Niyə Korporativ İdarə Heyəti Yığıncağını aparırsınız?
Korporativ görüşlərinizin dəqiqə çəkilməsi və qeyd edilməsi üçün bir neçə səbəb var.
Görüşlərin protokollarını qəbul etmək üçün ilk və ən vacib səbəb - qərarın nə olduğunu qeyd etməkdir. Mən bir neçə ay əvvəl idarə heyətinin qəbul etdiyi qərarı heç kimin xatırlaya bilmədiyi iclaslarda oturdum. Işiniz üçün yazılı bir şeyiniz varsa,
Korporativ idarə heyətinin protokollarının ikinci səbəbi etibarnamə və məsuliyyət məqsədləri üçündir. İdarə heyəti üzvləri etibar vəziyyətindədirlər. Onlar korporativ səhmdarlar tərəfindən qoyulan vəsaitlər barədə qərar qəbul edirlər və onlar korporasiyanın ən yaxşı marağı ilə və maraq doğuran münaqişələr olmadan ağıllı hərəkət etdiklərini sübut edə bilərlər. İdarə heyətinin iclas protokollarının olması, şuranın yaxşı niyyətlə hərəkət etdiyini sübut etməyə və hərəkətlərinə görə şəxsi məsuliyyətdən qaçınmalarına kömək edir.
Üçüncü səbəb vergi məqsədləri üçündir. Bir korporasiya fərdi səhmdarlardan ayrı bir müəssisədir. Ayrılıqda olduğunuzdan əmin olmaq üçün idarə heyəti yığıncaq protokolu bir qeyd təqdim edir.
Onsuz İRS və ya dövlət qurumları, biznesin vergi vəziyyətini inkar edə bilər. Bunu göstərməyən bir təşkilat, sahiblərdən ayrı bir təşkilat kimi çıxış edir, çətin bir vergi vəziyyəti yarata bilər.
İdarə heyətinin üzvlərinin vəzifəsini yerinə yetirərkən və qorunmaqdan çəkinmələri arasında uzunmüddətli, məqsədəuyğun olmayan idarə heyəti yığıncağına üzv olmaq üçün səy göstərmək üçün bir tarazlıq var.
Bu yazıda bu balansa müraciət edəcəyik.
İdarə heyətinin iclas protokollarını aparmaq üçün səbəbləri müzakirə etdik, burada biznesin bəzi səhvləri və onları düzəltmək üçün bəzi fikirlər var.
Yığıncaqdan əvvəl gündəm yaratmaq və yaymaq deyil
İdarə heyətinin iclaslarında korporasiyalar tərəfindən edilən başqa bir böyük səhv yığıncaqdan öncə gündəmdə deyil və gündəmə və müvafiq sənədləri yığıncaqdan əvvəl paylamamışdır. Gündəmdə gündəmdə olan hər bir maddə üçün xüsusi vaxt məbləği olmalıdır. Müəyyən bir gündəmə gəlmək yalnız yığıncağın daha səmərəli olmasını təmin etmir, ancaq həmin heyətin (və sonradan oxuyan hər kəsin) gündəmdə olan hər bir maddənin nisbi əhəmiyyətini bilməsi imkan verir.
Bu, vacib və təcili hal olsa, gündəmə gəlməyən bir şey deyil, ancaq gündəmə səs verməklə maddələr əlavə edilə bilər. Və çox vacibdir ki, idarə heyəti deyil, idarəçilər tərəfindən idarə olunmalıdır.
İdarə Heyətinin iclas protokolunun əhəmiyyətli hissələrini itirməmişdir
İdarə heyətinin iclas protokollarına şablon daxil edilməlidir:
- Məqalələr tarix, vaxt və iclasın yeri
- Gündəmdəki xüsusi maddələrə ayrılmış vaxtı və vaxtları bitirmək
- İdarə heyətinin hansı növünün - müntəzəm, xüsusi və ya illik (bütün dövlətlər korporasiyaların illik iclas keçirilməsini tələb edirlər)
- Direktorlar, qonaqlar və heyət üzvlərini qeyd etdilər və idarə heyətinin üzvləri olmadı. Gecəyə gələn və ya erkən ayrılan hər kəsin adları qeyd edilməlidir.
- Kvorumun mövcud olub olmadığını göstərmək. Hər hansı bir səsin alınması üçün adətən korporativ normativlər tələb olunur. Kvorum tələbi adətən üzvlərin yarısından çoxundan ibarətdir. (9 üzvdən ibarət olan bir heyət üçün, məsələn, beş üzvü bir kvorum üçün hazır olmalıdır).
- Təqdimatlar komitələr və ya digərlər tərəfindən verilirsə, təqdimatçıların adları və adları daxildir.
