Təşkilat əldə etmək, kağızların yığışdırılmasından və masanızdan çıxan dəhşətdən təmizlənmədən çox daha çoxdur. Təşkilat sizin biznesinizin müxtəlif hissələrinə sistem və prosedurların yaradılmasını nəzərdə tutur; bu daha məhsuldar və məhsuldar olmağa kömək etmək üçün potensiala malikdir. Aşağıdakı fikirlər sizin kiçik biznesinizdə daha çox təşkil edilə biləcək ən yaxşı yollardan bəzilərinə daxildir. Sürətli və davamlı inkişaf üçün yalnız bir cəhd edin və ya bu il sizin biznesinizdə hər ay yeni bir təşkilati prosesi birləşdirin.
01 - Sənədlər və sənədlərin nəzarəti altına alın
İndi işlədiyiniz sənədlərin növü haqqında daha yaxşı fikirləşdiyinizə görə, ofis filinq sistemi yaratmaq və ya inkişaf etdirmək vaxtıdır. Susan Ward, kağız prosesini yaratmağa və ya ince ayarlamanıza və onu təşkil etməyə kömək edə biləcək bir sənəd idarə sisteminin yaradılması üçün faydalı bir təlimat hazırlamışdır.
Bir sənədsiz ofisə doğru hərəkət etməyə başlamaq qərarına gəldiyiniz zaman ( ilk növbədə bu prosesləri və eksiklikleri oxuyun ), FreshBooks kimi onlayn faturalandırma və ödəmə xidmətləri istifadə edərək DocuSign kimi rəqəmsal imza proqramına keçməklə, daxilolmaların taranması və rəqəmləşdirilməsi ilə başlaya bilərsiniz və data backup və arxivləşdirmə üçün Cloud istifadə. Bir il ərzində hadisələr zamanı biznes kartları toplayırsınızsa, əlaqə kartını skanerləşdirmək üçün yaxşı bir fikir də ola bilər, belə ki əlaqə məlumatını rəqəmsal olaraq rəqəmləşdirə və kağızı kartları atsın.
02 - Sağ Məhsuldarlıq Alətlərindən istifadə edin
- Əlaqə idarə. Müştərilərinizin şəbəkə qurarkən qarşılaşdığınız insanları xatırlamaq üçün izlənməsindən, hər kiçik biznes sahibinə əlaqə məlumatı idarə etmək üçün bir sistem lazımdır. Salesforce kimi hərtərəfli müştəri əlaqələri idarəetmə (CRM) sistemini seçə bilərsiniz və ya kiçik miqyaslı idarəetmə üçün biznesiniz üçün işləmək üçün mövcud Əlaqələr proqramınızı qura bilərsiniz.
- Görüşlər və ünsiyyət. Yığıncaqlarınızı üz-üzə, telefonda və ya video chat xidmətlərində aparmağınızdan asılı olmayaraq, prosesi daha çox təşkil etmək üçün bir yol var. Görüşlərinizi əvvəlcədən, sonra və sonradan daha mütəşəkkil olmaq üçün Do kimi bir xidmətdən istifadə edə bilərsiniz.
- Mühasibat və mühasibat. Faturanı tərtib etmək, ödəmə etmək və QuickBooks Online, Xero və Wave kimi vasitələrlə pul vəsaitlərinin idarə edilməsini təşkil etmək və düzəltmək.
- Səyahət və xərc izləmə. Səyahət planlarını asanlaşdırmaq üçün Expedia və TripAdvisor kimi tətbiqlərdən istifadə edə bilərsiniz. Yolda bir dəfə, Expensify kimi proqramlar, xərcləri izləmək və evə gedərkən daha çox təşkilata hesabat verməkdə kömək edir.
- Sosial media idarə. Sistemli və mütəşəkkil bir şəkildə yaxınlaşmırsanız, hamımızın sosial media üzərində nə qədər vaxt sərf ediləcəyini bilirik. Hootsuite və Buffer kimi alətlər kiçik biznes sahibləri üçün çox qiymətli ola bilər.
- Email idarə. Kiçik biznesinizdə Gmail-ni istifadə etsəniz, daxilolmalarınızı tez bir zamanda təşkil edə biləcək bir neçə Google uzantısına giriş əldə edə bilərsiniz. Başqa bir e-poçt proqramı istifadə edirsinizsə, avtomatik filtreleme, xatırlatmalar və daha çox üçün SaneBox cəhd edin.
- Layihənin idarə olunması. Yaxşı bir layihə idarə proqramı vəzifələri, payı faylları izləmək və komanda yoldaşları ilə bir yerdə işləmək və bu işinizi təşkil etmək üçün istifadə edə biləcək ən yaxşı vasitələrdən biri ola bilər. Bir all-in-one layihənin idarə olunması həlli üçün Basecamp və ya Asananı sınayın.
Məhsuldarlıq çox şəxsi prosesdir və sizə lazım olan proqramlar sizin etdiyiniz işə və işləməyinizə uyğun olacaqdır. Prosesinizdə yeni bir alət daxil etmədən əvvəl ehtiyaclarınızın nə olduğunu araşdırmaq üçün vaxt ayırın. Düşündüyünüz qədərə ehtiyacınız olmayacaq. Daha məhsuldarlıq alətinin ilhamı üçün, bu məqaləni 101 kiçik biznes məhsuldarlığı ilə oxuyun və bu 27 vaxt qənaət edən tətbiqləri araşdırın.
