W-4, I-9, İş müraciəti, Dövlət qeydiyyatı və daha çox
İşəgötürənlər üçün sənədləşmə və qaydalar üçün ilk məsuliyyətiniz kirayəlikdən dərhal sonra gəlir. Işçi işə başlamazdan və onun ilk ödənişini almasından əvvəl, işçinin tam işləməsi üçün tələb olunan bəzi formalar var. Bu formalar həm federal, həm də dövlət qanunlarına əsasən hər bir işçi tərəfindən tamamlanmalıdır.
əksər hallarda formaları hər kəsə qaytarmaq lazım deyil, ancaq onları saxlamalısınız. Bu formalar başa çatdıqda, onları müəyyən bir yerdə saxlamalı, işçilərə və onları görməyə ehtiyacı olan digər şəxslərə təqdim edilməlidir. ABŞ Əmək Nazirliyi (əmək haqqı və saat vahidinə əsasən) əmək haqqı və kadr qeydləri üçün xüsusi tələblərə malikdir ki, bu da bütün işçilərə aid edilməlidir.
Federal, əyalət və yerli qurumlar da müxtəlif səbəblərlə işçilərinizin qeydlərini yoxlaya bilər , belə ki qeydlərin saxlanması vacibdir.
01 - Federal gəlir vergisi dayandırması üçün Form W-4
Bütün yeni işəgötürənlər , ilk ödənişini almadan əvvəl Formu W-4'ü doldurmalıdırlar. Bu forma, ailə vəziyyəti, ailənin sayı və təyin edilmiş əlavə dayandırılma məbləğləri barədə məlumatları əhatə edir. Bu, federal gəlir vergiləri üçün stopaj hesablamaq üçün istifadə olunur. Bütün W-4 formalarının, ən sonuncunun surətlərini saxlamağa ehtiyac yoxdur.
İşəgötürənlər bu formu necə tamamlamaq barədə işçilərə məsləhət verməməlidirlər, ancaq onları bu formasını doldurmağa kömək edən bir IRS məqaləsinə yönəldə bilərsiniz.
W-4 formasının ən son versiyasını istifadə etdiyinizə əmin olun. 2017-ci ilədək Vergi Dəyişiklikləri və İş Aktı, tətil masalarına əhəmiyyətli dəyişikliklər etdi və işçilər, ödənişlərindən çox vergi almadan qaçınmaq üçün saxlanmalarını dəyişdirmək istəyə bilər. 2018 W-4 formasını yeni işəgötürənlər və formada dəyişiklik etmək istəyən işçilər üçün istifadə etməlisiniz.
İşçilər W-4 formasını istədikləri kimi tez-tez dəyişə bilərlər. Məsələn, bir işçi bir bonus ala bilər və istifadəni dayandırmaq istəyir. İşəgötürən kimi ən son dəyişiklikləri izləmək və əmək haqqı ödəyicilərinin işçinin tətil üçün istəklərini əks etdirməsini təmin etmək məsuliyyətinizdir.
02 - Məqalədə I-9 formaları və E-İşə uyğunluq sistemi təsdiqlənir
İşəgötürən kimi, yeni işçilərin ABŞ-da işləməyini təsdiqləməlisiniz. Hər hansı yeni işə görə başa çatdırılmalıdır ki, istifadə etməli olduğunuz sənəd F və ya I-9 , Məşğulluq İmtiyazının Təsdiqidir. Yeni işçi (a) şəxsiyyətini və (b) işə uyğunluğunu sənədləşdirməlidir.
I-9 prosesinə iki addım var. Birincisi, işçi formu doldurur və hansı şəxsiyyət və işə uyğunluq sənədlərini istifadə edəcəyini bildirir. Daha sonra, işəgötürən olaraq həmin sənədlərə baxmalı və onların müvafiq və uyğun olduğuna əmin olmalısınız.
Bu formu işçinin qeydində saxlamalıyıq, ancaq onu hər kəsə göndərməyiniz lazım deyil. Bir immiqrasiya məmuru şirkətinizə gəlirsə və ya işçi sənədlərini yoxlamağı istəyirsə, forma sizin işçinin işə uyğunluğunu təsdiqlədiyinizə dair sübutdur.
