Qısa, lakin dəvət et
Mim Carlson və Tori O'Neal-McElrath, Winning Grants, Step-by -Step'ın müəllifləri, örtük məktubunun:
- Təşkilatınızı doğru insana təqdim et;
- bu layihənin sizin idarə heyətinizin dəstəyinə malik olduğuna əmindir;
- və nə üçün xahiş etdiyinizi bildirin ... nə qədər və nə üçün.
Qapaq məktubu daxil edərkən?
Korporasiyalara və fondlara təkliflər üçün bir örtük məktubu istifadə edin, lakin federal və ya dövlət qrant proqramları üçün deyil. Bu fondlar yalnız istədiklərini istəyirlər. Onlar nadir hallarda bir örtük məktubu istəyə bilərlər.
Yaxşı bir Cover Letter xüsusiyyətləri
Sizin əhatə məktubunuz olmalıdır:
- qısa
- Tezliklə nöqtəyə gəlin
- yalnız təklifdə olan məlumatı təkrarlamamalıdır
- oxucuya qrantın nə qədər yaxşı başa düşdüyünü və qrantınızın funderin tələblərini necə yerinə yetirdiyini söyləmək lazımdır
Dummies for Grant Writing yazısının müəllifi Beverly A. Browning, təklifi tamamladıqdan sonra və əksik bir ruh halında olduğunuzdan sonra qapaq məktubunu yazmanızı təklif edir. Browning deyir:
"Böyük nailiyyətinizi (hazır maliyyə tələbi) düşündüyünüz kimi, beyninizin yaradıcı, sağ tərəfinə atılsın və planlarınızın gerçəkləşməsinə kömək edəcək şəxsin həyata keçirdiyi duyğularını birləşdirin".
Sizin Cover Letterinizi Formatlaşdırma
Bu əsasları izləyin və yanlış gələ bilmirsiniz:
- Təşkilatın antetli kağızı istifadə edin. Həmin tarixə qrant ərizəsində olan əhatə məktubu daxil olun. Bu, qrant təklifini qrant verənə göndərəcəyiniz tarixdir. Eyni tarixi istifadə edərək, təklif paketinizdə olan bütün sənədləri ardıcıl edir.
- Daxil olan ünvan üçün (məktubun üstünə gedir) təməl və ya korporativ əlaqəli şəxsin adını və adını istifadə edin, sonra maliyyə qaynağının adını, ünvanını, şəhərini, dövlətini və poçt kodunu istifadə edin. Bu məlumatı bir telefon zəngi və ya e-poçtla yoxlayın. Bu məlumatlar tez-tez dəyişir, belə ki, mövcud adınız və ünvanınız olduğundan əmin olun. Ayrıca, elektronik qrant ərizəsi təqdim etdiyinizdə, müəyyən bir adla tanış ola bilərsiniz.
- Salamlığınızda, "Hörmətli" və şəxsi adı (cənab, xanım, xanım, doktor, cənab, və s.) Istifadə edin, sonra isə soyad. Müəyyən bir şəxsin məktubunu ünvanladığınız çox vacibdir. Vakfı və ya təşkilatın ofisinə zəng edin, doğru insana və düzgün şəxsiyyətinizə sahib olduğunuzdan əmin olun. Bu məlumatlar əhəmiyyətsiz görünə bilər, ancaq əhəmiyyətlidir.
- İlk bəndiniz qısa və diqqətlə olmalıdır. Təşkilatınızı (qanuni adını) tanıtın və əmanətçiyə nə qədər pul tələb etdiyini və nə üçün bildirin. Təşkilatınızın nə ilə bağlı bir cümləini və ya ikisini əlavə edin və sonra təşkilatınızın nə üçün lazım olduğunu göstərən bir araşdırma əsaslı nöqtə daxil edin.
- Bir və ya iki daha qısa bir paraqraf yazın. Layihənin məqsədi və necə məvacirin vəzifəsinə və ya maliyyə prioritetlərinə uyğun olması. İdarə heyətinizin layihəni tam dəstəklədiyini də daxil edin.
