W-2 formalarını hazırlamadan və dağıtmadan əvvəl

01 - İşçilər kimi düzgün işlədildiyinizə əmin olun

İşçi işəgötürən istiqamətində iş görən işçi. Ümumiyyətlə, bir təşkilat üçün xidmət göstərən hər kəs təşkilatın nə ediləcəyini və necə ediləcəyini nəzarət edə biləcəyi təqdirdə işə götürür.

Digər tərəfdən, müstəqil podratçı başqa fərdi və ya biznesə xidmət edən fərdi və ya biznesdir. Müstəqil podratçı müstəqil müəssisədir və işçi sayılmır. Müstəqil podratçıların bəzi nümunələri məsləhətçilər, agentlər və ya brokerlərdir. Müstəqil podratçıların işi tez-tez təsadüfi və ya biznes üçün vacib deyil; məsələn, bir təmizlik xidməti, bordro prosessoru və ya İT xidməti.

İşçiləri işəgötürən və ya müstəqil podratçı kimi təsnif etmək və kömək üçün işəgötürənlə məsləhətləşmək haqqında ətraflı məlumat əldə edin.

02 - Cari il üçün dağılımı və verilməsi tarixlərini yoxlayın

W-2 prosesində iki addım iştirak edir. İlk addım W-2 formalarını işçilərə paylaşdırır. İkinci mərhələdə bu formaları İctimai Təhlükəsizlik İdarəsi ilə birlikdə təqdim etməkdir. (SSA)

İşçilərə həm paylanması, həm də SSA ilə verilməsi üçün son tarix yanvarın 31-də keçiriləcək. Bu, vergi fırıldaqçılığından qaçınmaq üçün SSA-nın verilməsi üçün yeni bir daha son tarixdir. W-2 və 1099 tarixləri haqqında ətraflı məlumat əldə edin .

Yanvar ayının əvvəlində işçilərinə formalarını verdiyinizə əmin olun ki, səhvlərin qarşısını almaq üçün onları nəzərdən keçirmək üçün vaxtları var.

03 - İşəgötürən W-4 Formalarını yoxlayın

İşəgötürənlərdən hər zaman bütün işçilər üçün faylda W-4 forması olması tələb olunur. Forma uyğun olaraq W-4, işçinin federal gəlir vergisi öhdəliyinin məbləğini müəyyənləşdirmək üçün lazım olan məlumatı, ailə vəziyyəti, ailənin sayını və saxlanılan hər hansı əlavə məbləği əhatə edir.

Formala əsasən, işəgötürən işə götürüləcək və istənilən vaxt dəyişiklik etməyi arzulayır. İşçinin şəxsi məlumatı (ailə vəziyyəti və ailə üzvləri daxil olmaqla) dəyişdirilərsə və ya işçinin ünvanı dəyişdirildiyi təqdirdə işçi W-4 formasını dəyişdirməlidir. İşçi, istənilən vaxt W-4 formasını tətil məbləğini dəyişdirmək üçün dəyişdirə bilər .

İlin sonuna qədər hər il, işəgötürənlər, şəxsi məlumatların dəqiq olduğundan əmin olmaq üçün W-4 formasını nəzərdən keçirmək üçün bütün işçilərdən soruşmalıdır.

İşçilərin Form W-4 haqqında dəqiq və dolğun məlumatlara sahib olmasını təmin etmək W-2 formalarını hazırlamağa və yaymağa kömək edəcəkdir.

