Telefonunuza düzgün bir iş telefonu ilə cavab verin.
Məsələn, telefonda cavab verərkən, "Cypress Technologies" Susan danışır, mən sizə necə kömək edə bilərəm? Bu yalnız zənginə bir işə çatdıqlarını bilir, ancaq "Bu Cypress Technologies mi?" Və kəşfiyyat-söhbət kimi kəşfiyyat suallarına vaxt ayıraraq, suallara cavab vermək üçün onusa üstünlük verir.
Söhbət etdiyiniz kimi düşünün və önə çəkin.
Zəng ən yaxşı və ya sonradan idarə olunurmu? Telefonlardan bir çoxu telefon zənglərini tez-tez soruşulan suallardır: "Nə qədər gec açırsınız?" Amma digərləri daha mürəkkəb və vaxt aparan cavabları əhatə edir. Əgər belədirsə, zəng edənə xəbər verin və onu müzakirə etmək üçün onu geri çağırmaq rahat olardı.
Telefonda zənglərin saxlanması üçün Parafrazinq və yekunlaşdırma funksiyasından istifadə edin.
Telefonda söhbət etmək istəməyən və ya nöqtədən uzaqlaşmaq istəyən kimsə ilə danışırsınızsa, "Mən dediyimi eşitdiyim şey ..." və ya "Yəni əsas nöqtələr ..." kimi bir şey söyləyin. və ya "Sizin dediklərinizin ədalətli xülasəsi varmı?" Çatdırmaqdan imtina edən kimsə ilə söhbət etmək çətindir.
Hər bir çağırışı siz və qətranın razılaşdıqları hərəkətin xülasəsi ilə bağlayın
Çox hallarda yalnız saniyə çəkilsə də, səhvlərdən qaçınmaqla və ikiqat yoxlamaq lazımdır. Məsələn, bir müştəri ilə görüş qurduğunuz bir söhbətdən sonra, "Yaxşı.
Mən sabah saat 10.00-da ofisinizdə (yerləşdirmə yerində) görüşəcəyəm və nümunələri bir yerə toplayacağıq ".
Mesajlar Pad telefonları ilə saxlayın, belə ki, Siz zəng ərzində ətraflı məlumat əldə edə bilərsiniz.
Bu zaman yalnız yaxşı vaxt idarəçiliyi deyil, zəngə diqqət yetirmək üçün kömək edir, ancaq müəyyən bir söhbətin detallarını tapmaq və / və ya nəzərdən keçirmək lazımdırsa, vaxt rəhbərliyinə kömək etməkdir.
Müştərilərə və Müştərilərə E-poçt Seçimini Verin
E-poçt ünvanınızın nə olduğunu bilsəniz, bir çoxları telefonunuzdan istifadə etməyinizlə əlaqə saxlayacaqsınız. Əgər biriniz varsa, şirkətinizin e-poçt ünvanının biznes kartlarınıza və veb saytınıza diqqət yetirilməsini təmin edin. E-poçt ünvanlarınız varsa, cari müştərilərə və müştərilərinizə e-poçt göndərin, e-poçt seçimini qeyd edin və kommunikasiyanı yaxşılaşdırmaq üçün bir yol kimi təqdim edin.
Telefonun cavablandırdığınız vaxtını idarə etmək üçün texnologiyadan istifadə edin
Minimum olaraq işiniz cavab vermə maşını və səsli mesaj olmalıdır. Bunları uyğun biznes yazıları ilə qurun və ofisdən çıxdığınız və ya bir şey üzərində fasiləsiz işləməyiniz lazım olduğunda telefonunuza cavab vermək üçün istifadə edin. Sonra hər gün bu telefon mesajlarına cavab vermək üçün vaxt ayırın. Vaxtın idarə edilməsi baxımından, telefon görüşmələrini bir araya gətirərək dəyərli vaxt qazanacaqsınız.
Evə əsaslanan bir işə başlamış olsanız, Ayrı İş Telefonu və ya Line alın
Öz "iş yalnız" cavab maşın və / və ya səs poçtu ilə ikinci "iş yalnız" telefonunuz olmalıdır. Yalnız bu daha peşəkar deyil, ancaq mesajlar vasitəsilə hərəkət etmək və işlə əlaqəli olanları müəyyənləşdirmək üçün vaxtınızı qurtaracaqdır.
Telefonun cavabını vermək üçün həmişə yaxşıdır
Avtomatlaşdırılmış Interactive Voice Response (IVR) sisteminin bir maşın alması və ya daha pis olması, insanların mesajlardan ayrılmaması və ya geri qayıtması üçün narahat olmadığı zaman biznesinizə mal olacaq. Gələn telefon zənglərinə cavab vermək gün ərzində çox vaxt aparırsa, telefonunuza cavab vermək üçün bir resepsiyonist və ya peşəkar cavab xidməti ilə işə qəbul edin. Başqasına sahib olma xərcləri məhsuldarlığınızın və daha yaxşı satışların artması ilə qarşılıqlı ola bilər.
Tez-tez soruşulan sualların yazılı skriptini saxlayın.
Cavab axtarmağa ehtiyacınız yoxdursa və ya telefonunuza cavab verərkən müəyyən bir sorğuya necə cavab verməyiniz barədə düşünsəniz, sizin və işçilərinizin vaxtını saxlayır.
Telefon haqqında məsləhətlər
Xatırlayın ki, telefonun iş gününüzü təşkil edən müdaxilə zamanı deyil, biznes aracı olması ehtimal olunur. Gelen telefon görüşmələrinizi bu vaxt idarə məsləhətlərinə əsasən idarə etmək, zamanınızı daha yaxşı idarə etməyə, məhsuldarlığınızı artırmağa və telefonunuzu müvafiq yerə qoymağa kömək edəcək - işinizi yerinə yetirməkdən daha çox işə kömək etməyə kömək edəcək.