Sənəd vermək üçün vaxtınızı azaltmağın 5 yolu
Ancaq təəssüf ki, kiçik bir işlə məşğul olduğunuzda, təəssüf ki, nifrət etmə və ya verməməliyəm, sənədin verilməsi lazımdır, ya da tez bir zamanda masanın ağırlığının altına çökən bütün kağızın altına çökdüyünü tapa bilərsiniz. Sənəd vermək istəməyən bir adam nədir?
Problemə kömək edə biləcək iki yanaşma var.
Vaxtınızı mümkün qədər qısa müddətdə təqdim etmək üçün cəhd edə bilərsiniz (mənə bir ofisin işlədilməsi ilə bağlı demək olar ki, təkmilləşdirilən bir metod) və ya mümkün qədər çox əyləncəli vaxt verə bilərik (mən bunu yerinə yetirməyə çalışıram). Həqiqətən, ilk növbədə ilk dəfə xərclədiyiniz vaxt miqdarını azaltmaq üçün məsləhətlərə baxaq.
Mümkün olduğunda parçalayın və geri qaytarın
Sənədin açılmasını gözləyən hər hansı bir kağız parçası haqqında ilk sual, "Bu sənədi açmaq lazımdırmı?"
Məktubda gələn bir çox sənədlər birbaşa parçalayıcıya gələ bilər. Məsələn, digər şirkətlərdən reklam və ya məlumat məktubları vermək nöqtəsi nədir? Məktubla məşğul olduğunuzda, bir dəfə bir məktub oxuyun, bir il sonra bir il lazım və fayl və ya müvafiq olaraq parçalamaq qərar.
Şanslarınız yaxşıdır, siz də sənəd vermək lazım olmayan sənədlərin bir çox nüsxəsini verdiyiniz yaxşıdır və hətta ilk növbədə çap edilməməlidir.
Faktura və ya məktubların kopiyasını, məsələn, elektronik fayllarınız təşkil edildikdə və lazımi zəmanət prosedurlarına əməl etdiyiniz təqdirdə göndərilməyə ehtiyac yoxdur.
Beləliklə, filialın yığıncağını həll edərkən, "olmadan yaşaya biləcəyiniz kağızı" parçalayın.
Digər ofis işlərini asanlaşdıran bir fayl sistemi istifadə edin, daha çətin deyil.
Mənə təqdim etməyim lazım olan sənədin əksəriyyəti biznesin aparılması prosesinə aiddir və bu sənədlər mühasibat sisteminə daxil edilməli və hər şey başqa bir şey olmadığı qədər olmalıdır.
Beləliklə, mənim əsas filtrasiya sistemindəki "P" altında bir yazıcı toner kartuşu üçün bu qəbzin alınması və onu "birinci" filinq sistemimdə, ay və il ilə etiketlənmiş bir sıra qovluqda saxlayıram.
Məsələn, əgər mən toner kartuşunu 2017-ci ilin sentyabr ayında alsam, o dövr ərzində baş verən fayl, bütün digər sənədləri, daxilolmaları və digər iş sənədləri ilə birlikdə. Bundan sonra ayın sonunda qovluqla işləmək və bütün mühasibat uçotunun daxil edilməsini (və ya özünüz bunu etmədiyinizi, aylıq qovluğu mühasibinizə və ya mühasibinizə vermək üçün) .
Qeyd edək ki, bir ayda bir dəfə işləyir və hesabları üzərində işləyən bir pərakəndə biznes deyil, xidmət biznesini aparırıq. Hesablarınızı daha tez-tez gündəmə gətirməniz lazım olsa, aylıq qovluqdakı fikirləri dəyişdirməlisiniz.
Səndən əvvəl düşünün
Mühasibat uçotunu aparmaq üçün aylıq qovluqlardan istifadə etdikdən sonra nə baş verir? Sənədlərin "əsas" verilməsi sisteminə köçürülməsi lazımdır. Amma hər bir sənədi öz adından asılı olaraq ayrı-ayrılıqda təqdim etmirəm, mən qrupa uyğun məntiqi şəkildə fayl verərəm, daha çox məlumat verəcəyəm.
Gəlin printerin toner kartuşuna nümunə götürək.
