Audit planlaşdırma
Sizin işçinin təzminat sığortası işçinizin təzminat siyasəti başa çatdıqdan sonra çox güman ki, audit prosesini başlamalıdır.
Auditinizi aparmaq üçün təyin edilmiş şəxsdən sığortaçıdan və ya telefondan bir məktub ala bilərsiniz. Təyin edilmiş auditorunuz sizin üçün əlverişli bir zamanda auditi planlamalıdır. Tarix gələcəkdə kifayət qədər olmalıdır ki, auditorun lazım olan məlumatları toplamaq üçün kifayət qədər vaxtınız olacaq. Auditordan auditi yerinə yetirməyi tələb edəcək məlumatların xülasəsini təqdim etməsini xahiş et.
Qeyd etdiyiniz auditorun sığortaçı işçisi ola biləcəyini və ya ola bilməyəcəyini unutmayın. Bəzi sığortaçılar öz işçiləri ilə işləyən daxili audit şöbəsini saxlayırlar. Digərləri audit funksiyasını müstəqil auditor firmasına köçürürlər. Auditin sığortalının və ya podratçının əməkdaşı tərəfindən icra olunub-edilməməsi prosesi eyni olmalıdır.
Sizə lazım olan qeydlər
Auditor yoxlanılan siyasətin əhatə etdiyi dövr üçün müxtəlif maliyyə məlumatlarına ehtiyac duyacaq. Aşağıda təqdim edilmək istəndiyi məlumatın növü:
- Mühasibat dəftəri
- Vergi formaları, xüsusilə 941 və 944 formaları, İşəgötürənlər Federal Vergi Qaydası (sırasıyla üç aylıq və illik)
- Pul köçürmələri qeydləri
- Müstəqil podratçıların göstərdiyi xidmətlərə görə ödənişlər. Auditor bu işçilərin sizin işçiləriniz olmadığını təsdiq etməlidir.
- Tərtibatçılar tərəfindən göstərilən xidmətlər üçün ödənişlər
- İşə götürən hər bir taşeron üçün sığorta şəhadətnaməsi
- W-2 və 1099 formaları
- Hər bir işçinin vəzifəsi. İşçinin vəzifələrini dəqiq təsvir etdiyinə əmin olun.
- İş əməliyyatlarınızın təsviri
- Siyasətin müddətinə görə əmək haqqı qeydləri. Auditor hər işçiyə verilmiş bütün ödəniş mənbələrini (əmək haqqı, bonuslar və s.) Təsdiq etməlidir.
- Siyasət çərçivəsində işləyən icra məmurları, tərəfdaşları, yeganə sahibləri və sairlərə tətbiq olunan əmək haqqı məhdudiyyətləri
- Təcrübə reytinq səhifəsi
Lazımi məlumatları topladıqdan sonra onu təşkil etməlisiniz. Məlumatlarınızı asanlıqla əldə etmək üçün əmək haqqı qeydlərinizin hamısını (W-2 formaları, ödəmə qabiliyyətləri və əlavə işlərin qeydləri) birlikdə qoyun. Eyni şəkildə, ödəmə miqdarı və sığorta şəhadətnamələri daxil olmaqla, subpodratçılar ilə əlaqəli bütün məlumatları bir yerdə yerləşdirin. Səyləriniz auditdən asılı və daha sürətli aparılacaq.
Bordroya nə daxildir?
İşçinin təzminat mükafatı, əmək haqqınızın faiz dərəcələrini vuraraq və nəticəni 100-ə bölməklə hesablanır. NCCI və dövlət işçilərinin bir çox kompensasiya orqanları əmək haqqı olaraq əmək haqqı ödəyirlər . Bu şərtlər tez-tez əvəzsiz istifadə olunur. Həm işçilərinizin təşkilatınıza göstərdiyi xidmətlərin pul dəyərini ifadə edirlər.
Əmək haqqına daxil olan xərclər bir qədər dövlətdən dövlətə dəyişir. Lakin, ümumiyyətlə aşağıdakıları ehtiva edir:
- Brüt əmək haqqı və əmək haqqı, o cümlədən geriyə dönən əmək haqqı və əmək haqqı
- Komissiyalar. Bu, bir işçi tərəfindən alınan komissiyalardan ibarətdir və hər hansı komissiyaya qarşı çəkilir.
