Lazımsız xərcləri azaltmaq üçün necə
Bununla belə, bir çox firma kredit kartı siyasətinin işlənib hazırlanmasına dair ən yaxşı yollardan xəbərdar deyil. Bir çox biznes sahibləri həmişə bu siyasəti yaratmağı arzulayır, lakin bunun necə aparılacağına dair istiqamət yoxdur. Buna görə, şirkətlərin işçi kredit kartı siyasətlərini necə effektiv şəkildə yarada biləcəyi barədə aydın bir təsvirdir.
Kart sahibinin məsuliyyəti
Bir şirkət öz işçilərinə kredit kartı verirsə, kartın istifadəsini tənzimləyən qaydalar müəyyənləşdirilməlidir. İşçilər kartın təhlükəsizliyi və şirkətlə bağlı hər hansı bir məlumatın gizliliyi üçün məsuliyyət daşıyırlar. İşçilər kartın təhlükəsiz yerdə saxlandığını təmin etməlidir, kart saxta fəaliyyətlərdən azaddır və kartın identifikasiya nömrəsi qorunur. Şirkət də iş kredit kartının yalnız işçinin və digər şəxsin istifadə etdiyi məhdud olduğunu bildirməlidir.
Sərfiyyat sərhədlərinin yazılması
Şirkət, kredit kartının istifadə olunduğu fəaliyyətlər və əməliyyatlar barədə diktə edən qaydalara uyğun gəlməlidir.
Əslində, xərclər xüsusi işçilərin ehtiyacları ilə məhdudlaşmalıdır. Hər bir şöbənin öz xərc sərhədləri olmalıdır. Bir şirkət kimi , emissiya zamanı sərf hüdudları barədə hər bir işçiyə məlumat vermək yaxşıdır. Bundan əlavə, hər bir işçi bu həddən artıq olmamalıdır və əgər varsa, onlar sərhəd haqları üzərindən çəkinirlər.
Nəhayət, şirkətin kredit kartları heç nağd avanslar üçün istifadə edilməməlidir.
Daimi istifadə hesabatı
Hər bir şirkət hər hansı bir şirkətin kredit kartı istifadə üçün məsuliyyət daşıyırlar. Deyək ki, hər ayın sonunda hər bir işçi bütün ödənişlərin, daxilolmaların və düzgün mühasibat uçotunun ətraflı izahatını təqdim etməlidir. Hər bir işçi, vergi məqsədləri üçün şirkətə təqdim edilməzdən əvvəl, xərc xərclərinin aylıq bəyannaməyə əlavə olunmasını təmin etməlidir. Bütün bunlar gec ödəmələrin qarşısını almaq üçün vaxtında aparılmalıdır. Bunu etmək, şirkətin aylıq xərclərini asanlıqla nəzarət etməsini təmin edəcək və audit daha asan olur.
Fərdi xərclər üzrə kartların istifadəsi yoxdur
Şirkət, işçinin kredit kartından istifadəyə çox sərt olmalıdır ki, heç kimin fərdi xərclər üçün istifadə etməsinə icazə verilmir. Bir sözlə, kartın istifadəsi bizneslə əlaqəli fəaliyyətlərlə məhdudlaşmalıdır. Şəxsi istifadənin tərifi, bu halda, biznesin fəaliyyəti ilə bağlı olmayan bir xərcdir . Şirkət kartı öz ödənişləri ilə istifadə edən istənilən işçiyə çox ağır olmalıdır.
İstifadə müddəti
Bir şirkətin işçi kredit kartlarını çıxarması halında, müəyyən bir müddət sonra kartın nəzərdən keçirilməsi məsləhət görülür.
Kartın nəzərdən keçirilməsi şirkətin mühasibat şöbəsinin üzvü ilə birlikdə işçilərin dərhal nəzarətçisi tərəfindən aparılmalıdır. İşçinin nəzarətçisi kartın istifadəsinin nə üçün nəzərdə tutulduğuna görə məhdudlaşdırılmasını təmin etməlidir. Digər tərəfdən, mühasibat şöbəsi işçinin təqdim etdiyi bütün daxilolmalar və digər xərc sənədlərinin etibarlı olub-olmadığını yoxlamalıdır.
Buna görə, hər bir şirkətin şəxslərin kartın sui-istifadəsinə mane olmaq üçün effektiv və etibarlı bir işçi kredit kartı siyasəti olmalıdır. Yaxşı bir maliyyə vəziyyətində bir şirkət yerləşdirəcək, çünki heç bir işçi kartı şəxsi xərclər üçün sui-istifadə etmir. Həmçinin, şirkət həm nəzarətçi, həm də mühasibat şöbəsi siyasətin bütün aspektlərini başa düşməlidir.