Bir çox biznes üçün, bir şey yanlış gedir halda borc ödeneği departmanı çox diqqət ala bilməz. Ancaq yaxşı ödənişli olan borc ödeneği şöbəsindən qazanılacaq bir çox şey var. Bunun əvəzinə, yalnız bir yerə axmaq olan bir problemdən çox şey çıxa bilər. Bu şöbə tez-tez bir işin pul vəsaitlərinin hərəkəti üzərində böyük təsir göstərir və təchizatçılarla ödəniş sazişlərindən faydalanmaq üçün əldə edilə bilən və ya itirilən imkanlar var.
Yaxşı işləyən borc öhdəlikləri bölməsi həcmi endirimlərdən və erkən ödəniş endirimlərindən, digər xərclər və investisiyalar üçün biznesin ən çox nağd pulunu saxlamaq üçün ən yaxşı üsulu müəyyən etməkdən istifadə etməlidir. Bu şöbə təchizatçıların tədarükü və müqavilələr əsasında öhdəliklərini yerinə yetirməsini təmin edə bilər, həcm və ya keyfiyyət standartları yerinə yetirilmədikdə, məsələlər həll edilir və müvafiq düzəlişlər aparılır.
Ümumi hesablar borclu problemlər
Xərclərin kəsilməsi və pulun azad edilməsi üçün bir çox imkanlar mövcud olsa da, bu məqsədlərə nail olmağa çalışarkən biznesin üzləşdiyi bir sıra maneələr də var. Canon'un 2014 Hesablama Ödənişli Optimallaşdırma Çalışması, kağız işlənmə ən çox problem olan kağız faturalandırmasıyla məşğul olmaq üçün lazım olan bir çox təşkilat üçün ən böyük problemlər qaynaqlarından biri olduğunu təsbit etdi.
Digər narahatlıq mənbələri:
- Ödənişlərin vaxtında aparılmasını təmin etmək
- Faktura təsdiq prosesini asanlaşdırmaq
- Təchizatçılarla ən yaxşı ödəmə şərtlərini əldə etmək və hər iki tərəfin öhdəliklərin yerinə yetirildiyinə əmin olmaq
- Təchizatın mühasibat uçotu və faturalandırma sistemlərinin müxtəlifliyi ilə məşğul olmaq
- Məlumatların və əməliyyatların təhlükəsizliyinin qeydiyyatı və təsdiqlənməsi
Siyahıda göstərilən məsələlərin əksəriyyəti pisləşir və ya kağız fakturasındakı asılılıqla yaradılır. Lost sənədlər, gecikməli və ya qaçırılan ödənişlərə gətirib çıxaran bir çox təşkilatda tez-tez problemdir. Əlavə olaraq, bir sıra müəssisələr sənədləşmə işlərini rəqəmliləşdirməklə məşğul olsa da, təchizatçıların əksəriyyəti hələ də poçt faktura göndərir və ya faksla göndərirlər.
Ən kiçik biznes öz hesabları ödənişli sənəd işlərini idarə edir və bunun çoxu əllə edilir. Bir neçə təchizatçı elektron ödənişə keçdikdən sonra, bir çox təşkilat məlumatların əllə daxil edilməsi və sənədlərin rəqəmsal nüsxələrini yaratmaq üçün böyük miqdarda işçi qüvvəsini sərf edir.
Kağız sənədlərin istifadəsi tez-tez faktura təsdiq prosesini yavaşlatır, çünki nüsxə edilməli və nəzərdən keçirmək üçün müvafiq idarəetmə üzvlərinə çatdırılmalıdır. Sənədlər rəqəmsal formatda asanlıqla əldə edilə və ya mövcud deyildirsə, məlumatları təhlil etmək və ən yaxşı ödəniş sazişlərinin əldə edilməsi və öhdəliklərin yerinə yetirilməsinin təmin edilməsi çətindir. Müvəqqəti və erkən ödənişli endirim razılaşmaları tələb olunduqda müəssisələr ödəmə edə bilmədikdə asanlıqla itirə bilər, buna görə sənədləşmə ilə bağlı məsələlər bahalı ola bilər.
