Mövzu və yeri seçin
Bu addım sizin auditoriyanı başqa bir şeydən əvvəl bilmək istəyən iki dəyişəndən ibarətdir.
Yığıncağın "harada və niyə" dərhal kimə dəvət ediləcəyini və qatılacaqları və etməyəcəyini dərhal təsir edəcək.
Seçdiyiniz yer ümumi yığıncağa təsir göstərir və hadisəni planlaşdırarkən insana lazım olan digər qərarları təsir göstərir.
İştirakçıları müəyyənləşdirin
Fokuslanmış və məhsuldar bir görüşün keçirilməsinin böyük bir hissəsi dəlilləri aradan qaldırmaqdan ibarətdir və bu, məhdudlaşdırıcı qərarları qəbul edənlərin üst səviyyəsinə dəvət edir. Korporativ mədəniyyətdə bütün əlaqəli tərəfləri ünsiyyətə daxil etmək üçün bir meyl var, amma əhəmiyyətsiz müzakirələrlə irəliləyişi yavaşlatan iş yerlərini aradan qaldırmaqla istehsalını artırmaq olar. Qeyri-səsvermə iştirakçılarını dəvət etmək əvəzinə yığıncağa gəlməzdən əvvəl əsas iştirakçıları öz subordinatları ilə danışmağa təşviq etsinlər.
Üç Tarix və Times təklif edirik
Hər bir iştirakçının mövcudluğu barədə soruşduğunuza dair diqqətli olun. Görüş üçün qarşılıqlı faydalı bir tarix planlaşdırırıq zaman məsələləri bir "Pandora qutusu" açmaq üçün asandır.
Bunun qarşısını almaq üçün bir neçə tarix və vaxt təklif etməli, daha sonra yaxşı işləyən hər kəsdən soruşun. Şanslıysanız, tarixlərdən biri hər kəs üçün uyğun olacaq. Əgər olmasaydı, əksəriyyəti yerləşdirmək üçün təqvimini düzəldə bilsəydilər, çıxdıqları sual verməkdən qorxma.
Bir Yol Yarat
Görüşlərin hər seqmentinə kimin rəhbərlik edəcəyi ilə birlikdə hansı mövzuların müzakirəsi üçün bir cədvəlin olması çox vacibdir.
Planlaşdırıcılar doğru marşrut yaratmaq üçün üst səviyyə idarəçilərdən məsləhət ala bilərlər. İlk layihə tamamlandıqdan sonra qrup təsdiq üçün təqdim edilməlidir.
Təqdimat ehtiyaclarını müzakirə edin
Qrupa ideyaları təqdim etmək üçün müxtəlif yollar çoxdur və hər bir planlaşdırılmış spiker öz seçiminə sahib olacaqdır. PowerPoint funksionallığı, internetə giriş və ağ lövhələr yalnız təşkil etmək üçün lazım olan komponentlərdir. Bu məlumatları tələb etməkdə fəal olun və iclasdan bir neçə gün əvvəl onları təsdiqləyin.
Catering planlaşdırırıq
Kiçik görüşlər üçün yemək sifarişinin açarı menyu funksionalını saxlamaqdır. Yeməyin biznesin hər hansı bir aspektinə müdaxilə etməsini istəmirsinizsə, mümkün olduqca çox formal yeməklərdən qaçın. Bir sit-down öğle yemeği istendiğinde, katılımcıların mümkün olan en kısa sürede toplantıya geri dönebilmesi üçün yemek üçün bitişik bir oda rezervasyonu yapmayı deneyin.
Son məlumatlar göndər
Tədbirdən təxminən yeddi gün əvvəl hər bir iştirakçıya istiqamətli marşrutun və detalların son nüsxəsini göndərmək istəyir. Bu gün üçün sifariş edilmiş hər şeyi əhatə etməlidir. Həmçinin istiqamətləri, park məlumatlarını, otaq nömrələrini və təcili kontaktları da daxil edin.
İdarəçilərlə işlədiyiniz təqdirdə, inzibati köməkçiləri də e-poçtunuza köçürün.
Toplantı günü
Görüş planlayıcısı olaraq, tədbirin uğurla başlamasına əmin olmaq üçün işinizdir. Əlbəttə ki, otağın yoxlanılması və iaşə və A / V koordinatorları ilə görüşmək üçün yerinizə erkən gəlməlisiniz. Yere bağlı olaraq, hər kəs otağa yol tapsın deyə tabela yazmaq isteyebilirsiniz.
Və orada var - səkkiz nisbətən sadə addımlar uğurlu kiçik görüş planlaşdırma planlaşdırır.
Hər bir addımı icra edərkən əlbəttə ki, vaxtınıza və səylərinizə diqqət yetirəcəksiniz, amma planlarınızı iştirakçılara çatdırmaq yarım döyüşdür. Daha çox adam yığıncaqdan nə gözlədiyini bilir, işə daha çox hazır olacaqlar.