Tədbirin hamar bir şəkildə keçirilməsini istəyirsinizsə, tədbirin planlaşdırılması vacibdir, lakin bütün səylərinizdən nəticə əldə edə bilərsiniz.
Buna görə təşkilatınız "qonaq komitə" işə götürməlidir.
Bir Host Komitəsi nədir?
"Əsas komitə" ənənəvi tədbir planlaşdırma komitəsindən fərqlidir. Fəal şəkildə planlaşdırma, planlaşdırma və ya gündüz və ya axşam tədbirləri üçün qurulan insanlar əvəzinə, ev sahibi komitə tədbirin bir hit olduğundan əmin olmaq üçün şəbəkələrini istifadə edən bir komandadır. Bəzi ev sahibi komitə üzvləri seçə bilərlər:
- Biletlər almaq üçün yoldaşlarını, ailəsini və ya yoldaşlarını təşviq edin
- Yerli müəssisələrdən hərrac materialını toplayın
- Kapı mükafatları və ya hadisə iaşə üçün satıcı əlaqələri edin
Əlbəttə ki, ev sahibi komitə sizin xeyriyyə tədbirlərini hər zamankindən daha yaxşı edə bilən sayısız yollar var. Bir partiyanın faktiki ev sahibi kimi bir qonaq komitəsi düşünün; ən yaxşı qonaqları dəvət edən kimsə, qida və ya dekor üçün kimə müraciət etməyi bilir və sizi hadisəni ümumi uğurlu edən insanlar ilə əlaqələndirə bilər.
Bir ev sahibi komitə tədbirdə alınan vəsaitləri artırmaq və ya daha çox media diqqətini artıra bilməsi üçün doğru şəxsləri tapmaq və cəlb etmək vacibdir.
Sizin Host Komitənizi kim seçəcək?
Əslində faydalı bir qonaq komitəsi pullu marketoloqlar və ya hadisə planlaşdırıcıları daxil etməyəcəkdir. Bunun əvəzinə, onlar yüksək səviyyədə mövcud komanda üzvləri, donor bazası və ya könüllüləri ilə əlaqələri və nail olmaq istəyi ilə yüksək səviyyədə olmalıdırlar.
Ev sahibi komitə yalnız bir neçə nəfərdən onlarla qədər dəyişə bilər.
Komitenizdeki daha çox insan, etkinliğin başarısı üzerine topluca edə biləcək daha çox etkisi.
Əsas komitə üzvlərini, o cümlədən:
- Təşkilatınızdakı bir idarə heyətinin üzvü və ya sədri
- Cəmiyyətdə yüksək dərəcədə məşğul olan könüllülər
- Yerli müəssisələrlə əlaqə quran donor
- Sizin ideal donor demoqrafik əlaqələrinizə geniş əlaqə verən donor və ya idarə heyətinin üzvü
- Satıcıları və ya yer sahiblərini bilən könüllülər
- Nüfuzunuz üçün tez-tez müdafiə edən yerli və ya milli məşhurlar
Fərqli yerləri tapdıqdan sonra ev sahibi komitəyə qoşulmaq istəyirik; Onları cəlb etmək vaxtıdır.
Bir Host Komitəsinin necə alınması
Mükəmməl qonaq komitə üzvləri edəcəyini istəyən şəxslərlə əlaqə saxlayın və əlaqə saxlayın. Ancaq yalnız birinin ev sahibi komitə olmasını istəməyin. Rəsmi bir dəvət komitə üzvlərini qəbul etmək üçün ən yaxşı yoldur.
Bir qonaq komitəsi dəvətnaməsində aşağıdakıları daxil etmək vacibdir:
- Tədbir və təşkilatınız haqqında tam məlumat (tarixi və yeri)
- Tədbirin məqsədi haqqında məlumat (müəyyən bir səbəbə görə fandreyzinq)
- Bir qonaq komitəsinin üzvü kömək edə biləcəyi nümunələr
- Komanda ilə cavab və ya əlaqə qurma tarixi
- Onlara dəvət etmək üçün heyecanlandığını bildiyinizə görə "qabaqcıl" bir təşəkkür edirəm
- Adınız / əlaqələndirici şəxs və əlaqə məlumatı
Potensial üzvlərin onların iştirakının tanındığına və qiymətləndirilməsinə əmin olduqlarını və qoşulma yolu ilə əhəmiyyətli təsir göstərə biləcəyinə əmin olun.
Ev sahibi komitə dəvət məktubunu necə tərtib etmək merak edərsənsə, çoxsaylı qeyri-kommersiya saytlarında nümunələr var. Bir istifadə üçün asan şablon axtarırsınızsa, şablonu kopyalayıb yapıştırın və hər bir mötərizədə məlumatınızı daxil edin.
