Dosyalama Sisteminizi Master edin!
Fayl sisteminizi təşkil etmək üçün vaxt ayırmaq çox vacibdir. Hər kəs sənədsiz bir ofisə sahib olmaq istəsə də, reallıqdır ki, bir çox kiçik biznes hələ faktura , qəbz , və s. Kimi kağız sənədlərini saxlamağa və lazım olduqda asanlıqla geri ala biləcəkdir.
Düzgün məlumatların alınması xüsusilə vacibdir; qeyri-mövcud və ya çirkli fayl sistemi, daxilolmaların olmaması səbəbindən vergi ayırmalarından qaçmaq istəmədikləri üçün gəlir vergisi müddətində əlavə səy sərf edə bilər.
Əgər işiniz heç bir auditə məruz qalırsa və xərclərinizi dəstəkləmək üçün lazımi sənədləri hazırlaya bilməsəniz, iddialarınız çox güman ki, rədd edilir və vergi bəyannaməsi yenidən qiymətləndiriləcəkdir .
Kiçik biznes sahibi kimi , masanızda tez və asanlıqla fəaliyyət göstərməlisiniz . Kağız təhvil verilməsi sisteminin qurulması çətin olsa da, bir neçə filtrasiya məsləhətləri və fəndləri ilə asanlaşdırıla bilən nisbətən asan bir işdir.
Sizin Dosyalama Sisteminizi necə təşkil etmək olar?
(1) Bir neçə dəqiqə masanıza oturun və içgüdüsel olaraq şeylər axtaracağınızı anlayın.
Mənim iş istifadamın sağında bir çekmece var. Mən filial sistemini ilk dəfə qurduğumda heç bir şey yox idi. Qələmlər, paperclipps və ya zımbalar üçün baxdığımda, baxdığım ilk yer idi, buna baxmayaraq boş olduğunu bilirdim. Belə ki, təbii ki, mənə qələm, paperclips və zımbalar qoyuram. Mənim üçün bu əşyalar üçün təbii ev idi.
Hər kəs bu fərqli bir şəkildə yanaşacaq və bir insanın işi başqa birinə işləməyəcəkdir. Əsas iş yerinizdə oturun və avadanlıq, təchizat və fayllara çatmaq üçün bir neçə dəqiqə çəkin. Bu, sizin üçün həmin maddələrin verilməsi üçün ideal yer yaratmağa kömək edəcəkdir.
(2) İndi məlumatların təbii olaraq axtarılacağını bildiyiniz üçün bir alfabetik, sayısal və ya mövzu verilməsi sisteminin sizin üçün ən yaxşı şəkildə çalışacağını müəyyən etməlisiniz.
Sənədlərinizi (məsələn, xərclər, maliyyə, marketinq ) kateqoriyalara necə təşkil edərdiniz?
Bank hesabatları, kommunal fakturalar, ofis xərcləri daxilolmaları, nəqliyyat vasitəsi mili qeydləri və s. Kimi biznes xərcləri ilə bağlı sənədləri necə tapırsınız? Müştəri məlumatına dair - müştərinin adına görə hər şeyi axtarmaq edirsiniz? Sifariş nömrəsi ilə? Bu, kritik bir addımdır, çünki sizin təqdim sisteminizi necə yerləşdirəcəyinizi müəyyən edəcəkdir. Hansı kateqoriyalardan istifadə edəcəyinizi müəyyən etdikdən sonra, daha çox getmək və alt kateqoriyalar yaratmaq üçün qərar verməyə qərar verin. Dosyalama sisteminiz üçün bir şey satın almadan əvvəl bunu yapın.
(3) Sonra, təxminən saxlama ehtiyaclarını müəyyənləşdirin.
Gündəlik olaraq istifadə etdiyiniz çox sayda fayl varmı? Yalnız həftəlik fayllarınıza daxil olur mu? Cədvəllər bir masa üstü fayl sahibi, masa yaxınlığında iki çekmece kabinini və ya otaq boyunca dörd çekmece yan arxiv kabinine ehtiyacınız olub-olmadığını müəyyən edəcəkdir.
