Seminar bəlkə də planlaşdırıcıların təşkil edəcəyi ən ümumi hadisədir. Çox seminar ½ gün və ya tam gün kimi planlaşdırılır. Seminarın planlaşdırılması üçün yoxlama siyahısı yaratmaq istəyənlər üçün aşağıdakıları seminar planlaşdırma və icra etmək üçün yüksək səviyyəli bir quruluş təqdim edir.
Bir çox gün və ya çox sessiyalı konfransı planlayanlar üçün oxşar bir yanaşma düşünün. Bununla yanaşı, seminar planlaşdırma yoxlama siyahısı sadəcə uzun olacaq.
01 - Tədbirin məqsədini təsdiqləyin
- Tamaşaçı kimdir?
- Seminar mövzusu nədir?
- Harada yerləşməli?
- Niyə insanlar iştirak edəcək?
- Seminarın gündəliyi nədir?
02 - Apeks Tədbirinin Texniki göstəricilərinə baxın
Konvensiya Sənayesi Şurası hadisələrin planlaşdırılmasına dair detalları izləmək üçün hadisə və ya görüşmə planlaşdırıcısına kömək edəcək ən yaxşı təcrübələrin mükəmməl mənbəyi kimi baxılmalıdır. Pulsuz yükləmə vasitəsi ilə, hər hansı bir hadisə planlayıcısına müvafiq detallar siyahısını yaratmağa kömək edəcəkdir. Bu daxildir, lakin bunlarla məhdudlaşmır:
- Hadisə profili (tarix, vaxt, yer, əlaqə və s.)
- Hadisə təşkilatçısı / host əlaqə məlumatı
- Təchizatçı əlaqə məlumatı
- Katılımcı profil
- Space lazımdır
- Qida və içki
- A / V tələbləri
- Function / otaq quraşdırma
03 - bir hadisə profili yaradın
Tədbirin əhatə dairəsinə əsasən bir planlaşdırıcıya əsas suallar verildikdən sonra yığıncaq üçün mümkün olan yerləri araşdırma vaxtı gəldi. Məkanın növünü müəyyənləşdirmək üçün və tədbirin həm təşkilatçı, həm də qonaq üçün ən əlverişli ola biləcəyi tədbir təşkilatçısı / hostu ilə sıx əməkdaşlıq etmək vacibdir (fikirlərin siyahısı sonsuz ola bilər):
- Yerli otel
- Yerli konfrans qurğuları
- Şəxsi restoran sahəsi
- Şəxsi klub muzeyi / incəsənət qalereyası
04 - Xülasə Seminarı İhtiyacı və Təqdim Ediləcək Məkan Təklifləri.
Çox yerlər mümkün seminar üçün təxmin təmin etməkdən xoşbəxtdir. Catering və ya satış əlaqəli aşağıdakı BEO məlumatlarına ehtiyac duyacaq:
- Tədbir üçün mümkün tarix (lər)
- İştirakçıların sayı
- Otaq qurulma tərzi (sinif, u şəklində və s.)
- Tədbirin vaxtı (quraşdırma / yarma hesabı)
- Qida və içki tələbləri
- A / V ehtiyacları (ekranlar, mikslər və s. Daxil olmaqla)
- Otaq tənzimləməsi
İpucu: otelinizdən hadisəyə həsr olunmaq üçün A / V texnikini işə götürün.
05 - Gündəmi təsdiqləyin və / və ya inkişaf etdirin
Tədbirin planlaşdırıcısı hadisənin təşkilatçısı / hostu ilə sıx əməkdaşlıq etməsi üçün çox vacibdir, çünki hadisə gündəmə gələn ildən başlayaraq hadisənin faktiki gününə qədər tez-tez dəyişəcəkdir. Tədbir planlayıcısı planı düzəltməyə və hər şeyin düzgün işlədiyinə əmin olmaq üçün yerlə yaxından işləməyə hazır olmalıdır.
06 - BEO Sazişini təsdiqləyin
Planlaşdırma iştirakçılarının hədəf sayını və seminar üçün lojistik tələblərini bildikdən sonra o , tədbir sahəsini və əlaqədar tələbləri təmin etməlidir. Çox müqavilələr, planlaşdırıcıya tədbirdən əvvəl müəyyən bir neçə günə qədər qida və içki tələblərini azaltma / artırma imkanı verməlidir. Ancaq bir çox razılaşma, bir qrupun miqdarını azaltmasına imkan verəcək qədər yaxşı olacaq, belə ki, yaxşı qiymətləndirin.
07 - Tədbirlə əlaqə və materialların yaranması
Bəzi planlaşdırıcılar iştirak edə biləcək bir maddədir, digərləri isə ola bilməz. Əslində, bəzi görüş planlaşdırıcıları aşağıdakılardan hər biri üçün məsuliyyət daşıyacaq:
- Hadisələrin dəvətnamələri yaratmaq
- Yazı gündəliyi və digər materiallar
- İştirakçı hədiyyələri / oyunlarını təmin etmək
- Adı nişanlarını hazırlayır
- Göndərmə tədbirinin işarəsi və göstəriciləri
08 - Logistikanı yekunlaşdırmaq üçün tədbirin keçirilməsi ilə yaxından işləyin
Tədbirdən əvvəl tədbirin planlaşdırıcısının tədbirdən əvvəl tamamladığı bir neçə mühüm addım var. Buna aşağıdakıları təsdiq etmək daxildir:
- Hadisə natiqləri
- Hadisə A / V tələbləri
- Hadisə iştirakçıları sayı
- Host rolları və məsuliyyətləri
- Tədbir materiallarına ehtiyac (bir neçə dəfə yoxlamaq)
09 - Event Setup
Tədbirin qurulmasına dair BEO cədvəlində vaxt verməyə əmin olun və tədbirdən təxminən iki saat əvvəl gəlməsi tövsiyə olunur.
İpucu: Seminar sabah planlaşdırılırsa, qrupun gecə qurmasına icazə vermək üçün yer satış əlaqə məlumatını soruşun (lakin ictimai saytda qiymətli bir şey buraxmayın).
Tədbirə bütün hadisə materialları, materiallar, lövhəciklər, ekranlar, hədiyyələr, qeydiyyat masaları , adı döş nişanları və daha çox hazır olmalıdır.
Diqqət: Dinamiklər bəzən gecə slaydları dəyişirlər və hadisədən 10 dəqiqə əvvəl güc nöqtəsinə əlavə olunmalı olan yeni təqdimatlar təqdim edirlər.
10 - Hadisələrin icrası
Hazırladıqdan sonra seminar üçün vaxt. Aşağıdakıları gözləyirik:
- Bəzi iştirakçılar hər zaman erkən olacaqlar.
- Bəzi iştirakçılar hər zaman gec qalacaqlar.
- Tez-tez bir növ texniki gərginlik var.