Rəqəmsal Dosyalar üçün Fayl İdarəetmə Tips
Masaüstü, noutbuk və ya mobil qurğularda yerli sənədləri daha çox saxlama ilə yanaşı, daha çox biznes əsas biznes proqramları və fayl saxlama üçün buluddan istifadə edir. Cloud Computing Kiçik müəssisələr üçün idealdır və Cloud Computing'in 5 mənfi cəhətinə baxın.
Saxlama məsələsini daha da çətinləşdirən bir çox müəssisənin əməkdaşları arasında sənədləri paylaşması zəruridir .
Ofisdə bu, adətən bir fayl server və ya şəbəkə əlavə saxlama cihazı (NAS) istifadə etməklə həyata keçirilir. Paylaşılan mobil giriş tələb olunursa, sənədlər buludda saxlanıla və giriş icazələrini təyin etməklə paylana bilər. Bütün bunların nəticəsi buludda və bəzilərində saxlanan şəxslərin sənədləri ilə bir fayl idarəetmə kabusu ola bilər, hətta yalnız bir yerdə və ya digər yerdə saxlanan fərdi sənədlər.
Təşkilat Elektron Fayl İdarəetmə Açarıdır
Sənədlərin saxlandığı yerdə onları təşkil və dolğun saxlamaq vacibdir. Elektron faylların idarə olunmasının məqsədi, siz yaratdıqdan bir neçə il sonra axtarırsınızsa da, aradığınız şeyi tapa bilərsiniz.
Bir çox iş adamları bir zamanlar və ya başqa bir müştəri çağırışının olması və müvafiq fakturanı və ya digər əhəmiyyətli müştəri sənədlərini tez bir zamanda tapmağın utanc verici mövqeyində olmuşlar.
Eyni zamanda zəhlətökən, mühasibin şirkət hesablarına aid sənədləri və ya daha da pis olan vergini axtarmağa çalışır .
Rəqəmsal sənədlərin düzgün təşkil edilməsi xüsusilə paylaşılan bir mühitdə vacibdir - əgər işçilərinizdən biri yoxdursa (müvəqqəti və ya daimi olaraq!) Bu şəxs tərəfindən yaradılan və ya idarə olunan hər hansı sənədləri asanlıqla tapa bilərsiniz.
(Qeyd edək ki, işgəncə verməyən, yola düşən işçilərlə bağlı məlumatların potensial zərərləri biznes məlumatlarınızı qorumaq üçün daha bir səbəbdir ( Biznesin Mühafizəsi üzrə 6 Qaydalara baxın).
Bu fayl idarə məsləhətləri fayllarınızın əlçatan olmasına kömək edəcək:
1. Proqram faylları üçün default quraşdırma qovluqlarını istifadə edin.
Proqram proqramlarını quraşdırarkən default fayl yerlərini istifadə edin. Windows altında, konvensiya tətbiq proqramı faylları (Drive Letter:) -> Program Files qovluğu altında yerləşir. Başqa yerlərdə proqramları yükləmək şaşırtıcı və lazımsızdır.
2. Bütün sənədlər üçün bir yer.
Bütün sənədləri bir "kök" qovluğuna yerləşdirin. Windows mühitində bir istifadəçi üçün default yer My Documents qovluğudur.
Fayl paylaşma mühitində eyni şeyi etməyə çalışın. Bir kök qovluq yaradın (məsələn, "Paylaşılan Sənədlər") və bütün sənədləri kök qovluq içərisində alt qovluqlarda saxlaya bilərsiniz. Bütün elektron sənədlər üçün bir yerə sahib olmaq, hər şeyi tapmaq və arxiv və arxivlərin işini asanlaşdırır.
3. Məntiqi bir hiyerarşidə qovluq yaradın.
Bunlar kompüterinizin verilməsi kabinetinin çəkicidir, belə ki, danışmaq üçün. Klasörlerinizi adlandırmaq üçün düz dil istifadə edin; gələcəkdə bu qovluqların siyahısını nəzərdən keçirmək və "TFK" ya da istəsəniz, istəsəniz başqa maraqlı bir qüsur deməkdir.
4. qovluq içərisində qovluq qovluqları.
Lazım olduğu kimi bu əsas qovluqlarda digər qovluqlar yaratmaq. Məsələn, " Faturalar " adlı qovluq "2018", "2017" və "2016" adlı qovluqları ehtiva edə bilər. Bir müştəri üçün adlı bir qovluq, "müştəri məlumatları" və "yazışma" qovluqlarını ehtiva edə bilər. Məqsəd, sadalanan bir dəstə yetim faylının olması deyil, bir qovluqdakı hər bir faylın olmasıdır.
Bununla birlikdə, kompleks, dərin qatlı qovluq strukturları yaratmayın. Mümkün olan hər yerdə əvəzinə təsviri fayl adlarını istifadə edin.
