Federal Qanun Paycheck Records və digər sənədləri saxlamağı tələb edir
İşəgötürənlərin qeydləri işəgötürənlər nədir?
Normalda biznesin aparılması zamanı qanunla tələb olunan qeydlərin əksəriyyətini saxlayacaqsınız, buna görə də əlavə addımlar və ya işlə məşğul olmama çox vacibdir.
IRS və FLSA tələblərinə uyğun olduğunuzdan əmin olmaq üçün etdiyiniz qeydləri nəzərdən keçirin.
Qeydlər elektron formada daxil olmaqla hər hansı bir şəkildə saxlanıla bilər. Aşağıdakılar qeyri-azad olmayan bütün işçilər üçün və minimum əmək haqqı tələblərinə cavab verənlər üçün saxlanmalıdır:
- 19 yaşınadək olmadıqda, işçinin adı, ev ünvanı, işğalı, cinsi və doğum tarixi də daxil olmaqla şəxsi məlumat
- Onun iş həftəsi başladığı saat və gün
- Cəmi saat hər iş günü və hər həftə işləyirdi
- Cəmi gündəlik və ya həftəlik birbaşa mənfəət
- Əlavə əmək haqqı istənilən həftə üçün mütəmadi saatlıq ödəniş dərəcəsi
- İş həftəsinə görə ümumi əmək haqqı
- Ümumi ödənişlər hər bir ödəniş müddəti ödənilir
- Ödəmə tarixi və ödəmə müddəti əhatə olundu.
Qeyri-azad işçilərə ən azı minimum əmək haqqı ödənilməlidir və həftənin 40-dan çoxunda işləyən istənilən saatdan çox vaxt işləməlidir. Bir əməkdaşı əmək haqqı əsasında həftədə ən azı $ 455 ödənilirsə və əgər müəyyən iş vəzifələrini, adətən, inzibati, icra və ya rəhbərliyi yerinə yetirirsə, azad ola bilər.
Düzgün ödəniş, iş həftəsində ilk 40 saat ərzində qazanılmışdır.
Mütləq işçilər üçün tələb olunan qeydlər azad olmayan işçilərdən fərqlənir və ev işçiləri, qeyri-adi ödəmə qaydaları altında işləyən işçilər üçün, yaşayış yeri və ya digər obyektlərin verildiyi işçilər üçün və bərpaedici təhsil alan işçilər üçün xüsusi məlumat tələb olunur.
İşçilərinizdən hər hansı biri bu kateqoriyaya daxil olursa, bir vəkillə məsləhətləşin.
Formalarınız Davamlı Olmalısınız
Ödəniş qaydalarına əlavə olaraq, hər bir işçinin sənədində bir neçə digər sənədləri saxlamalısınız.
- Onun federal dayandırılması göstərən W-4 formasının imzalanmış bir surəti. Bu forma bir neçə dəfə dəyişdirilə bilər, belə ki, ən son forma ən üst səviyyədə saxlamağa əmin olun.
- United Way və ya digər xeyriyyə kimi faydalar və xüsusi ianələr daxil olmaqla, bir işçinin ödəmə ayırmalarına icazə verdiyi hər hansı formanın bir surəti
- İşçinin orijinal ərizə formasının və bərabər və ya transkript kimi dəstəkləyici sənədlərin surəti.
- Ödəniş səviyyələrində dəyişikliklərə dair qeydlər, promosyonlar və ya dözümlülüklər və bu hərəkətlərin səbəbləri.
Paycheck Records saxlamaq üçün ən yaxşı yol nədir?
Paycheck qeydləri, işlədilən bütün saatları sənədləşdirənlər, ödəniş statusunda dəyişikliklər və ödəniş tarifləri ayrı bir faylda saxlanılmalıdır.
İşçinin əmək haqqı və faydaları, işçinin razılığı da daxil olmaqla, bütün dəyişikliklərin qeydlərini saxlamalısınız. FICA vergiləri və saqqızları istisna olmaqla, işçinin əmək haqqından hər hansı bir xərc üçün yazılı razılığınız olmalıdır.
İnsan Resursları üzrə mütəxəssis Susan Heathfield, bir işçinin personal faylında saxlanılmalıdır.
İşçilərin qeydlərini görmək üçün kimə icazə verilir?
Əksər müəssisələr işçi qeydlərini məhdud bir ərazidə saxlayır və yalnız işəgötürən rütbəsi və mövqeyinə görə qeydləri görmək üçün lazım olan şəxslərdən istifadə etməyə icazə verir. İşçi qeydləri heç vaxt qeyd otağından çıxarılmamalıdır. Bir neçə işçidən daha çox sahibisinizsə, insan resursları işçilərinin istəklərə necə cavab verəcəyini bildiyiniz üçün personal faylına giriş siyasəti qurmaq istərdiniz.
- İşçilərə öz qeydlərini görməyə icazə verilməlidir. Öz rekordunu seyr edərkən kimsə bir işçi ilə otağında qalmaq istəyə bilər.
- Hansı şirkət işçilərinin işçi qeydlərini görə biləcəyini təyin edin. Erişim, adətən, insan resursları şöbəsinin işçiləri və müəyyən səviyyədən yuxarı olan menecerlər və idarəçilərlə məhdudlaşdırılır.
- Müxtəlif federal və dövlət auditorları auditor məqsədləri üçün işçi qeydlərinə girişə icazə verilə bilər. Auditorun işçi qeydlərinə daxil olmasına icazə vermədən əvvəl sifariş tələb edə bilərsiniz.
- İşçilərə iddia edən vəkilləri xüsusi müəyyən hallarda istifadə edilə bilər. Yüksək səviyyəli bir səlahiyyətli və ya şirkətin vəkili qeydlərin izlənilməsinə icazə vermədən əvvəl vəkilin tələbini doğrulamalıdır.