Diqqətlə seçin. Doldurma kabinələrinə baxarkən böyümə üçün icazə verin - artıq iki dəfə olacaq faylları yerləşdirmək üçün bir şey almaq. Bu fayl sisteminizə baş çəkmək və yenidən təşkil etmək lazımdır.
(4) Aydınlıq və asan giriş üçün yaxşı bir etiketləmə sisteminə investisiya.
Fayl etiketlərini oxumağa qadir olan səslər aydındır, amma etiketdə aydınlıq siz təsəvvür etdiyinizdən daha çox vaxt verəcəkdir.
Etiket quran şirkətlərin əksəriyyəti ən məşhur söz prosesi proqramı ilə inteqrasiya edən şablonları təmin edir. İndi fərdi poçt yazıları çap edə biləcək kiçik etiket qurma sistemlərindən birini nəzərdən keçirmək isteyebilirsiniz. İki vəzifəni yerinə yetirən maddələr adətən müdrik investisiyalardır.
(5) İndi fayl qovluqlarını satın almağa hazırsınız.
Ən yaxşı investisiya, rəngli asma qovluqları (plastik etiket sekmelerinin daxil olduğundan əmin olun) və düz manila fayl qovluqlarını satın almaqdır. Rəngli asma qovluqlar iki səbəbdən yaxşıdır:
- onlar asanlıqla mövcuddurlar
- kateqoriyalarını tanımaq üçün asanlaşdırırlar
Məsələn, bütün müştəri fayllarınızı sarıdan asılı olan qovluqlarda, mavi qovluqlarda maliyyə məlumatları və qırmızı qovluqlarda marketinqlə əlaqəli bir şey qoyarsanız, müəyyən bir fayl üçün axtarış etdiyiniz yerləri asanlıqla görə bilərsiniz.
Sadə Ən Yaxşı
KISS prinsipi istifadə üçün asandır və inkişafı asan bir fayl sistemi yaratmaq üçün tətbiq olunur. Sadə Sevgilim! Geniş mövzularda kateqoriyalar siz asanlıqla böyüdükcə yeni fayllar əlavə etməyə imkan verir və fayl sisteminizi müntəzəm olaraq təkmilləşdirmək və yenidən təşkil etmək lazımdır.
Sadə saxlanılması da ümumi sənəd idarəetmə sisteminizin bir hissəsi kimi kağız və rəqəmsal fayllarınızı daha asanlaşdırmaq imkanı yaradır.
Mümkün olduğu yerdə Kağızsız Git
Işinizi yaşılmağa və "Kağızsız Büroya" keçid etməyə çalışırsınızsa, xərcləri daxilolmaları tara və digər rəqəmsal mühasibat məlumatlarınızla saxlaya bilərsiniz. Yeni Cloud-based mühasibat proqramı proqramlarından bəziləri, mobil xərclər alındıqdan və mobil telefonlarınızı birbaşa qeydiyyata almağa imkan verən mobil tətbiqlərlə asanlaşdırır ( Kanada Kiçik Müəssisələr üçün ən yaxşı Mühasibat proqramına baxın).
Xərclərin daxilolmalarının kağız nüsxələri və rəqəmsal şəkilləri aydın şəkildə izah edildiyi təqdirdə, Kanada Gəlir Agentliyinə (CRA) qəbul edilə bilər. Əgər yoxsa, CRA sənədlərin sənədləşdirilməsi üçün yoxlama və ya müntəzəm istəklər zamanı orijinal kağız sənədlərini görmək tələb edə bilər, belə ki, əsərlər həmişə müəyyən edilmiş vaxt üçün saxlanmalıdır. Daha ətraflı məlumat üçün iş qeydlərimi necə saxlamaq lazımdır? )