Təşkilat Müvəffəqiyyətli Konfransın Açarıdır
Konfransın planlaşdırılması digər tədbirlər planlarından fərqlidir və əlavə addımlar daxildir.
Konfranslar, adətən bir il və ya daha çox planlaşdırmaq üçün böyük miqyaslı tədbirlər təşkil edirlər. Yapacağınız siyahı bir yer seçmək, otel otaqları sifariş etmək, onlayn qeydiyyatı qurmaq, natiqlərin təmin edilməsi, qonaqpərvərlik suitlərinin təşkili, sərgi salonunun yerləşdirilməsi, iclasların planlaşdırılması, yemək və içkini idarə etmək və daha çoxunu əhatə edə bilər. Tədbirləri həyata keçirən yaxşı təşkil edilmiş konfrans planlaşdırma təlimatının hazırlanması hər hansı uğurlu konfrans planlayıcısı üçün olmalıdır.
Aşağıdakı addımlar hər hansı bir konfransı planlaşdırmaq üçün bir plan kimi xidmət edəcək bir konfrans planlaşdırma guide hazırlamağa kömək edəcəkdir. Planladığınız hadisəyə əsaslanaraq təlimatı fərdiləşdirin və dəyişdirin və əlinizdə saxlayın. Düzgün hazırlandığında və istifadə edildikdə tezliklə ən qiymətli konfrans planlaşdırma aləti olacaq.
Əsasları başlayın
Konfrans planlaşdırma kitabçanızın birinci hissəsi konfransla bağlı əsasları ehtiva etməlidir:
- Tədbir tarixi və saatı
- Hadisə yeri (bilinirsə)
- Hadisənin məqsədi
Alternativ tarixlər və iştirakçıların sayı kimi hər hansı digər tanınmış elementləri daxil edin.
Plan nədir?
Konfransın müxtəlif elementlərini planlaşdırmadan əvvəl, həmin elementlərin nə olduğunu və hadisənin ümumi sxeminə uyğun olduqlarını anlamaq lazımdır.
Beləliklə, qələm və pad çıxarın və ya kompüter qarşısında oturun və ağla gələn hər şeyi yazmağa başlayın. Məzmunun əhəmiyyəti və ya hər hansı bir xronoloji ardıcıllıqla sıralanması ilə bağlı məlumat verməyin. Daha sonra gələcək. Hal-hazırda, əslində, planlaşdırma prosesi zamanı ayrı-ayrılıqda idarə olunmaq üçün ayrı-ayrı müstəqil komponentlərə bölünəcək olan siyahısı üçün çox uzun, lakin sadə bir versiyası hazırlayacaqsınız.
Bu bölmə aşağıdakılardan birini göstərə bilər:
- Yer seçimi
- Otel seçimi
- Görüş sahəsi
- Qonaqlıq suitləri
- Konfrans sərgi salonu və kabinələr
- Açılış mərasimi
- Spiker / iştirakçı qeydiyyatı
- Katılımcı qeydiyyatı
- Səyahət tənzimləmələri
- İştirak nişanları
- Tədbirlər proqramı
- Qida və içki
- Audio-vizual
- Yerdə kadr hazırlığı
Bu siyahı tərtib etmək üçün əlavə vaxt ayırın, belə ki, bir şeyə baxmayaraq davam edin və daha sonra gələn bir şey əlavə edin. Listelenen məsuliyyətin bir çox sahələri tərəfindən boğulmayın; Burada məqsədi indi hər şeyi düşünməkdir, buna görə hər bir maddəni səmərəli şəkildə planlaya və idarə edə bilərsiniz.
Bir yer seçin
Konfransın təşkil ediləcəyi və hadisənin ümumi əhatəsini anladığınız zaman bir sonrakı addım bir yer seçməkdir.
Konfransın ölçüsündən asılı olaraq, konfrans zalından iclas zallarına, ziyafət salonlarına və otel otağına qədər bütün konfrans ehtiyaclarınız üçün bir yer seçə bilərsiniz. Konfransın bir yerə yerləşdirilməsi çox böyük olduqda, kənar otellərə və ya iaşə obyektlərinə yaxın olan bir yer axtarın ki, konfrans iştirakçıları bir konfransdan digərinə keçmək üçün çox uzaq səyahət etməlidirlər.
İştirakçı qeydiyyatı haqqında düşünün
Bu konfransın iştirakçıları necə qeydiyyatdan keçəcəklər? Necə qeydiyyatı təsdiqləməyəcəklər? Konfransda ad etiketləri necə yaradılacaq və paylanacaq? Konfransın planlaşdırma kitabçası bu sualların hamısına cavab verəcək və konqres qeydiyyatı keçirildikdən sonra yenilənməlidir.