Böyük işəgötürənlər (bir çox işçi ilə) E-Verify sistemi üçün qeydiyyatdan keçə və ABŞ-da yeni işçilərin işə qəbul olma imkanlarını yoxlamaq üçün istifadə edə bilərlər. Sistem, I-9 Forma məlumatlarını federal verilənlər bazaları ilə müqayisə etmək üçün istifadə edir.
03 - İş Başvuru Formu
Hər bir yeni işçinin işə başlama formasını doldurması lazımdır, hətta bu şəxs artıq iş üçün bir CV təqdim etməlidir. İşə başlama forması, əvvəlki işəgötürənlər və təhsil kimi təsdiq edilə biləcək yeni işçi haqqında məlumatları ehtiva edir. Həmçinin ərizəçinin imzalaması lazım olan bir neçə bəyanat da daxildir.
Ərizə formasından bir bəyanat ərizə barədə məlumatın doğru və düzgün olduğunu təsdiqləyir, digər bəyanatlar isə işəgötürənə istinad arayışları və fon yoxlamaları aparmağa icazə verir.
Hər bir işçinin ərizə formasını alaraq ərizəçidən dolandırıcı iddialar verən işəgötürən kimi qoruyur və ərizə forması düzgün olmadıqda sizə müraciət etməyə imkan verir.
04 - Dövlətin Daşınması və Qeydiyyatı
İşəgötürənlər dövlətin yeni işəgötürən xəbərdarlıq sistemi ilə yeni işçilərini qeydiyyatdan keçirməlidirlər; bu qeydiyyat dövlətə bu işçilərdən uşaqlara yardım ödənişləri toplamaq imkanı verir. Dövlət xəbərdarlıq sistemlərinin siyahısı bu məqaləyə daxildir.
Gəlir vergisini yığan hər bir dövlət işəgötürənlərə bu vergiləri hesabat və ödəmək üçün tələblərə malikdir. Dövlətdə işəgötürən kimi qeydiyyatdan keçmək barədə məlumat üçün dövlət departamentinə müraciət edin (və ya ekvivalenti). Bu dövlət agentliyi sizə saxlanılan məbləğlərin hesabat və ödənilməsinə dair formaları və tələbləri saxlamağa dair məlumat verir.
Gəlir vergisi olan dövlətlər üçün bu vergiləri işçi maaşından çıxartmaq və saxlanılan vergiləri müvafiq dövlət agentliyinə göndərmək lazımdır.
05 - Yeni işəgötürənlərin işə götürülməsi üçün bir yoxlama siyahısı
İşdə yeni işəgötürmə proseslərinin 12 addımlı bir siyahısı var , buna görə heç bir şeyi unutmusunuz. Vergi hesabatı və ödənişləri üçün İRS-də qeydiyyatdan keçən və dövlətin vergi orqanına (əgər dövlət gəlir vergisi tələb olunarsa) qeydiyyatdan keçən bir İşəgötürən şəxsiyyət nömrəsi (federal işəgötürən şəxsiyyət nömrəsi) alınır. Digər qeydiyyatlar və tələblər də siyahıya alınmışdır.
06 - Daha çox şey - Sizin Xidmətçinizin Əl Kitabçası
Işinizdə bir neçə işçi varsa, bir işçi təlimat kitabçası və ya siyasət və prosedur təlimatı olmalıdır. Bir əl kitabında siyasət və proseduralara əlavə olaraq iş prosesi təsviri və faydaları daxil ola bilər.) Bütün yeni işçilər bu əl kitabının bir nüsxəsini almalı və onu oxumalı və anladıqlarına imza atmalıdırlar.
İşçi kitabı həm sizin, həm də sizin işçiləriniz üçün hüquqi cəhətdən məcburi bir sənəd halına gəlir. İşçilərin işəgötürən kitabını oxuduğuna görə məzəmmətli işçilər, gözlənilməyən gözləntilər və mümkün məhkəmə işlərinə mane ola bilər.