Yazıcı toner kartuşu üçün "P" altında bu qəbzin verilməsi əvəzinə, Office Supplies - Məntəqələr, həmin yerləri post-it qeydlərinin toplusu və ya printer üçün bir alındı kimi sənədlər təqdim edəcəyəm kağız. Bu, daha sürətli verilməsi deyil, daha sonra sənədləri daha asan tapmağı asanlaşdırır.
Yalnız məktublar deyil, fayl qovluq etiketlərinizdə bütün söz və sözlərdən istifadə edin
Dosyalama sisteminizin bölmələrini yaratarkən yalnız tək məktublarla məhdudlaşdığınızı söyləyən bir qayda yoxdur. Və əgər belədirsə, sənətinizi lazımsız şəkildə yavaş və mürəkkəbləşdirirsiniz. Bir qrup tərəfindən verildikdən və bir sənəd daha tez yerləşdirmək üçün doğru yeri tapmaqdan yararlana bilərsiniz.
Məsələn, "C" etiketli fayl sisteminin bir hissəsini əvəz etmək üçün "Client Files" adlı bir bölüm də var.
"Müştəri faylları" içərisində olan fayllar əlifba sırası ilə təşkil edilir. Dosyalama sisteminizi bu şəkildə özelleştirmenin güzelliği, gerektiğinde her zaman daha da alt bölünebilir ve organize olabilmesidir. Beləliklə, böyük bir müştəri onunla asanlıqla əlaqəli sənədlər tapması üçün "Müştəri Faylları" bölməsində adı ilə etiketlənmiş fayl sistemi bölməsinə malik ola bilər.
Bu nümunədə, fayl sistemində olan etiketlər "B", "C", "İstehlakçı Faylları", "D" oxumaq ... Sənədin nə qədər asanlaşdığına baxın?
Sənədin sürətini artırmaq üçün başqa bir təqdimat şifrəsi: Əlifbəni də xüsusi olaraq unutma. Yalnız "M" bölməsinə sahib olmaq əvəzinə bir "Mc" də etiketlənir.
"İlk" fayl sisteminizi yaxın və rahat saxlayın
Yuxarıda təsvir etdiyim kimi bir iki mərhələli fayl sistemini istifadə etmənin digər böyük bir xüsusiyyəti, fayl sisteminizin (aylıq qovluqların) ilk mərhələini fiziki olaraq iş yerinizə yaxın saxlamaq üçün daha asan olur. Siz onları göndərmək üçün yaxın, mütəşəkkil bir yer varsa, onları dərhal yığışdırmaq əvəzinə dərhal sənədləri göndərməyə məcbur olacaqsınız.
Beləliklə, son, cari və növbəti ayın aylıq qovluqlarını bir tepsiyə qoyun və konsert faylını istifadə edin və onu iş yerinizdə qolun uzunluğuna qoyun. Sənəd vermək sisteminizin əsas hissəsi (yuxarıda adlandırdığımız "əsas" filinq sistemi, otaqdan və ya hətta fərqli bir otaqda tamamilə ola bilər, amma vaxt qənaət etmək üçün, ilk mərhələsini verin.
Dəlilləndirmə Fun necə
Sizə verdiyim filtrasiya məsləhətləri bu günə qədər xərclədiyiniz vaxtın kəsilməsinə və beynin dondurulmasının qarşısını almağa kömək etməlidir. Amma vaxtınızı daha çox əyləncəli hala gətirməyə nə deyirsiniz?
Həqiqətən, mən burada gəldiyim yeganə strategiya açıq bir rüşvətdir və müəyyən bir müddətdə fayl çəksəm, özümü bir çerezlə ödüllendirirəm. Bu işləyəcək amma çox şey varsa, çox pul qazanmağınıza səbəb ola bilər.
Yoxsa fayl klasörünüz üçün bütün müxtəlif rəngləri istifadə edərək və yazı üçün qeyri-adi şriftlər və ya xəttatlıqlardan istifadə edərək daha bədii bir yanaşma ala bilərsiniz. Bu sizin təqdim daha əyləncəli olsun və olmasın, əlbəttə bunu daha cəlbedici edəcək.
Kim bilir? Bəlkə də, sənətin verilməsi çox daha sürətlidir ki, belə təşkil olunur ki, bunu daha çox əyləncə etmək olar.