Hadisənin böyük bir dəstə çəkməsi gözlənilirsə, onda bir onlayn konfrans qeydiyyat sistemi gediş yolu.
Sistem ödənişləri işlədə bilər, qeydiyyatdan keçə bilər və digər müvafiq məlumatları təşkil edə və hesabat hazırlamağa kömək edə bilər.
Sərgi iştirakçıları və Konfrans Sərgisi
Sərgi sahələri konfranslarda ümumi bir xüsusiyyətdir və sponsorlar və satıcılara məhsul və xidmətlərini təbliğ etmək üçün sahəni icarəyə vermək imkanı verir. Sərgi xüsusiyyətinin effektiv şəkildə təşviq edildiyi və yaxşı qəbul ediləcəyi halda, bu, konfrans iştirakçılarının gəlir gətirmək imkanıdır. Konfransınızın ölçüsündən asılı olaraq, iştirakçıları və sərgi salonunun idarə edilməsi əlavə vaxt və resurslar tələb etməlidir, beləliklə də planlaşdırılmalıdır.
Yuxarıda qeyd edildiyi kimi, onlayn konfrans qeydiyyat sistemi qeydiyyatı izləmək üçün ən yaxşı yoldur, buna görə çox sayda iştirakçı gözləyirik, sonra iştirakçı qeydiyyatı sisteminə iştirakçı qeydiyyatı nəzərə alın. İştirakçılara ayrıca aşağıdakılar lazımdır:
- Sərgi iştirakçıları
- Kabin nömrələri olan konfrans salonu salonunun xəritəsi sadalanıb
- Sərgi kabinəsi üçün təlimatlar qurulub yıxılır
- Sərgilənən kottec müqavilələri
- Sərgi kirayəsi və xidmətlərinə kömək etmək üçün mövcud olan yerlərdə satıcıların siyahısı
Konfrans planlayıcısı olaraq, sərgi zalında yerləşən materialların təhlükəsizliyini təmin etmək üçün təhlükəsizliyin alınması üçün məsuliyyət daşıyacaqsınız.
Konfransın detallarını planlaşdırın
Konfrans yerlərinin seçilməsi və iştirakçı qeydiyyatı kimi böyük məsuliyyətlərin həlli ilə konferansın xüsusiyyətlərini planlaşdırmaq üçün diqqətinizi dəyişə bilərsiniz. Heç bir təbiət hadisəsini planlaşdırmaqda olduğu kimi, təşkilat ətraflı olaraq diqqəti çəkir.
Konfransın planlaşdırma prosesinin başlanğıcında qoyduğunuz işlər üçün hazırlanan uzun əşyaların siyahısını çəkin. Siyahıdan baxın və ən son vəzifələri və məsuliyyətlərini əks etdirmək üçün lazımi dəyişikliklər və ya əlavələr edin. Daha sonra bu maddələr əvvəlcədən tamamlana biləcək və ya edilməli olan maddələrdən başlayaraq xronoloji qaydada qoyulur. Misal üçün:
- Otelin otaqlarının kitab bloku
- Zəmanət sərgi salonu
- Onlayn konferans qeydiyyat sistemlərini araşdırın
- Planlaşdırma konfransı marketinq planı
Başlanğıcdan başlayın və oradan gedin. Müəyyən edilməli olan hər bir detal üçün müqavilələrin imzalandığından və qəbul olunduğundan əmin olmaq üçün bir təqib daxildir. Konfrans tarixi yaxınlaşdıqca, fəaliyyət maddələrinizə aşağıdakı kimi qısa müddətli vəzifələr daxil olacaq:
- Rəng sxemi və dekorunu seçin
- Çiçək aranjmanı edin
- Menyu seçin
- Nitqlər və ya VIP-lər üçün hava limanının daşınmasını təşkil edir
Konfransı planlaşdırma təlimatını, nə qədər kiçik olursa olsun, konfransı planlaşdırmağına daxil olan hər şey üçün gediş kitabçası olaraq nəzərdən keçirin. Bu təlimat tez bir zamanda siz təşkil etdiyiniz və cədvəl üzrə deyil, böyük günün yaxınlaşması kimi sinirləri sakitləşdirəcək və bir şey unudub saxladığınız barədə sual yarada biləcək əvəzolunmaz bir vasitə olacaq.