Daha vacibdir ki, iş yerində kimsə ilə əlaqə qurmaq barədə məlumat vermək lazımdır.
Bir müştərinin üz döndərməsi və sizinlə əlaqə qurmağı bilməməsi çox sarsıcıdır. Sizin mövqeyiniz satışda, xidmətdə və hətta məhsulun inkişafında olmur. Bütün müştəri zəngləri vacibdir və peşəkar şəkildə iştirak etmək lazımdır.
E-poçt vasitəsilə sizinlə ünsiyyət qurmağa çalışan e-poçt bildirən müştərilərin və həmkarlarının məzmunu zəng edənləri salamlayan səsli mesajın məzmunu ilə uyğun olmalıdır. Outlook 2010-u istifadə edirsinizsə və Microsoft Exchange server vasitəsilə əlaqə qurursanız, əvvəlcə Fayl sekmesinde, sonra Avtomatik Cavablar simgesini basın.
Bu, ofisdən çıxarkən bir e-poçt göndərən hər kəsə göndərilən müvəqqəti e-poçtun yaradılması prosesini başlayacaq. Bu müvəqqəti mesajı aktiv etdiyiniz üçün avtomatik cavab göndərilir. Bu e-məktub yaratmaq üçün təlimatların bir addım siyahısına burada baxa bilərsiniz: Outlook Exchange üçün Ofis Ofisindən çıxmaq
Bir Microsoft Exchange server vasitəsi ilə bağlı deyilsinizsə, proses bir qədər fərqlidir, çünki bu e-poçt hesablarının heç bir "Avtomatik Cavablar" simvolu yoxdur. Qeyri-Exchange istifadəçiləri üçün eyni e-məktub növü yaratmaq üçün bir addım-addım burada burada baxıla bilər: Bütün digərləri üçün Ofis xaricində
Növbəti addım, ofisdən uzaqlaşdığınız zaman e-poçt göndərənlərin hamısına göndəriləcək e-poçtun məzmununu yaratmaqdır. Bu e-poçt, ofisinizdən nə qədər uzaqda olacağınızı, necə olmadıqda əldə ediləcəyinizi (lazım gəldikdə) əldə etməlisiniz və işinizdə sizinlə əlaqə qurmaq istəyən zaman, vaxtınızdan uzaqlaşmaq istəmirsinizsə, ofis.
Məsələn:
Salam,
Məktubunuza görə sağ olun. Hal-hazırda ofisdən çıxdım və 1 dekabr Bazar ertəsi günü qayıdacağam. Bu müddət ərzində e-məktublara məhdudiyyətlər qoyacağam, buna görə cavabım bir qədər gecikir. Dərhal kömək lazımdırsa, mənim köməkçim Barbara Colsonə bir e-poçt göndərin. Onun e-poçt ünvanı bcolson@xyz.com.
Bayramınız mübarək!
Şahira
Microsoft burada şablonları və digər nümunələri təklif edə bilər: Ofis şablonları və nümunələr. Ofisə qayıdarkən bu müvəqqəti mesajı söndürməyi unutma, əks halda, ofisdə olduğunuzdan sonra sizə e-məktub göndərən hər kəs eyni mesajı qəbul etməyə davam edəcəkdir.
Artıq gedən e-poçtu yaratdığınız üçün, bütün zəng edənləri salamlayan oxşar, davamlı gedən bir səs mesajının yaradılması asandır. E-poçtunuzdan eyni sözləri istifadə edin, geri döndüyünüz zaman yoxluğunuzda və dövlətinizlə əlaqələndirilməlidir.
Səsli mesaj üçün, şəxsin telefon nömrəsini elektron poçt ünvanına vermək lazımdır.
Məsələn:
Salam,
Şahira Raineri'nin masasına çıxdınız. Bütün bu mesajı dinləyin. Mən ofisimdən 5 Yanvar Pazartesi gününə qədər çıxacağam. Dərhal kömək istəsəniz, mənim köməkçim Barb Colsonı axtarın. Onun telefon nömrəsi 212-555 xxxx-dir.
Geri döndüyüm zaman sizinlə danışmağı gözləyirəm. Təşəkkür edirəm.