04 - W-2 formaları üçün əmək haqqı məlumatlarını toplayın

Birincisi, bütün W-2 formaları üçün şirkətiniz haqqında bəzi əsas məlumatlara ehtiyacınız olacaq:

• Şirkətinizin işəgötürən kimlik nömrəsi
• Biznesin adı, ünvanı və poçt kodu
• Və şirkətin dövlət vergi identifikasiya nömrəsi

Bundan sonra, hər bir işçinin şəxsi məlumatları və əmək haqqı məlumatları haqqında məlumat toplamaq lazımdır:

• İşçinin adı və ünvanı və sosial təminat nömrəsi və ya digər vergi nömrəsi
• Bu əməkdaşı ödənilən məbləğ: ümumi əmək haqqı, məsləhətlər və digər kompensasiya
• Federal gəlir vergisinin məbləği saxlanılır
• Sosial təminat haqları ( Sosial Müdafiənin maksimum məbləğinə qədər)
• Medicare əmək haqqı və məsləhətlər və Medicare vergisi, yüksək gəlirli işçilər üçün əlavə Medicare vergisi də daxil olmaqla saxlanılır.
• Ayrılan işçilərin məsləhətləri ödənilir
• Ödənilmiş asılı qayğı müavinləri və işçinin vergiyə cəlb edilmiş digər faydaları
• İşçinin işlədiyi hər bir dövlət üçün dövlətin əmək haqqı və öhdəlikləri və dövlət vergisi vergisi saxlanılıb
• Yerli əmək haqqı və məsləhətlər ödənilir və yerli gəlir vergisi saxlanılır.

05 - Review W-2 Qenerasiya - Necə W-2 yaradılacaq?

Sizin şirkətiniz əmək haqqı emalında yeni olarsa və ya əmək haqqı vəziyyəti son zamanlarda dəyişibsə, işçilərin illik hesabatlarının tapılması, başa çatdırılması və yayılması prosesini nəzərdən keçirmək yaxşı bir fikirdir. W-2 formalarını bir ofis təchizat mağazasından, EBM'dən vergi və ya mühasibat proqramından və ya IRS-dən əldə edə bilərsiniz.

Qeyd: W-2 formalarını IRS-dən və ya İnternetdən başqa yerdən yükləyə bilməzsiniz. W-2 formalı A surəti qırmızı rəngli xüsusi rəngdədir və təkrarlana bilməz. Sosial Təhlükəsizlik İdarəsi ilə birlikdə Copy A-nın xüsusi IRS formasını təqdim etməlisiniz (bu, saxladığınız surəti və fevralın sonunda Sosial Təhlükəsizlik ilə fayl).

W-2 formalarını hazırlamaq üçün bir neçə variant var:

• Mühasibat proqramından istifadə . Yalnız bir neçə işçi varsa və mühasibat proqramından istifadə etsəniz, bu proqramı istifadə edərək W-2 formalarını hazırlamaq üçün əlavə et satın ala bilərsiniz.
• Vergi hazırlığı proqramından istifadə. Əgər siz onlayn və ya masa üstü bir versiyada ümumi vergi hazırlığı proqramlarından birini istifadə etsəniz və bu proqramın biznes versiyasını satın alsanız, W-2 emalinin daxil olub-olmadığını yoxlayın. Shirley Elmblad, Maliyyə proqram təminatı kitabçasında, vergi proqramı baxımından bir məqalə var
• Satın alınmış W-2 formalarını istifadə edin . Əsas ofis tədarükçü şirkətləri, bu formaları məlumatları əl ilə yazmağa və yazıcınıza yazdırmağa imkan verən CD-lərdə proqram təminatı ilə istifadə üçün əvvəlcədən çap edilmiş W-2 formalarına malikdir.

W-2 formalarını doldurmaq və çap etmək üçün istifadə etdiyiniz üsul W-3 ötürmə formalarına da malik olmalıdır.

06 - W-2 formalarını işçilərə necə bölüşdürmə qərarı

W-2 formalarını yaratdıqdan sonra növbəti qərarı onları işçilərə necə bölüşdürmək olar. W-2 formalarının işçilərə paylanması üçün son tarix vergi ilindən sonrakı 31 yanvar tarixidir. Məsələn, 2016-cı il vergi ili W-2-i yaymaq üçün tələb olunan işəgötürənlər 31 yanvar 2017-ci ilədək onları yaymaq üçün var.

İşçilərə çap olunmuş W-2 formalarının paylanması üçün iki variant var: onları göndərin və ya onları işçilərə bölüşdürün. Bir işçinin W-2 formasını şəxsən aldıqları təqdirdə, işçinin bu formanın alındığına dair imzalanması istənə bilər, bunun olub-olmaması ilə bağlı sualların qarşısını almaq.

