Yaxşı Office İdarəetmə Sizin Alt Xəttiniz üçün Yaxşıdır
1. Ofis idarə rutinlərini yaradın və onlara tabe olun.
Əgər mütəşəkkil qalmaq və işlərin səmərəli olmasını istəyirsənsə, müntəzəm vəzifələr müntəzəm əməliyyatlara ehtiyac duyur.
Sənəd və ofis sistemlərinin idarə olunması üçün rutinləri qurun. Məsələn, mümkün olduğu təqdirdə, ofisinizə daxil olan hər bir kağız bir dəfə işlənməlidir, işləmiş və verilmişdir. Eynilə, e-poçt kimi rəqəmsal ünsiyyətlər əvvəlcədən müəyyənləşdirilməlidir və mümkün olduqda dərhal hərəkətə keçirilməlidir və ya gələcək hərəkətlər üçün qeyd olunmalıdır.
Masaüstü, noutbuk, fayl serverləri, çoxfunksiyalı printerlər və mobil qurğular daxil olmaqla ofis sistemləri həm idarəetmə, həm də fövqəladə prosedurlara ehtiyac duyacaq. Sistemin çökməsi və ya kompüterlə əlaqəli avadanlıqlar parçalanmadığı zaman, ofisinizdə olan hər kəs kimin çağırdığını və nə etməyəcəyini (məsələn, problemi özləri həll etməyə çalışır) bilməli olur. Sizin kritik biznes məlumatlarınızı qorunmaq üçün 3 addımın öyrəndik.
2. Düzgün ayrılmış məsuliyyətlərini müəyyənləşdirin.
Yaxşı ofis rəhbərliyi, kimin məsuliyyət daşıdığını bilən insanlardan asılıdır - işi görənləri məsuliyyətli olan insanlardır.
Nə olardı, məsələn, kiçik biznesiniz üçün satın alınan kimdir? Lazım olduğunda çap kağızını tapa bilərsinizmi? Bütün avadanlıq və təchizat sifariş verməkdən məsul bir şəxsin qoyulması problemi həll edir və hər şeyi düzgün şəkildə saxlayır. İşçilər təyin olunan şəxsə təchizat üçün hər hansı bir istək göndərməlidirlər və ya insanlar lazım olanları əlavə edə biləcək bir yerə yazılmış bir əl yazısı göndərməlidirlər.
Bu (kompüter) sistemi idarəetmə ilə eynidır. Kompüter sisteminizin təhlükəsizliyi üçün məsuliyyət daşıyır və hesablar, şifrələr və proqram təminatı kimi şeyləri izləmək üçün bir şəxsin olması lazımdır. Ofis proqramları, mühasibat proqramları və məlumatların saxlanması üçün buludlu sistemlərdən istifadə kiçik biznes üçün ideal bir həlldir, ancaq hələ də istifadəçilərə əlavə / silmək, icazələrin verilməsi və s. Kimi inzibati vəzifələri yerinə yetirmək üçün təyin edilmiş bir etibarlı şəxs olmalıdır.
3. Qeydləri saxlayın - iş qeydlərinizi güncəlləşdirin.
Qeydlərin saxlanması yaxşı ofis rəhbərliyinin ən asan hissəsi kimi səslənir - bu qeydləri həm əlçatan və həm də yenilənmiş saxlamaq üçün lazım olanı nəzərə alana qədər. Yaxşı bir ofis meneceri olmağınız üçün ilk qayda bu mövzuda bir işə yaramağa kömək edəcək; bir ofis rutini qeydlərini güncəlləşdirmək. Yeni bir müştəri və ya müştəri aldığınız zaman, məsələn, onu əlaqə bazasına daxil etmək üçün yalnız bir an çəkir. Sonra telefonda ona danışdıqdan sonra rekordunu yeniləmək üçün yalnız bir-iki dəqiqə çəkəcəkdir.
(Qeyd edək ki, ən çox yurisdiksiyalarda müştəri məlumatlarının idarə olunmasını tənzimləyən Gizlilik Aktları vardır.)
4. Ofisinizdən gəzinti keçirin və oturun.
Ofisiniz kosmik idarəetmə və ya yer idarəsi nümunəsidirmi?
Ofisdən getdiyinizdə, maneələr ətrafında hərəkət etməli və ya bir şeyin açılması riski var mı?