- Məktubunuzu ümumiləşdirən paraqrafla bitirin. Bu maliyyə tərəfdaşlığının layihənin hədəf auditoriyası üçün nə demək olduğunu əlavə edin. Bir site ziyarətinə dəvətnamə əlavə edə bilərsiniz.
- "Hörmətlə" kimi bağlamanı istifadə edin.
- Məktubun icraçı direktor və ya idarə heyəti başçısı və ya hər ikisi tərəfindən imzalanması lazımdır. İmzanın altında imza sahibinin adını, orta adını, soyadını və iş ünvanını yazın. ED və ya idarə heyətinin başçısı məktub imzalamasına baxmayaraq, sonuncu bəndin sonunda suallara cavab vermək üçün ən yaxşı şəxsin əlaqə məlumatlarını daxil edin.
- Məktubun altındakı "ENCLOSURE" sözünü daxil edin (bütün qovluqlarda).
Cover Letter nə qədər uzun olmalıdır?
Çox ekspertlər, əhatə məktubunu üç və ya dörd bəndlə bir səhifəyə məhdudlaşdırmanı təklif edir. Oxucunun bütün sürüşməyə dair təklifi olduğundan, uzun bir əhatə məktubu oxumaqla onu və ya səbirsizləşdirmək istəmirsiniz.
Qapaq məktubunuzun səsi və xüsusiyyətləri, bir məktub soruşduqdan sonra (LOI) göndərildikdən sonra tam bir təklif təqdim etməyə dəvət olunub-edilmədiyinə və ya bu layihə sizin təşkilatınızın bu təmələ ilk yanaşması olduğuna görə dəyişə bilər.
Nümunə Cover Letter
Mary Smith, PhD
Proqram meneceri
Cəmiyyət Fondu
4321 Common Lane
Bəzi Şəhər, YZ 55555
Hörmətli Dr Smith:
Bəzi Şəhərlərdəki Baş Mərkəzimiz Senior Latino Community Outreach Pilot Layihəsi üçün 50.000 ABŞ dolları hədiyyə tələb edir.
Hər gün 450-dən yuxarı yaşlıların üstünə xidmət edən hər hansı bir şəhərdəki ən böyük mərkəz kimi, xidmət sahəsində dəyişən demoqrafik məlumatlardan xəbərdardırıq. Və inkişaf etməkdə olan və inkişaf etməkdə olan ehtiyacları qarşılamaq üçün mərkəzimizi uyğunlaşdırmağa qərarlıyıq. Böyük Latino Community Outreach Pilot Layihəsi bizim mərkəzin effektiv olub olmadığını müəyyənləşdirmək üçün birillik səy göstərməyə imkan verir:
- mərkəzimiz tərəfindən xidmət edilən Latino icmalarında yaşlılara sağlamlıq və sosial xidmətlərdən geniş istifadə imkanı təmin edir
- Bəzi Şəhərlər Yüksək Mərkəzinin idarə heyətinin, işçilərinin və könüllülərinin mədəni bacarıqlarını artırmaq və tam inteqrasiya etmək.
Bizim idarə heyəti bu proqram haqqında həvəslidir və bu xidmətlərə ehtiyacı olan bütün cəmiyyətlərimizdə yaşlılar üçün ən əhatəli və mədəni cəhətdən yetkin mərkəz ola bilərik. Pilot ilimizin sonunda bu proqram həqiqətən müvəffəqiyyətli olduğuna görə, idarə heyəti, layihənin illik xərclərinin bir hissəsini illik fəaliyyət büdcəsinə daxil etməyi öhdələrinə götürmüşdür ki, bu proqram əsas xidmətlərimizin ayrılmaz bir hissəsidir .
Bu layihə sayəsində Mərkəzi Mərkəzimizin on beş mili radiusundakı Səhiyyə Access Latinos, hər hansı bir rayon ailələri və üç icma klinikası tərəfindən verilən əsas istinad olacaq. İspan dilli yaşlıların digər təcili yardım agentliklərindən dərhal xidmət sahəsindəki rəhbərliklərini də qəbul edəcəyik.