07 - Çalışanlara W-2 formalarını göndərmədən əvvəl səhvləri yoxlayın

Məsələləri minimuma endirmək və W-2 formalarını yenidən göndərmək üçün W-2 formalarını səhvlər üçün yoxlayın, bu siyahıdan istifadə edin. Ümumi W-2 səhvləri yanlış il formunu istifadə edərək, məlumatı daxil etməməyi, səhv qutuda məlumatın verilməsini və Sosial Təhlükəsizlik Təşkilatının maksimum dayandırılmasını dayandırmır.

08 - W-2 Formalarının təkrarlanan işçi istəkləri

İşçilər tez-tez səhv və ya W-2 formasını itirirlər və əmək haqqı şöbəsinə W-2 formasının dublikat surətini tələb edə bilərlər. W-2 formalarını yayımlamadan əvvəl, bu istəklərlə necə məşğul olacağınızı nəzərdən keçirin:

• Formaları daxili olaraq çap etdirdiyiniz halda, W-2 formasını təkrar çap etdirə və onu verə və ya işçiyə göndərə bilərsiniz.
• Forma xarici əmək haqqı xidməti tərəfindən hazırlanmışsa, onlar yenidən çap olunmaq və formu poçtla doldurmaq üçün sizdən haqlı ola bilərlər. İşçilərin ilk dublikat şəklində, ya da bir ildə ikincilik kvotası (bu olur!).

Nə qərar verərsənsə, siyasətinizi işçilərə dublikat formaları ilə əlaqələndirmək yaxşı bir fikirdir. Çoxlu formalar üçün ödənişlər olduqca görünə bilər, ancaq başa düşmək məcburiyyətindəyik ki, itirilmiş forma sayını azalda bilər.

09 - İctimai Təhlükəsizlik İdarəsi ilə W-2 və W-3 formalarını verin

W-2 formalarını necə hazırlamaq qərarına gəldikdən sonra və bu formanı işçilərə verdik (vergi ilindən sonrakı ilin 31 yanvar tarixinə) növbəti qərarınız bu formaları İctimai Təhlükəsizlik İdarəsi (SSA) .

Bütün W-2 formaları Sosial Müdafiə İdarəsi ilə birlikdə W-3 verilməsi forması ilə birlikdə təqdim edilməlidir. Bu formaları təqdim etmək üçün iki variant:

• Sosial Müdafiə veb saytının Business Services Online bölümündə onlayn müraciət edə bilərsiniz. İlk qeydiyyatdan keçməlisiniz, sonra onlayn formaları doldurun. BSO ilə onlayn müraciət etsəniz, W-3 formalarını da əlavə etməlisiniz.
• Formu W-3 ilə yanaşı W-2 formalarını Sosial Təhlükəsizlik İdarəsinə göndərə bilərsiniz.

W-3 formasını necə hazırlamaq barədə daha ətraflı məlumat.

10 - W-2 Formalarının Dağıtılması üzrə Dövlət Qaydalarını yoxlayın

Bir işçi üçün W-2 formasını doldurduğunuzda, həmin formanın bir hissəsi (Kopiya 1) işçinin işlədiyi dövlətə təqdim ediləcəkdir. İşçinin birdən çox dövlətdə çalışması halında, W-2 formasının bir nüsxəsini hər bir dövlətə təqdim etməlisiniz.

Hər bir dövlətin W-2 formasının təqdim edilməsi və istənilən ötürmə formaları üçün fərqli tələbləri var. Dövlətin tələblərini öyrənmək üçün dövlətin vergi orqanına və ya dövlət gəlir bölməsinə müraciət edin.

YENİLƏNİB: Bir çox dövlət SS-lərlə W-2-lərin verilməsi üçün yanvarın 31-dən yeni olan sonunadək uyğun gəlir.

Dövlət əmək haqqı vergiləri haqqında daha çox oxuyun .