03 - Kompüterinizi təşkil edin
Burada kompüterinizin təşkil və yenidən iş formasına keçmək üçün edə biləcəyiniz şeylər siyahısı:
- Masaüstünüzü təmizləyin. Burada gedə biləcəyiniz bir neçə yol var və bu, iş stilinizə və kompüterinizi necə istifadə etdiyinə bağlıdır. Masaüstünden zibil qutunuzdan başqa hər şeydən xilas ola bilərsiniz (masaüstünüzdeki tətbiq simgelerini yalnız kısayolları olduğunu unutmayın - bütün faktiki tətbiqlər, adətən, Proqramlar qovluğunda yaşayır). Və ya ən çox istifadə edilən tətbiq və fayllarınıza bir neçə qısa yol əlavə edə bilərsiniz. Mümkün olduğunca düzeltici gedir, lakin tez-tez çalışıram ki, fayllara asanlıqla daxil olmaq üçün tez-tez masaüstümü istifadə edərək, ilk seçimə qarşı səhvə yol verirəm. Sonra bitirdikdən sonra onları daimi evinə aparıram.
- Rəqəmsal fayl sistemini qurun. Sənədlərinizə daimi bir ev verilməsi barədə danışarkən, bu sizə lazım olan sənədləri tapa bilməsi üçün tam mənalı bir fayl sistemi yaratdığınız yerdir. Fayl və qovluq təşkilatı üçün bu təlimat sizə başlamanıza kömək etmək üçün bir sıra əla məsləhətlər verir.
- Proqramı yeniləyin. Kompüteriniz tətbiq və əməliyyat sistemi yeniləmələrinin avtomatik olaraq quraşdırılacağı təqdirdə, böyükdür. Əgər sizin üçün bir əl işi varsa, ən azı iki ayda bir dəfə yeniləmələri yoxlamalıdır, çünki bir çoxları təhlükəsizlik yamalarına daxildir. Sonra, ildə bir dəfə, istifadə etdiyiniz proqramın mövcud versiyasını nəzərdən keçirin və qərarını yüksəltmək üçün qərar qəbul edin.
- Viruslara və performans məsələlərinə baxın. Nə növ kompüteriniz olursa olsun, hamısı virus və ya malware əldə edə bilərlər (bəli, hətta Maclar!). Windows-based bir kompüteriniz varsa, PCWorld-dan gələn bu PC xidmət göstərişləri kompüterinizin sağlam və davamlı çalışmasını təmin edəcəkdir.
- Verilənlərin daşınma bütövlüyünü təsdiqləyin. Verilərinizi dəstəkləyirik, sağ mı? Əgər olmasaydı, hər şeyi başqa bir yerə atın və bunu ilk et. Siz Carbonite, Backblaze və ya CrashPlan kimi bir Cloud əsaslı data backup xidmətindən istifadə edə bilərsiniz və ya kompüterinizə daxil olan xarici sabit sürücüdən istifadə edə bilərsiniz (ikisini də edirəm). Hər hansı bir seçimlə, xidmətinizi və ya sürücünüzü daimi avtomatik yedeklemələr aparmaq üçün konfiqurasiya edin, belə ki əlinizdə bir şey etməməlisiniz. Yılda bir və ya iki dəfə, yedek xidmətinizə daxil olun və ya sürücü və yerli kompüterinizə nüsxə çəkmək üçün əlçatan hər şey olduğundan əmin olun.
- Gelen kutunuzla mübahisə edin. Bir çox kiçik biznes sahibləri elektron poçt qutusu ilə sevgi-nifrət əlaqəsi var. Onlar çox yaxşı məhsuldar və səmərəli ünsiyyət vasitəsi olduğundan sevirlər; Ancaq onlar nifrət edirlər, çünki nəzərə almaq lazımdır ki, lazımsız stresə səbəb olur. Qabaqcadan gələn avtomatlaşdırma, gündəmə aldığınız hər şeyi sadələşdirmək və gün ərzində e-məktubunuzu necə tez-tez yoxlamağınızı məhdudlaşdırmaq kimi xarakterizə etmək üçün əlinizdən gələni edə bilərsiniz. Gelen kutunuza güclü bir məhsuldarlıq aracı və böyük bir zaman emmeylebilecek e-poçt idarə məsləhətləri üçün bu məqaləni oxuyun.
Yuxarıdakı ipuçları kiçik biznesinizi dərhal daha çox təşkil etməyə kömək edəcək, amma nə qədər sürətli şeylərin nəzarətdən çıxa biləcəyini xatırlayın. Bu tədbirləri bir ayda bir neçə dəfə sənədlərinizi, məhsuldarlıq alətlərini və kompüter statusunuzu tez və asan nəzərdən keçirmək üçün qətnamə ilə birləşdirin, belə ki, təşkilatda qalmağınız və işlərin çoxlu səviyyələrə çatmasını qarşısını ala bilərsiniz.