Giden telefonunuzun daha effektiv və daha az vaxt çəkməsi üçün necə
Ancaq danışmaq istədiyimiz insanlarla söhbət etmək və söhbət etmək olarsa, nə demək istədiklərini və hərəkət etdiklərini söyləyək?
Nə qədər məhsuldar ola biləcəyimizi və nə qədər başqa şeylər etməmiz lazım olduğunu düşünün.
Bəli, biz edə bilərik - və bunun hamısı əvvəlcədən bir az hazırlıqdır.
Gələn zənglər üçün vaxt idarəçiliyi üzrə telefon məsləhətləri
- Onlar tədarükçülər , müntəzəm müştərilər və ya podratçı olsalar da, bir çoxumuz eyni insanları dəfələrlə çağırırıq. Əlaqədar olmayan insanlara çatmaq üçün vaxtınızı sərf etmirsinizsə, kontakt məlumatınızı vaxt qənaət edən məlumatlarla yadda saxlayın .
Məsələn, bilmək istəyirik ki, hər gün 1-dən 14-dək olmaq istəyən bir şəxs nahar edirsə, niyə vaxtımı bu müddət ərzində ona zəng vurmağa çalışırsan? - Telefonunuza müntəzəm olaraq zəng etdiyiniz nömrələrə telefon nömrəniz. Mən bunu etməyən insanlar tərəfindən təəccüblənirəm, çünki nömrələrə baxmadığınız zaman onları saxladığınız vaxt və bərabər dərəcədə şaşırtıcıdır.
- Giden çağırışları planlaşdırın. Zəng etmədən əvvəl, zəngin əsas məqsədi və əhatə etmək istədiyiniz əsas nöqtələri səsləndirin. Bu, telefonda olduğunuzda nöqtəyə qalıb və əhatə etdiyiniz hər şeyi əhatə etdiyinizə, zəng zamanı vaxtı qənaət etməyə və bir şey unutduğunuz üçün təkrar zəng etməkdən qaçınmağa kömək edəcək.
- Kontaktlar verilənlər bazasına daxil olan birisi zəng edirsinizsə, zəng etdiyiniz zaman sizin qarşınızda zəng etdiyiniz şəxs haqqında bütün məlumatları əldə edin. Masaüstü kompüter, mobil cihaz və ya bir Rolodex istifadə edirsinizsə, bu zəng zamanı böyük bir yaddaş yardımıdır. Əlavə, müştərinin ərinin adı kimi bir şeyə baxmağa ehtiyacınız yoxdursa, daha çox vaxt qənaət edərkən zəng zamanı qeydlər etmək imkanı olacaq.
- Əlbəttə, zəng zamanı qeyd etmək istəyirsinizsə (və ya telefonda söhbət edərkən başqa bir şey etsən), yaxşı bir dinamik və ya qulaqlıq vacibdir. Əlinizi azad etmək çox vaxt azad ola bilər.
- Birinin cavab vermə maşınına və ya səs poçtuna çatarsanız, telefon nömrənizi iki dəfə verən və aradığınız səbəbi bildirən tam bir mesajı buraxın . Məsələn, "Bu Susan Ward (telefon nömrəsi), layihəniz üçün qiymətləndirməni müzakirə etmək üçün çağırıram, günortadan sonra mənə (telefon nömrəsinə) gedə bilərsiniz."
Numaranızın iki dəfə ifadə edildiyi mesajı alıcının mesajı təkrarlamadan düzəltmək və onu yazmağın daha yaxşı bir şansını verir. - Telefon məcburiyyətinə verməyin . Birinizə çatmağa çalışdığınız zaman və geri dönməzsinizsə, geri çağırmaq cazibədardır - bəlkə də hər yarım saatda! Düzgün bir mesaj göndərdiyiniz halda, təkrarlanan mesajlar buraxma (və şəxsin cavab vermə maşınını və ya səsli poçtu doldurmanı) vaxtınızı sərf etmək lazım deyil. Növbəti iş gününə kimi geri çağırmaq üçün kifayət qədər vaxt ayırdığınız şəxsə verin.
- Telefon zənglərinizi cədvəlləşdirin və mümkün olduqda, onları tək-tək vaxt blokunda yaradın. Çoxumuz birdən çox vəzifədə yaxşı deyillər və bir vəzifədən digərinə irəlilədikdə çox məhsuldarlıq itirirlər. Belə ki, müəyyən bir gündə çoxsaylı çağırışlar varsa, bir-iki gündə bir saatda onları bir saatda daha çox etmək, daha sonra üç saat sonra üç dəfə çağırış etmək və daha iki 45 dəqiqə keçmək daha səmərəlidir.
- Mümkünsə, gedən telefon zənglərinizi sifariş edin. Tez bir çağrı olmayacaqsa, ilk olaraq birinizə zəng vurduğunuzda, özünüzü tanıtın, ona niyə çağırırsınızsa, onu danışın və ya söhbət etmək üçün əlverişli bir vaxt olub olmadığını soruşun və ya müzakirə etmək üçün vaxt ayırdığınızı soruşsanız . Sonra o zaman ona zəng edəcəksiniz. Bu, yalnız yerinizdə vaxtınızı qurtarmaqla yanaşı, həmin şəxsin geri çağırdığı vaxtdan xilas ola bilər, çünki həm də əvvəlcədən çağırdığınız problemi müzakirə etməyə hazırlaşırsınız.
- Mümkünsə, telefonunuza gedən telefon zənglərini "baş vaxt" vəziyyətində saxlayın. Tədqiqat göstərir ki, sabahın əvvəlində daha çox adam ofisindədir və 8-dən 11-dək işləyə bilər