Təkmilləşdirmə və Optimallaşdırma
Hesab öhdəliklərinin yerinə yetirilməsi ilə bağlı bir sıra məsələlərin eyni kök səbəblərindən qaynaqlandığından, təşkilatların eyni zamanda bir çox narahatlıqları həll edəcək bir neçə düzəliş var. Təşkilatların ödənişli şöbə proseslərini düzəltmək üçün ən təsirli yollarından üçü bunlardır:
- Sənədlərin rəqəmləşdirilməsi üçün obyekt xarakterinin tanınmasını istifadə edin
- Təchizatçılar üçün əlçatan olan online portallardan faydalanın
- İdarəetmə iş axını yaradın
OCR
Bir çox şirkət rabitə sənədlərin rəqəmsal nüsxələrini yaratmaq üçün skanerlərdən istifadə edirsə, bu, ümumiyyətlə, yalnız bir kompüterdə saxlanılan bir sənədin görüntüsünü meydana gətirir. Bu, məlumatların hələ bir verilənlər bazasına daxil edilməsini tələb edir, buna görə də qeydlərin itirilməsi bir məsələdən az olsa da, hələ də vaxt alıcıdır.
Obyekt xarakterinin tanınması və ya OCR, bir sənədin taranmasını və ondan alınan məlumatları ehtiva edir. Bu məlumatlar bir verilənlər bazasına və ya elektron tabloa avtomatik olaraq əlavə edilə bilər. OCR prosesi əllərindəki məlumatların daxil edilməməsi səhvləri məsələsini azaltmağa kömək edir və sənədlərin alınması anında məlumatın daxil edilməsinə imkan verir. OCR bir işçinin bir sənəd faylını yaratmaq üçün bir sənəd tarar kimi eyni vaxtda götürür və ümumiyyətlə əlavə addımlar tələb etmir. Per Gartner, işçilərin birbaşa iştirak etməsi lazım olmadan, fakturalarının yüzdə 80 və ya daha çoxunu göndərə biləcək təşkilatlar var.
Təchizatçı Portalı
Faktura və məlumatların mərkəzləşdirilmiş bir sistemə daxil edilməsi prosesini sadələşdirmək, biznesin və onun tədarükçülərinin sifarişləri izləmək, faktura baxmağa və ödənişlərin edildiyini görməyə imkan verən bir onlayn portal yaratmaq və ya istifadə etmək imkanını yarada bilər. Bu məlumatları bir təşkilatdakı bir sıra şəxslərə çatdırmaq, borc ödeneğinin şöbəsinin düzgün bir şəkildə nəzarəti təmin etməsinə kömək edə bilər və fakturanı təsdiqləmək üçün lazım olan vaxtın sürətləndirilməsinə kömək edə bilər. Təchizatçıların portala daxil olmasını təmin etmək, həmin müəssisələrə faktura və ödənişlərin ödənilməsini, habelə alınan və ya faktura məsələləri ilə bağlı hər hansı bir problemdən xəbərdar olmaq imkanı verir.
İş Akışları və Prosesləri Yaradın
Ancaq bir təşkilat, məlumatların idarə edilməsi səylərini idarə etmək qərarına gəlir, hesabları və ödənişləri idarə etmək üçün müəyyən bir prosesin olması vacibdir. Bu, müəssisələrə əməliyyatların təmin edilməsini və səhv və ya gecikmələrə səbəb olduqda alternativləri müəyyən etməyə imkan verir. Deloitte-a görə, bu proseslər bir faktura aldıqda, məlumatların necə girildiyini və paylaşıldığında və hesabat fakturalarının qəbul edilməsi prosesinin nə olduğu zaman hesabat borc bölməsinin nə olduğunu dəqiqləşdirməlidir. Təchizatçıların müxtəlif növlərinin ödənilməsi ilə məşğul olmaq üçün ən yaxşı yolları müəyyənləşdirmək üçün əsaslar da olmalıdır.
