Konfrans əvvəlində konkret olaraq.
Tez-tez görüşməyi planlaşdırmır olanlar üçün əvvəlcədən konsepsiya ilk növbədə rahatsız və ya narahat ola bilər, çünki yeni şərtlər və ya dil daxil ola bilər, məsələn, "hadisəni bərpa etmək" və ya "ziyafət hadisəsi qaydası".
Tədbirin planlaşdırıcısı Pre-Con'dan nə gözləyir?
Pre-con, hadisə və ya proqramın keçiriləcəyi hadisə satıcıları və tədarükçüləri ilə keçirilən görüşdür. Həqiqi tədbirdən bir-iki gün əvvəl keçirilir və bir hadisə günü baş verən gedişdən fərqlidir.
Bəzi insanlar pre-con görüşlərini daha geniş konfranslar, konvensiyalar, kongreler və təşviq proqramları planlaşdırmaqla birləşdirə bilərlər. Bununla yanaşı, seminarlar və digər xüsusi tədbirlər üçün pre-con görüş keçirmək də ümumi.
Pre-Con Buluşması zamanı nə gözləmək olar?
Pre-con görüşməsi, hadisə planlayıcısına, proqramda iştirak edən təchizatçı idarəetmə komandası ilə müəyyən bir proqram üçün bütün son loqistika nəzərdən keçirmək imkanı verir.
Tipik olaraq, pre-con iclası bir yerin konfrans xidmətlərinin meneceri tərəfindən əlaqələndirilir və planlaşdırılır. O, tədbirdə iştirak edən müxtəlif sahələrdən olan menecerləri bir hadisə üçün xüsusi rolunun logistikasını nəzərdən keçirmək üçün dəvət edəcəkdir.
Görüş və ya hadisə planlayıcısı ilə əlaqəli hər kəslə əlaqə yaratmaq üçün əla vaxtdır.
Pre-con zamanı, hadisə planlayıcısının tədbirin əsas məqsədi, o cümlədən tədbirin keçirilməsinə dair təşkilati tədbirlər, tədbirdə əsas mesajlar və vacib VIP-lər haqqında mühüm məlumatları əks etdirmək üçün uyğun olmalıdır.
Pre-Con Tədbirin davamını nəzərdən keçirmək üçün doğru vaxtdır
Tədbirin bərpası həmçinin hadisə spesifikasiyası kimi tanınır. Proqrama və ya hadisəyə dair bütün məlumatları, proqramın özü ilə bağlı məlumatları da daxil edir. Bu maddələr aşağıdakılardan bəzilərini və ya hamısını əhatə edə bilər: tarix, vaxt, əlaqə, iştirakçı profil, fövqəladə kontaktlar, ərzaq və içki, nəqliyyat, göndərmə məlumatı, billing, audio / vizual və digər xüsusi ehtiyaclar.
Hər bir şöbə müdiri, müvafiq detallar və onların tipik əməliyyat prosedurları daxil olmaqla , hadisənin anlayışını nəzərdən keçirəcəkdir. Onlar hadisə müqaviləsi və banket hadisəsi əmrlərinə əvvəllər paylaşılan məlumatları başa düşəcəklər.
Yığıncaq və tədbir planlaşdırıcıları, bu müddət ərzində hadisənin xüsusiyyətləri ilə əlaqədar ətraflı suallar vermək xahiş etməlidir, məsələn, təmsil olunan bütün sahələrdən faktiki hadisə zamanı kadr səviyyələri və əsas kontaktlar adları. Pre-con müzakirəsinin əsas elementləri aşağıdakıları nəzərdən keçirə bilər:
- Qida və içki tələbləri
- Qonaq otağı siyahısı tələbləri (lazım gəldikdə)
- Konfrans və ticarət nümayiş sərgilədiyi tələblər
- Yığıncaq otağı və ticarət sahələrində tələblər (mərtəbə planları)
- Elektrik və telekommunikasiya kimi texniki tələblər
- Lövhəcik yerləşdirmə haqqında ətraflı məlumat
Hər hansı bir son dəqiqədə dəyişiklik etmək üçün ideal vaxtdır. Həmişə bunu sevməsələr də, əksər satıcılar və təchizatçılar ağlabatan (və əsassız) dəyişikliklər gözləyirlər. Əlbəttə ki, əgər quraşdırma əvvəlcədən müəyyənləşib bir müddət ərzində planlaşdırılırsa, hər şeyin düzgün işlədiyinə əmin olmaq üçün erkən bir otaqdan yoxlama aparmağı düşünün.