planlaşdırıldığını, ərizəçinin reaksiyası və ona aid ola biləcək hər hansı bir sualın diqqətinə diqqət yetirilməsini xahiş etməlisiniz Sizin şirkətiniz üçün, hadisə və ya məqsədiniz üçün.
Yaxşı planlaşdırıcılar, tədbirinizin ümumi məqsədləri, vaxt qrafiki, büdcə, qonaq sayları və şəxsi üstünlükləri haqqında öyrənmək üçün sizi müzakirə edəcəklər. Yaxşı planlaşdırıcılar sizin təşkilatınızla bağlı suallar verəcək və məqsədlərinizdən və sizin xüsusi tədbirlərinizdən məlumat alacaqsınız - qalanlardan fərqlənən namizədləri tapmaq üçün müsahibə verərkən bu əlamətlərə baxın.
Xüsusilə, proqramınız şəhər xaricində olsaydı, görüşün ilk mərhələsi zamanı kimsə ilə görüşmək həmişə mümkün deyil, baxmayaraq ki, bu hadisə və şirkətiniz üçün doğru planlayıcının və ya istehsalçının seçilməsində kritik bir addım ola bilər.
Face-to-face görüşlər, bir planlayıcının təcrübəsindən və təcrübəsindən kənarda fikir qazanmağı təmin edir və bu şirkətin komandası ilə əlaqə qurur, bu hadisə yaratmaqda kömək edəcək - yalnız böyük bir müvəffəqiyyətə sahib olmayan bir namizəd seçmək istəyirsən keyfiyyətli məhsullar istehsal edən, həm də komanda ilə birlikdə olan birinə.
Seçimlərin kiçildilməsi və seçim edilməsi
Sizin bağırsaq instinktinə, dostlarınızın və ya hətta həmkarlarınızın və həmkarlarınızın və ya tək-tək görüşməyin məsləhətini yerinə yetirmək üçün kifayət qədər yaxşı deyil - bu sizin hadisədir və adınız və nüfuzunuz onunla əlaqəli olacaq: Sizin namizədlərin referanslarını da yoxlamaq lazımdır. Namizədlərin daha əvvəl işlədiyi müştərilərin adlarını soruşduğunuza əmin olun, həm də qeyd etməmiş hadisələri tapmaq üçün hər bir planlayıcının tarixinə daxil edin - o, müəyyən bir müştəri ilə bir neçə hadisəni batırdı özünü reallaşdırmağı bacarın.
Bir dəfə namizədin şirkətinizlə yaxşı bir şəkildə razılığını təsdiqlədikdən sonra, bu sahədəki təcrübəni nümayiş etdirir və onunla birlikdə istehsal etmək istədiyiniz hadisə barədə olduqca yaxşı bir anlayışa sahib olduqda, seçiminizi daraltmaq və dinləmək üçün vaxt lazımdır. Hadisəyə dair fikirlərini onunla paylaşdı. Hedeflerinize ve fikirlerinize bağlı olaraq, yaxşı bir etkinlik planlayıcısı, mövzuya ulaşmanıza yardım edəcək bir plan sunacak - bu, samimi bir qrup üçün xüsusi bir akşam ve akşam yemeği olması halinde, planlayıcının, Proqramınızın detalları.
Bu nöqtədə, hadisə planlayıcısı, büdcənizi aldığınız və dəyərini iki dəfə artırdığınız kimi hiss edəcək bir fikir təqdim etməlidir. Tədbiriniz üçün görmə qabiliyyətini göstərməli şəkildə aydın olmalıdır.
Büdcənizi Planlaşdırma Planı ilə müqayisə etmək
Tədbirinizin məqsədlərinə əsasən, proqramınızın müxtəlif elementləri üçün nə qədər xərclənəcəyi barədə ümumi bir fikir yaratmaq mümkündür ki, bu da siz təşkil etdiyiniz hadisə və onun daxilində olan növlərə görə dəyişir. Birinci dəfə tədbir təşkil edən bir çox insanlar bir pivə büdcəsində şampan hadisəsi planlaşdırmaq istəyən tələyə düşməyə meyllidirlər, buna görə bir çox insanlar yardım üçün hadisə planlayıcısına müraciət edəcəklər.
Ideal bir namizəd onlara nə büdcəsini təqdim edəcək və onu sehrli bir şey halına gətirəcək, ancaq bu fikirlər bir qiymətə gələcəkdir və planlaşdırmaçıdan bütün xərclərini və potensial qaynaqlarını bu xərclərin necə açıqlandığını xahiş etmək vacibdir əhatə ediləcək və bütövlükdə büdcə- tədbir planlayıcısı ödənişlərinə daxil ediləcək, planlaşdırmaçıdan planlaşdırıcıya və ya hadisə şirkətinə hadisə şirkətinə dəyişəcək.
Tədbirinizin təbiətindən asılı olaraq, sizə hadisələr planlayıcısına və təqdim etdikləri hadisə yerləri və xidmətlərinə depozitlər, sənədlər və müqavilələr vermək xahiş olunacaq. Bu, biznesin idarə edilməsinin tamamilə məqbul bir üsuludur, lakin bu nöqtədə ən yaxşı məsləhət peşəkar məsləhət almaq və öz hüquqşünasınız tərəfindən nəzərdən keçirilməmiş bir müqaviləni heç vaxt imzalamamaqdır, xüsusilə də fərdi şəxslərlə böyük bir firmanın eyni qaynaqları.
Planlaşdırıcınızla qalın və Yanğın və Rehirə Hazır Olun
Tədbirin planlaşdırılmasına aid baş verən ən pis hekayələr, ümumiyyətlə, təqib çatışmamazlığın nəticəsidir. Tədbirin planlaşdırılması, loqistikanın effektiv koordinasiyasını tələb edir və onları işə götürən hadisə planlayıcısı şirkətin məqsəd və məqsədlərinə tam cavab vermədiyi təqdirdə, üçüncü tərəfin üçüncü şəxsin qarşısını ala bilər.
Buna görə də, işə qəbul meneceri olaraq siz planlaşdırmaçı və ya prodüserlə yaxından işləməlisiniz ki, istehsalın hər bir elementi heç bir dayaq olmadan sönür - təminat yerləri və təchizatçıları hər birinə ödəmələrin təmin edilməsi üçün tədbirə hazır olmasını təmin etməlidirlər satıcıdan əvvəl və sonra. Ən çox tədbir planlaşdırıcıları vəd etdiyi xidmətləri yerinə yetirmədiklərini söyləmək olmaz; bu sadəcə logistika təsdiq olunduğundan əmin olmalıdır deməkdir.
Hər şey planlaşdırıldığı kimi gedirsə, gələcək üçün uğurlu bir hadisə və mükəmməl bir hadisə planlayıcısı qaynağı olacaq, amma planlaşdırma prosesi yazılı şəkildə razılaşdırılmış xidmətlər üçün düzgün işləmirsə, o zaman layihənin planlaşdırma ilə yaxşı uyğun.
Səmərəliliyin və logistika vasitəsilə işləmək və yol boyunca hər hansı bir potensial yanlış anlaşılmanın məqsədəuyğun olmasına baxmayaraq, arzu etdiyiniz xidmətləri qəbul etməsəniz, o zaman ciddi müzakirələrə hazır olmalısınız. Lazım olsa, pis bir planlayıcının atəşinə hazır ol və hər zaman bir ehtiyat variantına sahib ol.