[Tarix]
Hörmətli [Insert Name]:
[Sizin Təşkilatınızın Adı] [Şəhər] daxilində [Ay] planlaşdırdığınız maraqlı bir hadisə barədə sizə məlumat vermək üçün yazıram.
[Təşkilat] Ay / Yılda [Təşkilat], [Təşkilatın Adı] [City] ünvanına [səbəb / sosial məsələ / təşkilatınızın ünvanlarına aid problemlər] haqqında məlumatlılığı artırmaq və [ proqramlar / təşəbbüslər / səylər).
[Tədbir / məqsəd / mövzu haqqında müvafiq məlumat əlavə edin].
Tədbir [Şəhərdə] keçiriləcəkdir [Hadisə Məkanında (əgər varsa)] [tarix və vaxt].
[First Name], bu hadisəni etmək üçün kömək etdiyinizi və bir-birimizə bənzər bir uğur qazana biləcəyik. Bu tədbirin bir hissəsi olmaq istərdiniz, gələcək hadisələrlə yanaşı, bu rəsmi dəvətimizi qəbul edən komitənin bir hissəsi olsaydınız, biz çox minnətdarıq.
Cəlb olunmaq üçün bir neçə sadə yol var:
- Sizin komitə üzvlərinizin adını və ya təşkilatınızın adını paylaşın
- Həmkarlarımıza, dostlarınıza və qonşularınıza tədbirlərimizi [masa / bilet] almaq üçün dəvət edirik.
- Tədbir üçün bizə qoşulun
- [Kişinin vəziyyətinə, əlaqələrinə əsasən xüsusi sorğu əlavə edin.]
Öz masanızın yerləşdirilməsini və dostları və həmkarlarını əyləncəli bir gecəyə dəvət etsəniz, biz də bunu sevirik. Səxavətli dəstəyimiz bizə səbəb [səbəb] haqqında söz yaymaq və həqiqətən təsir edəcək.
[Təşkilatın] bir üzvü, ev sahibliyi komitəsinin detallarını müzakirə etmək və maraqlı olmağınız barədə müzakirələr aparmaq üçün sizə [Insert timeframe] daxilində müraciət edəcəkdir.
Tədbirin keçirilməsini və gələcək hadisələri uğurlu etmək üçün sizinlə işləyirik! Səxavətli diqqət və dəstək üçün təşəkkür edirik.
Hörmətlə,
[Adınız]
[Təşkilatdakı vəzifə]
[Təşkilatın Adı]
[Əlaqə nömrəsi]
Sizin Host Komitənizi qəbul etdikdən sonra
Seçdiyiniz komitə üzvlərinizi dəvət etdikdən sonra, bəzi qəbul məktubları və ya zəngləri qəbul edəcəksiniz. Tədbirin detallarına və ya nə etmək istədiklərinə baxmayaraq, komitə ilə qısa bir görüş keçirin. Onlardan heç bir şey istəmədən, bunları bildirin:
- Bir-birinizlə tanış olun
- Təşkilatınızda necə iştirak etdiyini müzakirə edin
- Niyə / işlə bağlı materialları və təqdimatları nəzərdən keçirin
- Məqsədi necə vermək istədikləri barədə fikirləri məcbur edin
Oradan, onlara fandreyzinq məqsədlərinizi bildirin və onları birlikdə necə görmək istədiyini (kontaktları dəvət etmək və ya hərrac maddələrinə müraciət etmək) görmək mümkündür. Böyük bir qrup varsa, onlar da "alt komitələrə" bölünəcəklər
Əlbəttə, ev sahibliyi komitəsinin işi planlaşdırma və həyata keçirmək üçün təkcə iş deyil. Ev sahibi komitə biletləri satmaq üçün könüllülər və ya tədbir planlaşdırma komitəsi ilə işləməlidir, yeni tədbirlər sponsorluğunun tələb olunduğundan əmin olun, auksion maddələr çoxdur və gecə iştirakçılara hədiyyə olacaq.
Ev Sahibi Komitənin cəhdlərini qəbul edir
Tədbir başa çatdıqda, ev sahibi komitə üzvləri təşəkkür etdiyiniz ilk şəxslərdən biri olmalıdır, həm tədbirdə, həm də yazılı bir gündən sonra təşəkkür edirəm . Ev sahibi komitə ilə daha çox məşğul olsanız, gələcəkdə də ev sahibliyi etməyə hazırıq.
Təşkilatınız və ya icma daxilində olan insanları bir sonrakı hadisəinizə ev sahibliyi etməyə kömək edə bilər. Onlar qaldırdığınız pul miqdarında və dəstəkləyə biləcək proqramlarda böyük fərq yarada bilər.