Y-ME Analar Günü fəaliyyətləri planlaşdırılması və icrasında öyrənilən dərslər
Xüsusi fəaliyyət planlaşdırıcıları - xüsusilə qeyri-kommersiya dünyasında olanlar - açıq pul toplama tədbirinin təşkili böyük bir fikirdir. Digər cəmiyyət fandreyzinq ideyaları kimi bu cür hadisələr gələcək il üçün planlaşdırmanın bu ilki fandreyzinq tədbirinin bitməsindən dərhal sonra başlayacağını tələb edir. Tədbirin müzakirəsi vacibdir və komandanın zehinində hələ də təzə olsa da, yaxşı gedən və yaxşılaşdıran məsələləri müzakirə etmək çox vacibdir.
Müvəffəqiyyətləri və təkmilləşdirmələri müzakirə etmək, gələcək il üçün bu xüsusiyyətlərin daxil olmasını və ya inkişaf etdirilməsini təmin edir. Belə proaktif planlaşdırma da sponsorların dəyərini artırır. Və, qaçılmaz olaraq, bütün uğurlu ictimaiyyət hər il böyümək və genişlənmək ümid edir.
Bu cür tədbirlərin keçirilməsinin əsas məqsədinə diqqət ayırmaq vacibdir: fandreyzinq. Əvvəllər bir icma yürüşü təşkil edən tədbir planlaşdırıcıları üçün planlaşdırmanın ən vacib zamanlarından biri, gəzinti bitdikdən sonra həqiqətən baş verir. Bir icmanın fundraiser yürüyüşünün planlaşdırılması və icrasının bir çox aspekti haqqında öyrənmək üçün Chicago-in Y-ME Meme Xərçəng Təşkilatının ev sahibliyi etdiyi Analar Günü fəaliyyətinə arxayınlıqla baxacağıq.
Y-ME Analar Günü Meme Xərçəngi Fundraiser Walk
Y-ME, 1979-cu ildə iki məmə xərçəngi qurtarıcı tərəfindən təsis edildi. Qeyri-mənfəətli məmə xərçəngi üçün çox dilli Milli Meme Xərçəng Qaynar Xətti proqramı ilə tanındı.
Proqram ölkənin yalnız 24 saatlıq ödənişsiz qaynar xətti olaraq həmkarlar ittifaqı məsləhətçiləri yetişdirən məmə xərçəngi qurbanları tərəfindən tamamilə qurulmuşdur. Təşkilat, həmçinin Analar Günündə, onların proqramlarını və xidmətlərini dəstəkləyən illik qrant festivalı təşkil etdi. Geri 2007-ci ildə Y-ME, 12 şəhərdən təxminən 43,000 yayımçı ilə 7 milyon dollardan çox artıb.
2008-ci ildə 15 şəhər qatıldı. Təəssüf ki, 2012-ci ildə Y-ME qapılarını bağladı, lakin illik maliyyələşdirmənin mirası qeyri-kommersiya fəaliyyət planlaşdırıcıları üçün böyük bir nümunədir.
Y-ME-nın fandreyzinq müvəffəqiyyətinin çox hissəsini planlaşdırmağa və ən vacib məqsədlərə diqqət yetirmək üçün mütəşəkkil bir yanaşmaya əsaslana bilər. Təşkilatın keçirdiyi xüsusi tədbirlərin keçmiş direktoru Liz Klug 2007-ci ildən sonra qeyd etdi: "Planlaşdırma prosesində müxtəlif nöqtələrdə vaxtımızın planı var. Beləliklə, biz müvəffəqiyyətli olduğumuza əmin olmaq üçün ən vacib nöqtələri vaxtında çatdırmaq üçün addımlar atacağıq. Məsələn, ilk dəfə bir tədbirə ev sahibliyi edə biləcəyi bir şəhərdə biz insanların geri qayıtmaq istədikləri yer və yerə sahib olduğumuza əmin olmalıyıq. Yolda, biz qəhvəxanələrə broşürlər buraxacağımıza diqqət edə bilərik. "Klug və Y-ME tədbir planlaşdırma qrupu necə uğurlu bir hadisə təşkil etdiyini bir nəzər salaq.