Bir masaya oturduğunuzda həqiqətən oradakı rahat işləyə bilərdiniz? Masanın ən çox istifadə edəcəyi şeylər əlinizə yaxındır ki, mantıksız bir şeydir?
Hazırda ofislərə bir çox şeylər basdırılmışdır, printerdən filtrasiya kabinetləri dayanır. Yaxşı ofis rəhbərliyi üçün ofisdə olan bütün əşyaların maksimum səmərəlilik və maksimum təhlükəsizlik üçün təşkil olunduğundan əmin olmalısınız. Kiçik və ya Ev Ofis Dizaynının əsasları ofisinizin gücünü, işıqlandırma və havalandırma ehtiyaclarını təhlükəsiz təmin etmək üçün məsləhətlər verir.
5. Zərif işi planlaşdırın.
Çox istəməyən şeylərdən uzaqlaşmaq çox asandır və iş adamlarının əksəriyyəti, filial , göndərmə və qəbul və ya mühasibat kimi vəzifələrdən həzz almır - hətta ofis menecerləri.
Təəssüf ki, bir ofis kimi, bir mətbəx, işlər görülən iş olmadan yaxşı işləməyəcək.
Əgər siz başqasına qazma və ya xoşagəlməz iş kimi baxdığınız şeyi təyin edə bilməmiş vəziyyətdə olan kiçik biznes sahibi olsanız, bunun üçün həftədə bir dəfə planlaşdırmaqla özünüzü mütəmadi almaq üçün məcbur edin. Səhər və ya günortadan sonra məsələn, soyuq çağırışlar etmək , prioritet olmayan e-poçt sorğularını qaytarmaq, sosial media mesajlarını etmək , mühasibat uçotu aparmaq və ya qeydləri yeniləmək.
6. Delege və xarici qaynaq.
Mükəmməl bir dünyada hər kəs yalnız nə vaxt və yaxşı işlər etdiyini edərdi. Dünya mükəmməl deyil, əvəzinə bir çox insanlar yaxşı vaxt və ya istedadı yaxşı olmayan şeylər edirlər.
Deleqinq və kənar təminat yalnız kiçik biznes ofisinizin rəhbərliyini yaxşılaşdırmaqla yanaşı, sizin bacarıqlarınıza diqqət yetirmək üçün sərbəstdir. Part-time və ya Virtual köməkçisi ofisinizdən və ya inzibati vəzifələrinizdən bir çoxunu idarə edə bilər. Nümayəndəlik haqqında daha ətraflı məlumat üçün, Qərar verməyə qərar verin .
7. Biznesin planlaşdırılması prioritet olun.
Bir çox kiçik biznes sahibləri günlərini hərəkətə keçirir və reaksiya verirlər - sonra təkərlərini iplik kimi göründüklərinə maraq yaradırlar. Biznes planlaması yaxşı ofis rəhbərliyinin mühüm tərkib hissəsidir və müntəzəm ofis idarə rutininizin bir hissəsi olmalıdır.
Müvəffəqiyyətli kiçik sahibkarlar hər həftə iş planlamasına vaxt sərf edirlər və bir çoxları gündəlik biznes planlaşdırma sessiyalarını hədəf qurma və inkişaf üçün bir vasitə kimi istifadə edirlər.
Bu iş planlaşdırma kitabçası biznes planlaşdırma səylərini davam etdirmək üçün böyük bir primerdir; kiçik biznesiniz üçün bir iş planlaşdırma çərçivəsi qoyur və biznes məqsədlərini müəyyənləşdirmək qaydaları ilə vizyon bəyanatını yazmaqdan hər şeyə resurs təmin edir.
İşəgötürən varsa, onları rəsmi olaraq və ya rəsmi olaraq iş planlamasına cəlb edin.
Fərqini sevəcəksiniz
Xaos işi etməyə müdaxilə etməyə imkan verməyin. Yaxşı ofis rəhbərliyinin bu yeddi prinsipini tətbiq etməyə başladıqdan sonra fərqli bir ofis rəhbərliyi ilə fərqlənirsiniz - siz nə qədər iş görürsünüz.
Həmçinin bax:
Cloud Computing Kiçik müəssisələr üçün nə üçün idealdır
Dosyalama Sisteminizi Mastering