Bir sıra müxtəlif satınalma kartı proqramları var, bəziləri isə şirkət tərəfindən təsdiq edilmiş satıcılardan istifadə edir, bəziləri isə hər hansı bir satıcıdan istifadə etməyə imkan verir.
Bir satınalma kartı istifadə edən bir işçinin satınalmaları ümumiyyətlə kiçik və aşağı qiymətlidir. Təchizat kartı proqramları ilə bağlı bir çox mənfi reaksiyalar xüsusilə işçilərin kartın istismarına yönəldilmişdir. Bununla belə, satınalma proqramlarının faydaları proqramı işləyən risklərdən və xərclərdən daha çoxdur.
Satınalma Kartlarının Faydaları
ABŞ Hökuməti 2500 ABŞ dolları məbləğində satınalmalar ümumi hökumət xərclərinin 2 faizini təşkil edirdi, lakin bütün satınalmaların 85 faizi hesab etdilər. Bu kiçik satınalmaların inzibati xərcləri tez-tez faktiki dollar sərf etdiyindən, satınalma kartlarının istifadəsi bir çox dövlət idarələrində artmışdır. Bir hökumət idarəsi, Ticarət Departamenti, satınalma kartlarının istifadəsinin idxal xərcləri və işləmə müddətinin azaldılması üçün illik 22 milyon dollardan çoxunu xilas etdiyini təxmin etdi.
Kartların istifadəsi satınalma şöbələrinə səylərini ümumi satınalmalar sərfinin 15 faizinə cəmləşdirməyə imkan verdi ki, bu da ümumi xərclərin 98 faizini təşkil edir.
Daxili nəzarətin həyata keçirilməsi
Təchizat kartlarının istismarı başlıqlı xəbərlərdir, lakin tez-tez bu sui-istifadələr, xüsusilə Hökumət idarələrində, adətən yüksək dollar dəyərini göstərir, lakin tez-tez ümumi xərclərin bir faizinin yarısından azdır.
Ancaq istismar meydana gəlir, ancaq tullantıların və sui-istifadələrin azaldılması üçün lazımi daxili nəzarətin həyata keçirilməsi ilə idarə oluna bilər.
Güclü idarəetmə istiqaməti uğurlu satınalma kartı proqramı üçün vacibdir. Rəhbərlik, icazə verilən kartın istifadə etdiyi şeyləri dəqiq müəyyən etməlidir və ödəmə sui-istifadə, fırıldaqçılıq və sui-istifadə üçün cəzaları təyin və təyin etsin. Əlbəttə, nəzarət orqanlarının həyata keçirilməsi üçün arxa ofis prosedurları və resursları olmalıdır. Təchizat kartı sui-istifadələrini izləmək və məşğul olmaq üçün kifayət qədər resurs yoxdursa, proqramda öhdəliyin olmaması onun istifadəçiləri tərəfindən göründüyü üçün istismar davam edəcək və artacaq.
Kim bir kart alır?
Təchizat kartı proqramlarında görülən başqa bir mənfi cəhətdir ki, şirkətlər satınalma edən bütün işçilərinə kart vermək lazım olduğunu düşünürlər. Bu belə deyil; bir tədarük kartı verilərək güvən verilir. Şirkət şirkətin pulunu sərf etdikləri üçün kartın istifadəçisinə etibar edə bilməli olmalıdır. İşçilərin seçilməsi, nəzərdən keçirilməsi və təsdiqlənməsi lazım olan bir təsdiq prosesi olmalıdır. Bir işçinin pis krediti varsa, onda bir şirkət satınalma kartı verilməlidirmi?
Sərfiyyat sərhədlərinin tətbiq edilməsi
Hər hansı bir kredit kartı kimi, istifadəçi üçün kredit limiti olmalıdır.
Kredit kartı şirkətləri kart sahiblərinə ödəmə qabiliyyətinə əsaslanan bir limit verir. Təchizat kartı sahibləri üçün şirkətlər kart sahiblərinə öz mövqeyinə və ehtimal olunan xərclərə uyğun xərc sərhədini verməlidirlər. Məsələn, IT-analitik kimi işləyən bir şəxs yalnız bir ildə bir neçə yüz dolar təşkil edə biləcək printer mürəkkəbləri və kiçik kompüter şəbəkələri satın alması üçün tələb oluna bilər. Bu işçinin xərcləmə həddi bunu əks etdirməlidir və bütün İT heyətinə verilə bilən 2500 ABŞ dolları məbləğində ədalətli xərc sərf etməməlidir. Xərc sərhədləri dövri olaraq nəzərdən keçirilməlidir, belə ki, işçilərin müvafiq xərcləri əsasında müvafiq səviyyə verilir.