Planlaşdırma Adım 1: Nömrələrin təhlili
Bir icma yürüşü və ya bənzər bir hadisə barındırma bir neçə müxtəlif təsisçi hədəfləri bir araya gətirmək tələb edir, lakin nəticədə, tədbirə ev sahibliyi edən və ya xeyriyyəçilik, səbəbləri üçün pul yığmaq üçün bunu edir.
Buna görə, növbəti tədbirin planlaşdırılmasında ilk addım cari hadisə başa çatdıqda baş verir və işlərin əksəriyyəti "ədədləri" əhatə edir.
"Tədbirin sona çatmasından sonra nömrələrə yaxından baxdıq", - Liz Klug deyir: "Biz bu ilki əvvəlki ilə nisbətən necə müqayisə etdik. Biz iştirakçı təcrübəsinə baxdıq. Sponsorluq kateqoriyalarımızı qiymətləndirdik. Hadisələrlə əlaqədar hər hansı bir dərhal elektron poçta cavab verdik. "Tədbirin planlaşdırıcıları bu ilki tədbirdə iştirak edənlərin gələn il də davam edəcəyini təmin etmək üçün dərhal addımlar atacaqlar.
Klug də detallara girdi. Onun qiymətləndirmələrində, hər şeyə paylanan t-shirtlərin həcminə qatılan könüllü sayından baxdı. O, gələcək il üçün daha az və ya çox ehtiyacın olub-olmadığını soruşur.
Timeline planlaşdırma
İcma fandreyzinq gəzintisi təşkil edənlər üçün, müxtəlif addımlarda hansı addımların atılacağını bilmək vacibdir.
Ən qeyri-kommersiya təşkilatlarının çoxu heyət və könüllü komitə üzvlərinin tədbirin müvəffəqiyyətini idarə etmək üçün lüksü yoxdur. Ancaq planlaşdırıcılar hadisəni ictimai təqvimə almaq üçün şəhərin bələdiyyəsi və ictimai işlər bölməsi ilə sıx əməkdaşlıq etdiyindən əmin olmalıdırlar.
Klug, ötən ilki rəqəmləri təhlil etdikdən sonra ilk addımın, korporativ işə cəlb edilməsinə yönəlməsini təklif edir. Hadisənin yeni bir proqram olmasa, bu ilki tədbirdən dərhal sonra gələn ilki fəaliyyət üçün korporativ dəstək qazanmaq vacibdir. "Biz tədbirin yekun hesabatını təslim etdikdə sponsorluğu yeniləməliyik", - Klug deyir. O, həmçinin camaat gedişini təşkil etmək istəyən planlaşdırıcılar üçün fandreyzinq tədbirləri kimi aşağıdakı məqamları təqdim edir:
- Korporativ sponsorları müəyyənləşdirin
- Yürüyüş komanda proqramlarını inkişaf etdirin
- Tədbir fəaliyyəti müəyyənləşdirin
- Gəzinti işə başlayın
- Tədbirin logistikasını yekunlaşdırın
- Tədbirin keçirilməsi
- Bir "təşəkkür edirik" hadisə tutun
- Qiymətləndirin və sonrakı hadisə başlayın
Y-ME həmçinin bir çox lojistik tələbini icra etmək üçün lojistik firma işə götürəcəkdi. Amma ən faydalı biri online qeydiyyat sistemini həyata keçirirdi.
Onlayn qeydiyyat sisteminin uğuru
Y-ME tezliklə internetdən onlayn qeydiyyatdan istifadə edilməsinin vacibliyini öyrənmiş və onlayn qeydiyyat və fandreyzinq texnologiyasından istifadəni qətiyyətlə müdafiə etmişdir.
Onlar 2003-cü il yarışı internet saytında xidmət etmək üçün bir onlayn qurucu əlaqələr idarəetmə sisteminə investisiya qoydular. Bu cür sistem ianələr və digər iştiraklar üçün fərdi müraciətlər etmək üçün könüllülər üçün şəxsi bir sayt kimi xidmət edir. Məlumatı tək məlumat bazasına çevirir və üzvləri təşviq etmək üçün komanda kapitanları gəzinti üçün bir vasitə kimi xidmət edir.