Talebinizi nəzərə alaraq təşəkkür edirik. Gələn həftə suallarınıza cavab vermək üçün sizinlə birlikdə təqib edəcəyəm, eləcə də sizin təklifinizin mahiyyətini müzakirə etmək üçün sizinlə görüşə biləcəyimizi öyrənəcəyəm. Bununla yanaşı, hər hansı bir sualınız varsa, (555) 555-5555, x555, və ya cjones@scsc.org ünvanından Connie Jones şirkətinə müraciət edə bilərsiniz.
Hörmətlə,
Jane Lovely
İcraçı direktor
Daxildir
* Məktub, Winning Grants, Step by Step , Second Edition, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2009-cu ildən icazə ilə yenilənmişdir (dəyişikliklərlə) .
Sizin əhatə məktub up Mess Up 3 yolları
- Çox yazmaq. Bir örtük məktubu bir dissertasiya deyil və tam bir təklif deyil. Qısa və nöqtəyə baxın İpucu: Başqasını oxuyun. Bunu başa düşürlərmi?
- Böyük sözlər istifadə edin . Əgər məktəbi bitirmiş olsanız, çətin bir şəkildə yazmağı öyrəndiniz. Bunu burada etməyin. Ehudisiyanı kimsə ilə təəccübləndirməyə çalışmırsınız. Yalnız işinizi mümkün qədər təbii olaraq ifadə etmək istəyirəm. Yazılarınızı aşırdığınız zaman bilmirsinizsə, Hemingway kimi bir tətbiqdən istifadə edin. Sizin cümlələrinizi oxumaq çətin olduqda və çox danışdığınız zaman sizə xəbər verəcəkdir.
- Grammatik səhvlər edilməsi . Qrammatikanızdan əmin deyilsinizsə, şansınızı almayın. WORD dilində qrammatik qaydada istifadə edin və həmçinin qrammatika kimi bir tətbiq vasitəsilə layihənizi idarə edin. Pulsuz bir versiya var, lakin ödənişli versiya tipik zəruri dilbilgisi çekindən kənara çıxır.
Sizin Cover məktubu necə hazırlaya bilərsiniz?
Səmimi deyirsiniz, ancaq qrant təklifiniz, tipik bir təməl ortalama bir müddət ərzində görəcək yüzlərlə və ya minlərlə ola bilər. Sizin əhatə məktubunuz maliyyələşdirmə yolunda növbəti addımın kəsilməsində fərq yarada bilər. Amma necə onu fərqləndirə bilərsən?
Bəli, "şirin" bir şey etməyin. Vəqf səlahiyyətliləri təəccüblənməyəcək. Amma təşkilatınızın bu missiyanı ən yaxşı şəkildə həyata keçirə biləcəyi barədə bir bənd əlavə edə bilərsiniz. Rəqabət təşkilatlarınızı soruşun və yalnız necə və necə yerinə yetirəcəyinizi qiymətləndirin. Bu, heyətinizin və könüllülərin gücünə, bu problemlə bağlı təcrübənizə və ya ictimaiyyətdən zövq almağa kömək edə bilər.
Rəqiblərin adlarını qeyd etmək və ya onları tənqid etmək lazım deyil. Yalnız güclü olduğunuzu vurğulamaq. Bu, ofis ətrafında başqaları ilə məsləhətləşmək üçün yaxşı bir vaxt olardı. Birlikdə bir neçə insanı birlikdə çəkin və qeyri-kommersiya mükəmməlliyiniz necə olduğunu düşünün.
Resurslar:
Grantseekers Storytelling for Second Edition, Cheryl A. Clarke, Jossey-Bass, 2009, Amazon'dan satın alın.
Tələbə Qrantları Step-by-Step: Müvəffəqiyyətli Təklifləri Planlaşdırma, İnkişaf etdirmək və Yazmaq üçün Tamamlanmış İş Kitabı, 4-cü Edition, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008, Amazon'dan Satın Alın
Dummies , 5-ci Edition, Beverly A. Browning, Wiley, 2014-ə yazılması. Amazon'dan satın alın