Kiçik müəssisələr üçün sənədlərin idarə edilməsi sistemi yaratmaq
Bir çox müəssisələr üçün sənədlərin idarə edilməsi sənədlərin təşkili və saxlanmasıdır. Sənədləri asanlıqla tapılmasına imkan verən sənədləri mütəşəkkil və təhlükəsiz şəkildə saxlaya bilmək istəyirlər.
Bu yazıda, bunu dəqiqləşdirən sənədlərin idarə edilməsi sisteminin necə yaradılacağını göstərəcəksiniz.
Hər hansı bir axtarış sisteminə "sənədlərin idarə olunması" yazarsanız, bir çox sənəd sənədsiz bir ofisə olan üstünlüklərini tanıtan proqram və ya tətbiqləri əks etdirən sənədlərin idarə edilməsi "həllərinin" uzun siyahıları alacaqsınız.
Ancaq sənəd idarə proqramı və ya tətbiqləri, biznesinizin elektron faylların idarə edilməsini yaxşılaşdırmaq üçün nəzərdə tutulmuşdur. Problem çox kiçik müəssisələrin kağız və elektron fayllar üzərində köhnə məlumatların qarışığı ilə məşğul olmasıdır və bəzi hallarda kağız məlumatlarının nisbəti daha böyükdür.
Qarışıq bir məlumat mühitinə sahib olma probleminin həlli, biznes sənədlərinin hamısını elektron formada çevirmək üçün bir sənəd imaging sistemindən istifadə etməkdir. Ancaq bu çox kiçik biznes üçün çox bahalı və çox vaxt alır.
Yaxşı xəbərdir ki, hər hansı bir xüsusi proqram satın almadan və ya topdansatış sənəd imicindən keçmədən sənədlərin idarə olunması sisteminin əsaslarını qoyursunuz.
Sistem kompleks olmur; yalnız planlaşdırma və həyata keçirmək üçün bir az vaxt sərf etmək lazımdır.
Sənədlərin idarəetmə sisteminin yaradılması
Sənədlərin idarə olunması sisteminin qurulması üç addımı əhatə edir;
- sənədlərin idarə edilməsi planı yaratmaq,
- sənədlərin idarə edilməsi planını həyata keçirmək,
- və sonra vasitəsilə.
Planı yaratmaq üçün ilk addım bu dörd sualları cavablandırmaqdan ibarətdir:
Sənədlər yaratma qaydaları hansılardır?
Faturalar , ödəmə hatırlatıcı məktubları, satış broşuraları, elektron poçt, balans , elektron tablolar, hesabatlar - Bütün müəssisələr biznesin aparılması və saxlanılması zamanı müxtəlif sənədlər yaradırlar. Və işlərin təşkilini saxlamaq üçün bütün müəssisələr sənəd yaratmaq üçün qaydalar müəyyənləşdirməlidir.
Misal üçün, məktublar və fakturalar kimi bəzi standart iş sənədləriniz üçün daxili şablonlar var və harada yerləşirlər?
Təqib edilməli olan bir evdə tərtibat bələdçisi varmı?
Yeni sənədlər tarixli və / və ya vaxt möhürlənməlidirmi?
Sənədlərin paylaşılması və ya nəzərdən keçirilməsi üçün hansı prosedurlara riayət edilməlidir?
Bəzi kiçik müəssisələr üçün sənədlərin yaradılması ilə bağlı yeganə məqam müxtəlif iş sənədləri üçün şablonların yerləşdiyi və onları necə istifadə edəcəyi yerdir. Amma biznesinizdə sənədlərin yaradılması müxtəlif şəxslərin əməkdaşlıq etdiyinə, sənədlərin nəzərdən keçirilməsinə və ya təzələnməsinə səbəb olarsa, səmərəliliyi və tutarlılığı təmin etmək üçün bu işlərin necə aparılacağına dair bir müddət sərf etməlisiniz.
Sənədləri necə saxlayacağıq?
Bu sualın əslində iki cəhəti var.
Birincisi saxlanmanın fiziki aspektlərini əhatə edir. Kiçik biznesiniz kabinetlərin filiallarında sənədlərin saxlanmasına baxmayaraq, saxlama ilə bağlı xərclər var; yalnız vergi kabinetlərinin xərcləri deyil, həm də sizin və / və ya işçilərinizin sənədlərini sənədləşdirdiyi və ya onları almaq üçün gedəcəyi vaxt xərcləri. Əslində, ən kiçik müəssisələr üçün saxlama ilə bağlı ən böyük xərclər, yəqin ki, sənədlər axtarırlarsa, vaxt sərf olunur.
Sənədlərin saxlanması üçün ikinci aspekt təşkil edir; sənədlər necə veriləcəkdir? Sənədlərin təqdim edilməsinin əsas məqsədi yaxşı fayl idarəetmə təcrübələrini təqib etməkdir.
Sənədləri necə arxivləşdirəcəyinizi də bilmək lazımdır. Sənədin idarə olunması sistemindəki arxa burnerun köçürülməsinə və ya köhnəlmiş faylları necə idarə edəcəksiniz?
Məsələn, hər il başında kompüterimdə işlə bağlı olan müxtəlif faylları keçirmək, artıq mövcud olanları yandırmaq və il və / və ya mövzu ilə etiketlənmiş yeni qovluqlar yaratmaq, faylları hərəkət etmək kimi hərəkət edirəm.
Eyni kağız faylları ilə edilə bilər; köhnə sənədləri bir fayl qovluğundan və etiketindən çıxarmaq və başlığında "Köhnə" ilə yenisini yaratmaq çətin deyil. Bəzi proqram avtomatik arxivləşdirmə variantları təklif edir. Məsələn, Microsoft Outlook, köhnə e-məktubları arxivləşdirməyə imkan verir.