Onlayn iştirakçılar 4 mindən 11,594-ə yüksəlmişdir. Online bağışlar 5,000-dən 19,650-ə yüksəldi. Y-ME qrupu, 2,35 milyon dollarlıq bir məqsədə nail olmağına və bir bonus olaraq, bu texnologiyaya inzibati xərcləri təxminən 20.000 dollar azaltdığına inanırdı.
Belə bir sistem, təşkilatın yarışın günündən kənar tərkibini təqib etməyə və davam etdirməyə imkan verən mühüm informasiya vasitəsi ola bilər.
Yarış günü qrafiki
Səhər tezdən cəmiyyətdə gedişlər planlaşdırılır. Lövhənin və yerin mürəkkəbliyindən asılı olaraq, hadisə üçün qurulmaq adətən tədbirdən bir həftə əvvəl başlaya bilər və ən çox fəaliyyət yürüşdən bir neçə gün əvvəl baş verir.
Y-ME illik fandreyzinq tədbirini planlaşdırırdıqda, komanda tipik olaraq gəzinti keçirildikləri ərazini məhdudlaşdırmağa çalışacaqdı, belə ki küçələri bağlamaq kimi müəyyən əməliyyatları yerinə yetirmək üçün əhəmiyyətli miqdarda resurs vaxt tələb etməyib. Onların yürüyüşü ümumiyyətlə rəqabətsiz idi, buna görə də bu, daha rəqabətli yarış mühiti üçün lazım olan tələbləri nəzərə almadan kömək edirdi.
Yarış gününün cədvəli adətən aşağıdakı kimi axırdı:
- Hadisə planlaşdırma komandası gəldi (gəzməyə 2,5 saat qalmış)
- Könüllü Check-In (gəzməyə 2 saat qalmış)
- Sponsor Giriş və Quraşdırma (gəzməyə 2 saat qalmış)
- Qeydiyyat başlayır (gəzməyə 1,5 saat qalmış)
- Xəttin Qurulmasına Başlama (gəzməyə 30 dəqiqə)
- Açılış mərasimləri (gəzməyə 10 dəqiqə qalmış)
- Yarış başlayır
- Əsas mərhələdə əyləncə başlayır (gəzintidən 1 saat sonra)
- Rəsmi əsas səhnə qeydləri (gəzinti bitdikdən sonra, 1,5 saatlıq işarəsi ilə)
- Proqram rəsmi olaraq bitir (gəzinti başlayandan 3 saat sonra)
- Hadisə Dağıdılması başlayır (hadisə rəsmi olaraq başa çatdıqdan sonra)
Birlikdə gediş və ya qaçış planlaşdırma haqqında məsləhətlər
Kütləvi bir yürüş keçirmək və ya ilk dəfə qaçmaq istəyən təşkilatlar üçün Klug uğurlu bir hadisə təmin etməyə kömək edəcək bir sıra təkliflər təklif edir.
- Yaxşı əlaqəli könüllülər, sponsorlar və ya böyük komanda daxil olmaqla isti potensiallarla başlayın. Ölçülmüş nəticələri müəyyənləşdirin.
- Şəhərdə / yerinizdəki rəqib hadisələri yaxşılaşdırılması üçün ən yaxşı təcrübələrini və sahələrini təyin etmək üçün qiymətləndirin.
- Tələb olunan icazələrin və hadisənin loqistikasını müzakirə etmək üçün şəhər bələdiyyəsi və park rayonları ilə işləmək: vaxt, yer, iştirakçıların sayı. Bu görüşlər üçün hazır olduğunuza əmin olun.
- Bütçenizi anlayın və yeni bir hadisə üçün əməliyyat xərclərini 25-30% səviyyəsində saxlayın. Bəzi xeyriyyə təşkilatları ümumi xərclərin 15-20% -i üçün çalışırlar.
- Tədbirin əməliyyat xərclərinin 100% -ni udmaq üçün təhlükəsiz sponsorlar .