Əsas ofis funksiyalarından əlavə, inzibati köməkçi və icraçı katib də hesabat yazmaq və ya hazırlamaq, görüşlər təşkil etmək və planlaşdırmaq, daxilolmaların əhəmiyyətini müəyyən etmək, iclaslarda gündəmin hazırlanması, səyahət tədbirlərinin edilməsi, iclas protokollarının tərtib edilməsi, tədqiqat, yazışmalar hazırlamaq və kiçik səviyyəli ofis işçilərinə nəzarət və təlim.
Bu rollar müxtəlif səviyyəli təcrübə tələb edə bilər və bu oxşar iş yerlərindən hər hansı birinə malik ola bilər:
- Giriş səviyyəsində İnzibati köməkçisi
- İnzibati köməkçi
- Katibə köməkçisi
- Icra katibi
- İcra katibi
- Ofis meneceri
- Baş ofis müdiri
Qeyd: Hüquqi və tibbi köməkçi vəzifələr olduqca fərqlidir və işlədiyi peşədə tələb olunan xüsusi təlim tələb edir.
İnzibati köməkçilər və icra katibləri arasındakı fərqlər
İcra katiblərinin və inzibati köməkçilərin rolları əhəmiyyətli dərəcədə üst-üstə düşür və rollarda olan fərqlər təşkilata görə dəyişə bilər. Bəzi hallarda icra katibi iclas planlaması, səyahət planlaması, yazılı rabitə və hətta mühasibatlıq kimi bir menecer və ya idarəçilər üçün daha çox inzibati vəzifələrə diqqət yetirir. Bir inzibati köməkçi daha çox biznes əməliyyatları üzrə vəzifələrə diqqət yetirmək və bəzi potensiallarda liderlik rolundan daha çox yararlanmaq, görüşlər və konfranslar üçün gündəmlər yaratmaq, büdcələrin idarə edilməsi və satıcı göndərmə ilə məşğul ola bilər.
İdarəetmə işçiləri biznes fəaliyyətlərinin idarə olunması vacib olan bəzi hallarda daha ixtisaslaşmış təhsilə ehtiyac duyulmalıdır.
Əsas iş bacarıqları
Həm icra katibləri, həm də inzibati köməkçiləri hər iki rolda vacib olan bir sıra iş bacarıqları var. Bunlara müstəsna təşkilati bacarıqlar, mükəmməl yazılı və şifahi ünsiyyət qabiliyyətləri, eləcə də detallı və peşəkarlığa böyük diqqət yetirilir.
Onlar Microsoft Word, Excel və PowerPoint kimi proqram təminatı, o cümlədən QuickBooks kimi mühasibat vasitələri kimi ofis avtomatlaşdırılması vasitələrinə texniki biliyə malik olmalıdırlar.
İdarəetmə köməkçisi və ya kiçik ofisdə icra katibi
Kiçik bir ofistanda inzibati köməkçi və ya icra katibinin məsuliyyəti adətən müxtəlif ofis işçiləri tərəfindən həyata keçirilir. Bəzi işlər həqiqətən şirkətin rəhbərləri tərəfindən həyata keçirilə bilər və inzibati köməkçi və ya icra katibinin vəzifələri kiçik təşkilatlarda lazım olduğu qədər daha çox məsuliyyət daşıyır.
Orta ofisdə İnzibati köməkçi və ya İcraçı katib
Bir şirkətin ölçüsü artdıqca, yüksək səviyyədə təşkil edilən və müxtəlif vəzifələri yerinə yetirə bilən bir insana ehtiyac var. Bu xüsusilə həyata keçirilən biznes üçün yüksək səviyyədə məxfilik və bütövlüyü tələb edən şirkətlərin rəhbərləri üçün doğrudur.
İdarəetmə köməkçisi və ya böyük ofisdə icra katibi
Böyük bir ofistanda bir neçə inzibati köməkçi və / və ya icraçı katibə olması ümumidır. Bu şirkətin ölçüsündə, adətən, şirkətin idarəçilərinə xidmət edən kadrları əlaqələndirən ofis meneceri olması lazımdır.
Bəzi hallarda, iclasın iclaslarında, planlaşdırmada və digər əhəmiyyətli təşkilati vəzifələrə kömək etmək üçün icraçıya uzun iş səfərləri ilə müşayiət ediləcəkdir.