- Fond bonus planları daxil olmaqla bonuslar
- Tətil, bayram və xəstə ödəmə
- Çox vaxt ödəniş. Bir neçə dövlətdən başqa, mükafat düz vaxtda hesablanmış çox işləməni əhatə edir. Məsələn, işçinin normal saatlik məzənnəsi saatda 20 dollardır. İşçinin 20 saatlıq əlavə iş saatları üçün 600 dollar ödənildiyi təqdirdə, əlavə iş haqqının yalnız 400 dolları daxil olursunuz.
- Sosial təminat, Medicare və ya pensiya planı üçün tələb olunan ödənişlərdən başqa, işçilərin ödənişindən tutmuşduğunuz ödənişlər
- İşçiləri işdən başqa bir müddətdə ödəmişlər. Nümunələr parça işi, mənfəət mübadiləsi və ya təşviq planlarıdır.
- İşçilərin yerinə yetirmək üçün istifadə etdiyi əl alətləri və ya əl elektrikli alətlər üçün ödəniş və ya ödədiklər
- Bir işçiyə verilmiş mənzilin və ya evin icarə dəyəri. Həmçinin, işçinin digər ödəmə hissəsi kimi qəbul etdiyi digər yaşayış və yeməklərin dəyəri
- Ödəmələr, işçilərin pensiya, kafeterya və ya əmanət planları üzrə ümumi ödənişlərindən çıxarılıb
- Sığortalanmamış subpodratçıların əməkdaşları üçün əmək haqqı (aşağıdakı şərhlərə baxın)
Bordrodan istisna nədir?
Qiymətləndirilən işçilərin əmək haqqının ödənilməsi üçün əmək haqqı hesablandıqda adətən istisna olunan bir sıra xərclər vardır. Bunlar dövlət tərəfindən fərqlənir, baxmayaraq ki, bunlar aşağıdakılardır:
- İşçilər tərəfindən alınan məsləhətlər və digər mükafatlar
- Kədər ödənişi (işləyən vaxtdan başqa)
- İşəgötürəndən alınan mallara endirimlər
- Xərclərin ödənilməsi
- Aktiv hərbi vəzifə ödə
- Birbaşa ödənişlər
Sınıflandırmalar
Auditorun əsas vəzifələrindən biri sığorta şirkətinin düzgün təsnif olunmasını təmin etməkdir. İşçilərin təzminat təsnifatı sistemi fərdi işçiləri deyil, müəssisələri təsnif etmək üçün nəzərdə tutulmuşdur. Auditor sizin siyasətinizdə sadalanan əsas təsnifatın düzgün və düzgün olmadığını müəyyən etmək üçün şirkətinizin əməliyyatlarını nəzərdən keçirəcəkdir.
Əsas təsnifat ümumi biznesinizi yaxşı təsvir edən təsnifatdır. Bu, tez-tez idarəetmə təsnifatı ilə eyni olur (təsnifat ən çox əmək haqqı verilir). Məsələn, bir maşın dükanını idarə etdiniz. Bəzi işçilər torna ilə işləyir, digəri isə qazma presləri və ya ştamplama maşınları ilə işləyir. İşçiləriniz tərəfindən həyata keçirilən xüsusi tədbirlər işçinin işçidən fərqlənə bilər. Halbuki, onların hamısı əsas təsnifata, Machine Shop'a uyğun gəlir.
Bəzi işçilər ayrıca təsnifləşdirmə tələb edən vəzifələri yerinə yetirə bilərlər. Məsələn, maşın dükanınız işini digər işçilərdən uzaq bir iş yerində icra edən bir işçi işçisi edir. Bu işçi, ehtimal ki, Machine Shop-dan çox təsnifat Klerical Office Employee təyin ediləcəkdir.
İşçilərin təzminat təsnifatı sistemi olduqca mürəkkəbdir. Auditorunuz biznesinizi anlaya bilməyən və ya sizin üçün anlamsız bir şəkildə yenidən təsnif edə bilər. Bu vəziyyətdə auditordan izahat tələb edin. Hələ dəyişikliklər haqqında qarışıqlıq varsa, agentinizdən və ya brokerdən kömək üçün müraciət edin.
Auditorla görüş
Audit aparmaq üçün auditor sizinlə və ya firmanızın etibarlı nümayəndəsi ilə görüşməlidir. Bu vəzifəni başqasına verərsənsə, əmin olun ki:
- biznesinizi yaxşı bilir
- firmanızın əməliyyatlarının bütün mərhələlərini başa düşür
- Hər bir işçinin hansı vəzifələrin yerinə yetirildiyini bilir
- Şirkətinizin işçilərin təzminat siyasətini , o cümlədən təsnifatlarını anlayır
- firmanızın maliyyə hesabatlarını, əmək haqqı məlumatları da daxil olmaqla, auditorun suallarına cavab verə biləcəyini anlayır
Auditorla görüşdüyünüzdə, siz və ya təsisçiniz kooperativ olmalıdır və auditorun suallarını cavablandırmanız mümkündür. İstənmədiyi məlumatı verməyin.