Yığıncaq dəqiqəsi çox xüsusi
Yəqin ki, ən böyük səhv heyət müzakirələr (bəzən arqumentlər) və proseslər haqqında ətraflı məlumat tələb etməkdir. Yığıncaqlarda müzakirələrdə olanları kimin söylədikləri deyil, qərarların nəticələrini əks etdirməlidir. İdarə heyətiniz yeni bir məhsul satmaq təklifi ilə səs verdiyini bildirək.
Yığıncaq protokolu deyir: "Yeni bir ədviyyat xətti əlavə etmək üçün hərəkət. Motion hərəkətə keçdi və təsdiq edildi, çox mübahisəli bir şəkildə." Qrupun müzakirəsi olsaydı, müzakirənin uzunluğunu qeyd etməli və onu ümumiləşdirməlisiniz, ancaq müzakirə haqqında ətraflı məlumat verməyinizə ehtiyac yoxdur.
Kifayət qədər olmayan dəqiqələr
Spektrin digər ucunda, bir neçə dəqiqə məlumat vermək və üzvləri narahatlıq içində saxlamaq üçün kifayət qədər dəqiq deyil. Qərar yekdilliklə qəbul edilmədiyi təqdirdə, idarə heyətinin üzvləri özləri tərəfindən qorxudulub saxlanılan bir qeyd (və etirazın potensial münaqişələrdən qaynaqlandığını nəzərə alsaq).
Hər müzakirənin zərbə zərbəsini qeyd etməyiniz yoxsa və ya nə dediklərini. Lakin müzakirə ruhunu əks etdirmək üçün dəqiqələrdə kifayət qədər məlumatlar olmalıdır.
İdarə heyətinin yığıncaqları çox uzun
Heç kəs uzun görüşməyi sevmir, ancaq yığıncağı və protokolları qısaltmaq üçün bəzi yollar var. Razılaşma gündəmini yaratmaqla idarə heyəti iclasının vaxtını saxlaya bilərsiniz. Əsasən, bu gündəmə müzakirə etmədən tez bir zamanda həll edilə biləcək məsələlərin siyahısıdır. Siyahıda əvvəlki görüşdən dəqiqələr, maliyyə hesabatları və komitələrdən və ya CEO-dan məlumatlar ola bilər.
Razılaşma gündəmləri, hesabatlar və digər məlumatlar yığıncaqdan əvvəl yayılmalıdır ki, üzvlərin onları oxumaq imkanı var. Sonra yığıncaqda, razılaşma gündəmi görüşmənin bir hissəsidir. Hər hansı bir idarə heyəti üzvü razılaşma gündəmində bir sual və narahatlıq yarada bilər, amma heç bir məsələ yoxdursa, bütün razılaşma gündəmləri bir anda səs verilə bilər.
Qərarların Səhv Tipi
Korporativ idarə heyəti ümumi siyasət üzrə qərar qəbul edir. Gündəlik qərarları bu siyasət əsasında şirkətin rəhbərləri tərəfindən qəbul edilir. Bəzən lövhələr üst-üstə düşür və rəhbərliyə ən yaxşı şəkildə qərar verəcəklər.
Dəqiqələri təsdiq etmir
İdarə heyəti yığıncağının qışqırıqları və həyəcanında cazibədar, dəqiqələri təsdiqləməyi unutma. Lakin dəqiqələr həm görüşün məktubunu, həm də ruhunu doğru şəkildə əks etdirməsi vacibdir. Dəqiqə təsdiqlənənədək "layihə" hesab olunur.
İclas protokollarının qeydlərini saxlamır
Sizin şirkətiniz üçün yaxşı dəqiqələr saxlamaq üçün getdiyiniz bütün çətinliklərdən sonra korporativ yığıncağınızın dəqiqlərini bir yerə təhlükəsiz və əlçatan tutmağı unutmayın. Bir korporativ qeydiyyat kitabında və ya "buludda" dəqiqə tutma prosesini bir parol ilə qorunan faylda qurun.
Korporativ Sekretarın rolunu qəbul etməyi unutma
Korporativ dəqiqələrlə bağlı vəzifələrin çoxu şirkətin katibliyinin domaininə daxildir. Yaxşı bir korporativ katib olmaq bir sənətdir və bu şəxslər tez-tez kifayət qədər qəbul edilmir. Bu şəxsə mütəmadi olaraq "təşəkkür edirəm" deyin.
İdarə Heyətinə Məsləhətçi olaraq Vekil Olmayacaq
Bu yazıda yer alan məlumatlar vergi və ya qanuni məsləhət olmaq üçün nəzərdə tutulmur və yazar avukat deyildir. Sizin korporasiyanız özəl və ya ictimai (ictimai səhmlərlə) olub-olmadıqda, korporativ dəqiqələrin necə alınması barədə sizə məsləhət vermək və sizinlə və idarə heyətinizin qorunub saxlanılmasını təmin etmək üçün əhəmiyyətli iclaslarda iştirak etmək hüququnuz olmalıdır.