Satıcı, RFP-də göstərilən tələbləri başa düşməyə əsaslanan bir təklif hazırlayacaq və rəqabətçi təkliflər qazanan satıcı seçilməsini və ya təqdimatların şirkətə çatdırılmasını təmin edən satıcıların qısa siyahısını hazırlamaq üçün qiymətləndiriləcəkdir .
Təklif sənədinə dair tələbin müəyyən edilməsi
RFP sənədinin müştərinin biznes tələblərini yerinə yetirən bir satıcı əldə etmək vacibdir. Sənəd qüsurlu olsa da, ikitərəfli tələblər, çatışmazlıq tələbləri və ya satıcının əsassız tələbləri ilə əlaqədar olaraq, RFP prosesi tam olmayan təkliflərə və ya bəzi hallarda heç bir təklif verməyəcəkdir. Satıcılar, aldıqları hər bir İHM-ə təklif təqdim etməmələrinə və tələblərin yerinə yetirilməsinə dair tələbləri yerinə yetirə bilsələr belə, tələbləri vaxtında çatdırmaq qabiliyyətinə malik ola bilməzlər. Daha sonra müştəri RFP-ni öz sahəsində lider ola biləcək kiçik satıcılar üçün göndərir, lakin müştərinin ehtiyaclarını yerinə yetirmək üçün imkan və imkanlara malik deyildir.
Hər bir RFP müəyyən edilmiş tələblərə və müştərinin xüsusi ehtiyaclarına əsasən fərqlənəcəkdir. Eyni şirkətdə olsa da, RFP sənədinin əsas tələblərə əsasən diqqət mərkəzində olması mümkündür. Bəzi TTP-lar üçün diqqət mərkəzində ola bilər, digərləri isə çatdırılma müddətlərinə və ya lazım olan maddələr üçün keyfiyyət tələblərinə diqqət yetirirlər.
RFP sənədinin xüsusi xüsusiyyətləri
Tələb olunan RFP sənədinin bəzi xüsusiyyətləri var. Məsələn, hər RFP müştərinin bütün potensial təchizatçılardan bir təklif təqdim etməsini tələb etdiyi müəyyən bir tarix və vaxta sahib olmalıdır. Təkliflər həmin tarixdən sonra təqdim edildikdə, onlar atılmalıdır. Satıcı bir təklifi vaxtında təqdim edə bilmirsə, bu, təşkilatla və ehtimal ki, çatdırılma məsələlərini ehtimal edə bilər.
Bununla belə, müştəri təklif vermək üçün satıcılara kifayət qədər vaxt verməlidir. Tələblər xüsusilə mürəkkəbdirsə, təchizatçılar cavab tələblərini bir anlaya biləcək və sonra bir təklif toplayacaq sahələrə ayırmaq üçün bir cavab qrupunu birləşdirməyə ehtiyac duyurlar. RFP-də müəyyən edilmiş vaxt qısa müddətdə olduqda, cavablar qısa müddətdə baş verə bilər və satıcılar layihənin mürəkkəbliyində tam olaraq başa düşülməməyi qiymətləndirə bilərlər. Bu, qeyri-dəqiq təkliflər və qiymətsiz RFP prosesinə səbəb olacaq.
Satıcıların RFP-də göstərilən tələblərə dair əlavə suallar olduqda RFP sənədində prosesi göstərməlidir. Vendorlara müştərini çağırmağa icazə verilməməlidir, çünki bu bir satıcıya rəqabət üstünlüyü verən əlavə məlumat veriləcəyinə səbəb ola bilər.
Hər bir satıcı nümayəndəsi müştəriyə yönəlmiş sualları soruşmaq və dinləmək üçün bir konfrans zəngini təşkil etmək yaxşıdır. Bu, tender prosesində ədalətli olmağı təmin edir.
RFP sənədində satıcıların RFP cavabının formatını da dəqiq müəyyən etməlidir. Bu dəqiq müəyyən edilməmişsə, müxtəlif formalarda olan cavablar göndəriləcək və satıcı təkliflərini müqayisə etmək mümkün olmayacaqdır. Cavab formatı, hər bir bölmədə satıcıdan tələb olunanları , məsələn, potensial komanda üzvlərinin rezyumesi, təchizatçıları tələbləri anlayan bir sənəd və qiymət üçün bir format kimi müəyyənləşdirməlidir. Hər bir satıcı düzgün cavab formatına əməl edərsə, bu, təkliflərin daha asan müqayisə olunmasını təmin edəcəkdir.