Bir çox müəssisə kimi, firma mühasibat uçotu və ödəmə funksiyalarını idarə etmək üçün kənar mühasibat firması işə götürə bilər. Mühasibiniz sizin adınızdan auditlə görüşməlidirmi? Cavab yoxdur. Mühasibiniz Auditoru yoxlamaq üçün lazım olan maliyyə qeydlərini təmin edə bilər. Lakin auditor fiziki audit aparmaq üçün binanı ziyarət etməlidir.
Subpodratçılar
Bir çox dövlətlərdə sığortalanmamış subpodratçıları işə götürən podratçıların üzərinə məsuliyyət qoyan qanunlar var. Bu qanunlar sizin işiniz podratçı kimi fəaliyyət göstərsə, sizə tətbiq olunacaq və başqalarına iş verəcəkdir.
Misal üçün, şirkətiniz, ABC Construction, P & J Santexnika adlı bir taşeron işə götürdüyünü güman etsəniz, yenilədiyiniz bir binada boru işi aparmaq üçün. P & J işçisi işdən yaralanıb və işçilərin kompensasiya tələbi ilə müraciət etməyə cəhd göstərir. Ancaq P & J işçilərin təzminat təminatını satın almamışdır. Çox dövlətlərdə yaralanan işçi işçinin təzminat siyasətinə əsasən faydalana bilər.
Sığortaçılar , qanunla tələb edilmədən sığorta olunmayan subpodratçıların işçilərinə fayda təmin etməlidirlər. Beləliklə, auditorunuz vergi sənədlərinizi nəzərdən keçirəcək və subpodratçılar üçün verilmiş 1099 formaları axtaracaq. O, işə götürən hər bir taşerondan sığorta şəhadətnaməsini əldə edib-etmədiyini yoxlayacaq. İşəgötürən hər hansı bir subpodratçı işçinin təzminat sığortasına dair sübut təqdim etmədikdə, auditor bu podratçının sığorta hissəsi üçün əlavə mükafat ödəyəcəkdir.
Sığortasız subpodratçı üçün ödənilən faiz, subpodratçı tərəfindən yerinə yetirilən işin növündən asılıdır. Məsələn, subpodratçı dam örtüyü işlədirsə, tətbiq olunan dam örtüyünün dərəcəsi istifadə olunacaq. Bu tarif, taşeron işin bütün hissəsinə və ya bir hissəsinə tətbiq olunacaq. Əgər subpodratçıya ödənilən pul yalnız əməklə məşğul olsa, bütün xərclər (100-ə bölünür) mükafatın əsasları kimi istifadə olunacaq.
Podratçı Versus Taşeron
Işiniz podratçı deyilsə, işə götürən müstəqil podratçıların işçiləri tərəfindən yaranan zədələrdən məsuliyyət daşıyırsınız? Cavab ümumiyyətlə yoxdur. Podratçı sizdən asılı olmayan bir işi həyata keçirir. Beləliklə, podratçı öz yaralı işçilərinə işçilərin kompensasiya müavinətlərinin verilməsi üçün məsuliyyət daşıyır.
Məsələn, bir pərakəndə mağazanızın olduğunu varsayalım. Mağazanızdakı köhnə linoleum zəmini yıxmaq və yenisini ilə əvəz etmək üçün bir mərtəbə podratçısı olan Fabulous Flooring-i işə salırsınız. İstədiyiniz nəticə (yeni bir mərtəbə) və Fabulous işi işə salırsınız. Fabulous supervayzer döşəmə işçilərinə nəzarət edir. Nəzarətçi iş proqramlarını təyin edir və işçilərin işlərini necə yerinə yetirəcəyini diktə edir. Yeni mərtəbəni quraşdırarkən Fabulous bir işçi yaralanırsa, Fabulous (firma deyil) işçi üçün məsuliyyət daşımır.
Bir şirkətin müstəqil podratçı işçilərinə xəsarət yetirmək üçün məsuliyyət daşıyacağı bəzi hallar mövcuddur. Beləliklə, bütün müstəqil podratçıların işəgötürənlər işçilərin əmək haqqının ödənilməsini sığorta etdiklərini sübut edirlər.