Bayramlar üçün ayrılmadan əvvəl nə etməli
Tətil üçün yaxınlaşmadan əvvəl ofisinizi hazırlamaq diqqətli hazırlıq tələb edir. Müvafiq mesajlaşma, müştərilərinizin, satıcıların və işçilərinizin bağlanma müddətini planlaya biləcəyini təmin edəcək və deməli, əvvəlcədən və sonra bir çox qəzəbli şikayətlərlə əvəzlənməyəcəksiniz. Bu, qayğısız bir tətil və layiqli bir istirahət üçün edilməlidir.
Tədbirin səmərəli və sərfəli olmasını təmin edən termostatların yenidən qurulması üçün bayrama gedən mesajların göndərilməsindən, addımların basit bir siyahısı.
01 - İşçilərin, Müştərilərin və Satıcıların Xəbərdar edilməsi
Veb sayta və telefon sisteminizdə avtomatik göndərilən mesaj vasitəsilə müştərilərə məlumat verə bilərsiniz.
Satıcılar (xüsusən reoccurring çatdırılma proqramları olanlar) e-poçt, telefon və ya poçt poçtu vasitəsilə bildirilməlidir.
02 - Təhlükəsizlik personalına və ya xidmətlərinə xəbərdarlıq
Gələcək bağlanma tarixləri haqqında təhlükəsizlik işçiləri və ya təhlükəsizlik xidmətlərini xəbər verin. Təhlükəsizlik təminatçınızın sizin və sizin əsas işçiləriniz üçün telefon nömrələri də daxil olmaqla əlaqə məlumatı olan yenilənmiş təcili yardım əlaqə siyahısına sahib olduğuna əmin olun. Büro biznes üçün bağlandığı və bağlama zamanı binada olma səlahiyyətinə malik olan şəxslər hətta təhlükəsizlik məsələsində kimə müraciət etməlidirlər.
03 - Avtomatlaşdırılmış Xadimi dəyişdirin
Bağlanmadan bir həftə və ya iki dəfə, telefon sisteminizdə avtomatlaşdırılmış bir işçi salamını qeyd edin ki, ofis ofis uzun müddət bağlanacaq. Yadınızdakı tarixləri və yenidən açılmasını gözlədiyiniz zaman daxil edin. Siz ayrılmadan əvvəl, geri dönəcəyiniz zaman vurğulayan ikinci bir avtomatlaşdırılmış salam yazmaq və uyğun olduqda, zəng edənlər sizin yoxluğunuzda istənilən sorğuları yönəltməlidir.
İstilik və soyutma, santexnika və ya digər əsas müştəri xidmətləri kimi təcili xidmətlərin göstərilməsi halında, zəng edənlərə fövqəladə vəziyyətdə cavab vermə xidmətinizə və ya cib telefonunuza necə çatacaqlarını bildirməyinizə əmin olmalısınız.
04 - Sizin cavab vermək xidmətinə xəbər verin
Ofisin bağlanacağı tarixlərin cavab vermə xidmətinə xəbər verin və zəngdə olan işçilərin telefon nömrələri ilə əlaqə siyahısını yeniləyin. Müəyyən vəziyyətlərdə kimin əlaqə olacağını bildiklərinə əmin olun; məsələn, çatdırılma məsələsi halında yuxarı səviyyəli menecerlərin xəbərdar edilməsini istəmirsiniz.
05 - Səs poçtu salamlarını dəyişdirin
Telefon sisteminizin işçilərinə işçilərinə xarici çağırışlar imkanı verilərsə, onlara "bayram üçün bağlandı" mesajını yazmağı və ya zəng edənlərə bağlanma haqqında vacib detalları verən səs poçtu salamını vermək üçün təlimat verin. İşçilər ofisə qayıdarkən və ofisin bağlanması zamanı dərhal yardım lazım olduqda nə edəcəyini bilmək üçün çağırışçılara məlumat verməlidirlər. Çox hallarda, şəxsi əlaqə məlumatı verən işçilərin istəkləri yoxdur.
06 - Termostatları azaltın, Ofis avadanlığı söndürün
Kapatma zamanı ofis termostatlarını quraraq və ya yenidən proqramlaşdıraraq enerji və pul qənaət edin. Sizə qənaət edə biləcək xərc qənaətində təəccüblənəcəksiniz və yaxşı bir PR imkanı ola bilər; Sizin şirkətiniz resursların qorunub saxlanılmasına sadiq olduğunu göstərir.
Masa işıqları, fotokopi printerləri, printerlər və kompüterlər daxil olmaqla, lazımsız ofis avadanlığını söndürməklə enerji və pul qənaət edə bilərsiniz.
07 - Yedekleme Serveri
Kompüteriniz və serveriniz varsa, zəmanət dövrünün bağlanmadan əvvəl və sonra düzgün işlədiyinə əmin olun. Biznesinizin yenidən açılmasını gözləməyinizdən əvvəl, erkən bir pikap üçün kənar ehtiyatınızı planlayaraq fəlakətə məruz qalmağı azaltın. Bu, bir problemlə əlaqə qurmaq üçün kiminlə əlaqə qurmaq üçün lazım olan talimatlara sahib olmalısınız, belə ki, cavablama xidmətinizin düzgün məlumatlandırıldığından əmin olun.
08 - Söndürməli deyil
Bəzi ofis avadanlıqları, o cümlədən:
- Faks maşınları
- Telefon sistemi
- Serverlər və backup sistemləri
- Soğutma qurğuları
- Təhlükəsizlik sistemləri