Bir çox təchizatçı 30 və ya 90 gün ərzində ödəniş üçün endirimlər təklif edərkən, bununla belə bir təşkilatın pul vəsaitlərinin hərəkətini maneə törədəcək endirimə dəyər ola bilməz. Həm şirkətin, həm də tədarükçülərin müqavilənin və ya müqavilənin reqlamentlərinə cavab verdiyini təsdiq etmək üçün bir yol var. Bu məsələlərlə məşğul olmaq üçün iş axınlarının yaradılması təşkilatların doğru seçim etmələrinə kömək edə bilər.
Təchizatçılar vaxtında, kifayət qədər miqdarda və ya lazımi miqdarda səhmdarla təmin etmədikdə, şirkətlər bu məsələlər həll olunana qədər faktura ödəmək istəmirlər. Bu məsələlər ortaya çıxdıqda hansı işlərin görülməsini müəyyənləşdirmək üçün iş akışı kritik ola bilər. Bundan əlavə, tədarükçülərə ödənişlər də güzəştlərin itirilməsinin qarşısını almaq və ya gec ödənişlər üçün cərimələr tətbiq etmək üçün vaxtında edilməlidir. Hər bir təchizatçı müqavilənin sənədləşdirilməsinə və dəyişiklik edildiyi kimi yenilənməsinə ehtiyac vardır və proseslər hər bir hesabın müvafiq qaydada işlənməsini təmin etməlidir.
İş axını yaratmaq da bir şirkətə kömək edə bilər:
Outsourcing
Qeydlərin rəqəmləşdirilməsi, OCR tətbiq edilməsi və təchizatçıların əldə etdiyi bir portaldan istifadə edilməsi kiçik biznes üçün zəruri olan bir şey olmaya bilər, lakin təşkilatların dəyəri biznesdən istifadə edə biləcəyini düşünməməlidir. Elektron sistemlərin yaradılması və saxlanılması xərcləri bir çox kiçik və orta ölçülü təşkilatlar üçün qadağan edilə bilər, baxmayaraq ki, evdə tez-tez lazım deyildir. Təşkilatlar bu vəzifələri kənar edə biləcək bir sıra üçüncü tərəf provayderləri var. Təşkilatlar, bir şirkətin təchizatçı müqavilələrini təhlil etmək üçün iş akışlarını yaratmasına kömək etmək üçün bir OCR prosesinin qurulmasından hər şey üçün kənar yardım ala bilərlər.
Təşkilatlar bir sıra İT sistemlərinin həyata keçirilməsi üçün xərcləri özləri edə bilməyəcəklər, baxmayaraq ki, üçüncü tərəfin onları idarə etməsi çox vaxt əlverişlidir. Müəssisələr, bu sistemləri potensial qənaət və nağd pul azadlığı dəyərinə qarşı bu sistemləri inkişaf etdirmək üçün xarici partiyalardan istifadə xərclərini müqayisə etmək lazımdır, lakin xarici şirkətlər təşkilatların adətən çox bahalı olacağı texnologiya və sistemlərdən istifadə etməyə imkan verir.
- Satınalma sifarişlərinin hər bir yeni sifariş üçün yaradıldığından əmin olun
- Fakturaların alınan məhsullarla uyğunluğu və müqavilə razılaşmalarına cavab verdiyini təsdiqləyin
- Ödəmələrin edilməsini, vaxtında edildiyini və təkrarlanmadığını təmin etmək üçün qeydləri yoxlayın
- EFTs və ya kredit kartları vasitəsilə faktura ödəmənin ən yaxşı üsulunu müəyyənləşdirin, ödənişləri azaltın