Sənədləri necə sadələşdirmək olar?
Bu sual sənədlərin idarə olunması sisteminin qəlbidir. Xerox Kanada üçün Leger Marketing tərəfindən aparılan sorğuda, Kanada SMB sahibləri və menecerləri orta hesabla sənədləri idarə etmək və saxlamaq üçün illik 2,152 dollar və bu sənədləri (globeandmail.com) axtarmaq üçün gündə təxminən bir saat başa gəldiklərini bildirdi.
Bir daha, yaxşı sənədləşdirmə təcrübələri problemin həlli istiqamətində uzun bir yol ola bilər. Bu saytdakı Məlumatların İdarə Edilməsi məqalələrinə baxarkən başlayacaqsınız. Məsələn, ardıcıl olaraq sıx adlandırma konvensiyalarına əməl etsəniz, məsələn, sənədlər tapmaq daha asan olacaq.
Və yalnız işləyən və ya iş sahibi iş sahibi olan yeganə mülk sahibiysən , mən faylların müəyyən növlərinin getdiyi yerləri və xüsusi sənədləri tapmaq üçün istifadəçiləri xatırlatmaq üçün bir Fayl Yeri Siyahısı yaratmağı təklif edirəm. Işiniz ən çox olduğu təqdirdə, faylın kompüter sistemində, daxili bir serverda, buludda olub-olmadığını və ya bir filama kabin kimi fiziki bir yerə yazılmış kağız şəklində olub-olmamasını unutmayın. Məsələn, işimdə şəkillər, videolar və hətta kağız şəkillərindən istifadə et. Fayl Konumları Listənizdə bir giriş ola bilər:
Rəqəmsal şəkillər / video: kompüter (və ya server) - müvafiq mövzu qovluğunda E: / photos - faylını idarə edin
Kağız fotoşəkilləri: təqdimat kabineti 3 - Fotoşəkillər - mövzuyla alfa
Paylaşılan şəbəkə və ya bulud sürücüləri, kabinet dolabı verən kimi məzmunlara görə etiketlənməlidir.
Sənədlərimizi necə təhlükəsiz edə bilərik?
Sənəd təhlükəsizliyi üçün ilk müdafiə xətti iş yerlərini fiziki olaraq təmin edir. Bütün müəssisələr həyəcan siqnalları kimi quraşdırılmış təhlükəsizlik sistemləri, hətta evdə işləyən müəssisələrə də sahib olmalıdırlar .
Müəssisələr, həmçinin pəncərə barları / ızgaraları, təhlükəsizlik kameraları və / və ya patrul xidmətləri kimi digər təhlükəsizlik cihazlarına da investisiya qoymaq və ya istəyə bilər. Elektron fayllarınızı qorumaq üçün parol yaratmaq və şifrələmə faylları yaratmaq istədiyiniz zaman harcayabilirsiniz, ancaq kimsə bir-birinizə dolaşaraq kompüterinizə və sabit diskinizə çalıbsa əhəmiyyətli deyil.
Bütün filtrasiya kabinetləri kilidləməlidir və iş saatından sonra kilidlənməlidir (və heç bir etibarlı yaxınlığında olmasa, nahar zamanı kilidlənmişdir).
Elektron sənədlər üçün ümumi təhlükəsizlik prosedurları müntəzəm olaraq sənədlərin saxlanılmasını və orijinal sənədlərin yerləşdiyi eyni sabit diskdən başqa bir yerdə sənədlərin saxlanmasını təmin edir. Off-site, təbii fəlakətlərdən silinən biznes məlumatlarınızdan qorunmaq üçün yaxşıdır - bulud biznes üçün idealdır .
Eyni kompüter şəbəkəsini bölüşən həmkarları və ya əməkdaşları ilə kiçik biznes, bəzi istifadəçilərə girişini məhdudlaşdırmaq istəyir, belə ki, onlar yalnız şəbəkənin resurslarından istifadə edə bilər və ya baxa bilərlər. Məsələn, yalnız "İdarəetmə" adlı bir şəbəkə və ya bulud payı kataloqu ola bilər, ancaq bir istifadəçi bir ərizə daxil olmaq üçün icazə verildikdə, müəyyən sənədlər parolla qorunur. Sənədlərin məzmunu da şifrələnə bilər, yalnız onlara lazım olan şifrələmə açarı olanlara əlçatan olur.
İşçilərin oğurlanması məlumat təhlükəsizliyi üçün bir təhlükədir. Kiçik müəssisələrin işçiləri ilə rezeksiya faktları yoxlanılmalı və işçilərin arxa planlarını siyasət məsələsi əldə etməlidir.
Sənədlər İdarəetmə Sisteminizi həyata keçirir
Yuxarıda göstərilən sualları cavablandıraraq sənədlərin idarə olunması planını yaratdıqdan sonra, bütün işçilərinizin iş sənədlərinin idarə olunması sisteminin detallarını bildiyinə və sənədləri yaratarkən, saxladıqda və götürdükdə müvafiq qaydalara əməl etdiyinə əmin olmaq üçün tətbiq etməyə hazırsınız.
Sənədlərə daxil olan və istifadə edən hər kəs sənədləri adlandırma və saxlama kimi işlər görəndən əmin olmalıdır. Xüsusi faylları asanlıqla aşkar ediləcəyini və yanlış qənaətə qarşı qorunmasını yoxlamaq üçün müntəzəm olaraq spot yoxlayın.
Gündə bir sənəd idarəetmə sistemini qura bilərsiniz, ancaq müvəqqəti olaraq ardıcıl olaraq həyata keçirə bilərsiniz. Mükafatlar böyükdür - istədiyinizi tapmaq və dinclik duyduğunuz şeyi tapmaq mümkündür.