5. Fayl adlandırma konvensiyalarını izləyin.
Bəzi əməliyyat sistemləri (Unix kimi) fayl və ya qovluq adlarında boşluqlara icazə vermir, belə ki, hesablama mühitiniz qarışıq olduqda bunu önləyin. Bunun əvəzinə alt çərçivələri bir məhdudlaşdırıcı (məsələn Doe_John_Proposal.doc.) Kimi istifadə edin. <> \: * | "^ Windows altında fayl və ya qovluq adları da qadağandır.
Asan identifikasiyası və geri alınması üçün təsviri fayl adlarını istifadə edin, amma əməliyyat sistemlərinin arasında dəyişən uzunluq limitləri var. Windows altında bir fayl üçün maksimum tam yol uzunluğu (məsələn, sürücü harfi + qovluq adları + fayl adı) 260 simvol təşkil edir. Jan, yanvar və ya Korporasiya üçün mümkün olduğu qədər ümumi nişanlar istifadə edin.
6. Xüsusi olun.
Elektron faylları mantıksal, xüsusi adlar verin və tarixləri fayl adlarında mümkün olduqda daxil edin. Faylları adlandırmaq məqsədi faylın açılmasına və görünməsinə baxmayaraq nə barədə məlumat verməkdir. Sənəd müştəriyə ödənişin gecikdirildiyini xatırladan bir məktub olarsa, "gecikmiş_20180115" kimi bir şey adlandırın; "məktub" kimi bir şey deyil. Məktubun açılmadan kimin kim olduğunu necə biləcəksiniz?
E-poçt və ya portativ cihazlarla faylları bölüşdürürsəniz, faylın adının daha ətraflı məlumatı olmasını istəyə bilərsiniz, çünki qovluq məlumatları paylaşılan faylya daxil edilməyəcəkdir. Məsələn, sənədiniz Sənədlərim \ Faturalar \ 2017 \ Müştərilər \ Doe_John_20180416.doc'da yerləşirsə və fayl paylaşılır və ya e-poçtla göndərilirsə, bütün alıcı Doe_John_20170416.doc'dur və faylın bir müştəri olduğunu söyləyə bilməyəcək ola bilər açılmadan faktura.
7. Gedin kimi fayl.
Sənədi ilk dəfə yaratdığınız zaman ən yaxşı vaxtdır. Beləliklə, sənədinizi tərtib etmək və onu ilk növbədə doğru yerə qoymaq üçün "Saxla" diyalog qutusundan istifadə etmək vərdişinə daxil ol.
8. Sizin rahatlığınız üçün fayllarınızı sifariş edin.
Bir çox istifadə etdiyiniz qovluq və ya fayl varsa, onları fayl adını dəyişdirərək siyahıların üstünə məcbur edin! və ya bir faylın adının başında bir AA.
9. Fayllarınızı müntəzəm olaraq çıxarın.
Bəzən köhnə olanlar yuxarıda "Faturalar" adlı qovluğundakı kimi aydındır. Əgər belə deyilsə, köhnə faylları təmizləyərək qovluqlarınızı gizlətməyin.
Faylın yenidən istənilməyəcəyi barədə tamamilə əmin olduğunuz halda, biznes ilə əlaqəli faylları silməyin. Bunun əvəzinə kök qovluqunuzdakı qovluqların əsas yığıncağında, "Köhnə" və ya "İnaktiv" adlı bir qovluq yaradın və köçürdükdə köhnə faylları köçürün.
( QHT-lər və ya IRS üçün biznes qeydləri nə qədər uzun saxlamalı ? Vergi öhdəliklərini yerinə yetirmək üçün biznes qeydlərini nə qədər vaxt saxlamağınızı izah edir.)
10. Fayllarınızı müntəzəm olaraq saxlaya bilərsiniz.
Dosyalarınızı başqa bir sürücüyə və ya tape üzərinə kopyalayırsanız, müntəzəm bir backup rejimini qurmaq və təqib etmək vacibdir. Müvəffəqiyyətli bir Backup Sisteminə 3 addım baxın.
Yaxşı Fayl İdarəsi asanlıqla istədiyinizi tapmaqda kömək edir
Elektron sənədlərin idarə olunması biznesiniz üçün ümumi sənədlərin idarə edilməsi strategiyasının bir hissəsi olmalıdır. Müvafiq sənədlərin idarə edilməsi planında saxlama sənədləri, saxlama, geri alınma, ehtiyat nüsxə və təhlükəsizlik daxil olmaqla, bütün sənədləri əhatə etməlidir.
Axtarış funksiyası gözəl bir şeydir, lakin birbaşa qovluğa və ya faylya girməyə asanlıqla uyğun gəlmir. Bu fayl idarəetmə məsləhətlərini ardıcıl olaraq təqib etsəniz, bir şeyin harada olduğunu bilmirsinizsə də, harada olacağını bilirsiniz - aradığınız şeyi tapmaqda böyük bir üstünlük. Yaxşı fayl idarəetmə təcrübələri iş vaxtınızı və pulunuzu qurtaracaq.